約1,000枚の支払請求書の処理が2営業日で完結──”二人三脚”で実現した、飛躍的な業務効率の改善

約1,000枚の支払請求書の処理が2営業日で完結
──“二人三脚”で実現した、飛躍的な業務効率の改善

福利厚生事業などを展開する株式会社ベネフィット・ワン。中心事業である『ベネフィット・ステーション』は、利用者数約834万人、導入団体数約11,300団体（2020年4月1日時点）を誇る福利厚生サービスのプラットフォームだ。

同社では毎月1,000枚を超える支払請求書が発生し、その処理を担当する財務経理部の業務を圧迫していた。事業拡大に伴い、増加の一途をたどる請求書処理業務を効率化するために、派遣社員の採用やシステムを内製することも検討したと同社財務経理部・部長の上原大嗣氏は話す。複数の選択肢の中から最終的に選択したのは、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』だった。

上原氏と、財務経理部・リーダーの平澤美枝氏、財務経理部の金田史子氏に、導入の決め手やプロジェクト推進のポイントについて伺った。ベネフィット・ワンの財務経理部が実現した飛躍的な業務効率の背景には、メリービズのコンサルタントとの綿密なコミュニケーションと不断の改善が隠されていた。

スポット業務にも対応可能。決め手は、ニーズへの「対応力」

──まず、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』導入前の財務経理部の状況を教えてください。

残業が定常化していました。事業の拡大と多角化に伴い、取引先が増加し、財務経理部の業務の約4割を占める支払請求書の処理業務が急増したんです。

──急増した業務量への対応策として、バーチャル経理アシスタントを選択したのはなぜでしょうか？

コストを抑え、必要なときに必要なだけ業務をお願いできるからです。まず、請求書の文字を認識し、自動でデジタル情報に変換するシステムを内製することを検討したのですが、初期開発費用がかかりすぎるため断念しました。

次に検討したのは、派遣社員さんを採用することです。しかし、経理の業務には、ひと月の中に繁閑が存在します。閑散期の業務割り振りが困難なため、派遣社員さんの採用も見送ったんです。

そんな中、顧問税理士事務所から紹介されたのが、メリービズでした。クラウドスタッフがオンラインで効率的に対応してくれますし、夜間作業を含む月末月初のみの稼働も可能でコストも抑えられる。渡りに船だと感じましたね。

業務改善の旗振り役は、メリービズのコンサルタント

──貴社のニーズに即した対応をしてくれる点が魅力だったのですね。作業フローなどは、どのように決定していったのでしょうか？

導入時に業務設計をしていただいたメリービズのコンサルタントが、運用フェーズにも伴走してくださり、オペレーションの改善に対応してくれています。必要に応じて弊社の社員と、実際に入力作業を進めるクラウドスタッフさんの間に入ってコミュニケーションの“交通整理”をしてくださるなど、細かな対応がありがたいですね。

──具体的な作業フローを教えてください。

弊社では、毎月2回の支払日・月次決算の締め日に間に合わせ、支払請求書を短期間で会計システムに反映する必要があります。まず、請求書をスキャンするスタッフにオフィスに来てもらい、一気に全ての請求書を電子データ化します。郵送ではなくデータ化により即日共有することによって、日を待たずに入力を開始できるようにするためです。

「バーチャル経理アシスタント」のクラウドスタッフは、スキャンデータ共有後、7名体制で夜間作業も含め一気に入力してくれます。スキャンから入力データの納品まで2営業日というスピードです。仕訳の際も、勘定科目などは原則として過去データから参照してもらうようにし、正確性を担保しています。

──作業フローも、メリービズのコンサルタントと共に設計されたのでしょうか。

そうですね。作業フローの構築だけではなく、運用改善にも伴走していただいています。弊社の場合、勘定科目や補助科目の種類が多岐にわたり、新規の仕入先もどんどん増えていくので、頻繁に勘定科目の判断とルールの整備が必要になります。コンサルタントさんは、その都度、適切に判断を下し、業務フローに反映してくれています。

また、社員の入退社や突発的な業務量増加などによって体制を変えなければいけないときも、即座に対応してくださり、方針を決定するための旗振り役を担ってくれています。

目指すは「残業ゼロ」。“二人三脚”で進む業務効率化の道

──導入前には定常的な残業が発生してしまっていたとのことでしたが、導入後は業務にどのような変化がありましたか？

ゼロにはなっていませんが残業は大幅に減り、導入以前に発生していた業務の遅延も解消されました。弊社の業務フローでは、毎月2回の支払日・月次決算の締め日に間に合わせ、支払請求書を短期間で会計システムに反映する必要があります。「バーチャル経理アシスタント」のクラウドスタッフは、そのタイミングで7名体制で一気に入力してくれます。

以前、社員の欠員が発生した際にも柔軟に対応していただき、通常の納期通りに作業を完了していただきました。以前は大量の入力を社員が行っていたので、もしサービスを導入していなかったら遅延が発生していたでしょうね。業務をアウトソースすることで、社員のマンパワー不足を補えると実感しましたね。

──今後、貴社の財務経理部としてチャレンジしていきたいことがあれば教えてください。

さらなる業務効率化ですね。業務の標準化が進み、属人化している業務体質を改善できましたが、先程申し上げたように、残業を無くすことはできていません。まだまだ改善の余地はあると思っているんです。

次は、日次での明細照合が必要になる消込業務の工数削減を検討しています。システムで8割以上が自動照合されるものの、残りの確認に手間がかかっているんです。基幹システムも入れ替えさらなる効率化を進めていますが、どのようにさらなる業務効率化をはかるべきか、メリービズさんに相談させていただきたいですね（笑）