仕訳作業の所要時間が「10分の1」に──急拡大事業を支える経理担当は、会社の未来をつくるために…

仕訳作業の所要時間が「10分の1」に
──急拡大事業を支える経理担当は、会社の未来をつくるためにアウトソーシングを選んだ

企業向け無人コンビニ事業を展開する、600株式会社。事業の急拡大に伴い、経理業務も増加。特に、突発的に発生する経費の仕訳業務に膨大な時間がかかり、経理部門のリソースを圧迫していた。

600株式会社 執行役員の阿部愛氏はそんな状況を変えるため、メリービズのバーチャル経理アシスタントを導入し、経理業務の改革に乗り出した。導入後、10営業日かかっていたという仕訳業務が1日で完結するなど、同社の経理業務は大きく変わり始めた。「バーチャル経理アシスタントを導入したことで、心理的な負担も軽くなり、会社の未来にとって不可欠な施策を推進することができた」と語る阿部氏に、導入の背景や導入後の組織の変化について伺った。

業務拡大に伴い、仕訳作業が急増

──まずは、メリービズのバーチャル経理アシスタントを導入する前の、経理部門の様子を教えてください。

弊社の経理部門は、責任者である私と派遣の方、2名で構成されていました。無人コンビニを導入してくださるユーザーも増え、月次決算の精度を高めるべく経理業務のレベルアップが急務でした。しかし、私は採用、労務、法務、ファイナンスなどとかなり幅広く業務を担当していたので、なかなか経理業務の改善に手が回らなかったんです。

──御社の場合、事業が拡大するとどのような経理業務が発生するのですか？

仕訳の量が増えるんです。クライアントのニーズに応えることが、弊社のサービスの重要なポイント。「こんな商品が欲しい」「これを無人コンビニに置いてほしい」といったユーザーの要望に合わせて仕入れ先も拡大させましたし、突発的な仕入れも増えていったんです。メリービズのバーチャル経理アシスタント導入前は、大きい金額を扱い、かつ複雑な仕訳がいる開発関連などは会計士さんにお願いし、日々の仕訳は自社で行っていたんです。日々の仕訳の増加によって、かなり業務が圧迫されていましたね。

課題解決のための「柔軟な業務設計」

──なるほど。仕訳量の増加によって、阿部氏のリソースが圧迫されはじめていたんですね。その解決策として、なぜ経理業務のアウトソーシングを選んだのでしょうか。

最もスピーディーに、かつコストを抑えて問題を解決できると考えたからです。正社員の採用や、派遣さんを増やすことも考えましたが、自社でオペレーションの切り出し方を考えなければなりませんし、作業が属人化してしまいます。システム化も検討しましたが、システムを入れ替え、業務のやり方も変えなければならないので、かなり作業コストもかかってしまう。アウトソーシングも作業の切り出し方は考えなくてはなりませんが、専門家と相談しながら進められますし、コストを抑えながら、人の力に頼らない業務フローが構築できると思ったんです。

──実際にメリービズの担当者と話した際の印象はいかがでしたか？

導入にあたり、業務の棚卸から取り組んでいただき、何をどこまでお願いするかを一緒に考えられたので、大変ありがたかったですね。スタートアップの社内事情を理解し、今回のアウトソーシングの目的や課題を丁寧に把握した上で、柔軟に業務を設計していただいたので、導入が大変スムーズに進みました。

10営業日を要していた仕訳作業が、1日で完結

──バーチャル経理アシスタント導入後の変化を教えてください。

10営業日ほどかかっていた仕訳作業が、1日で完結するようになりました。しかも、以前は私も作業を行わざるを得なかったのですが、現在はすべての作業をメリービズさんにお任せし、私はチェックするだけで済んでいるんです。導入直後は「え！もう終わったの！？」とびっくりしましたよ（笑）

以前はカード関連の仕訳だけでも200件以上確認しなければならなかったため、他の業務との兼ね合いもあり、どうしても時間がかかっていました。自社サービスの都合上、ユーザーのニーズに対応した急な仕入れや突発的な経費などが発生し、それらを把握することが困難だったことも原因です。

──その他にどんなメリットがありましたか？

作業マニュアルを作成していただき、共有しながら常にアップデートしていただけている点が、とてもありがたいですね。マニュアルに則って作業をするということは当たり前のことかもしれませんが、導入以前はマニュアル作りの工数さえ割けていませんでした。当たり前のことを、当たり前にできるようになったことは大きな進歩ですね。

また、コミュニケーションツールなども、うちに合わせていただいているのでスピーディーに業務が進んでいます。

バーチャル経理アシスタントは“もう一つの経理部”

──仕訳作業が効率化されたことによって、幅広く業務を担当されている阿部氏の業務にも変化があったのではないでしょうか？

そうですね、仕訳作業に割いていたリソースを、より中長期的な施策の立案に使えるようになりました。たとえば、試算表の分析や各部門のコストの洗い出しなどです。導入以前は、部門別コストの精査に着手するのは、かなり先のことだと思っていました。バーチャル経理アシスタントの導入によって、緊急度は低いものの、重要度の高い施策が動き始めたんです。

──定常的な業務をメリービズに任せ、ご自身は中長期的な戦略の立案などにリソースを割けるようになったのですね。

それだけではありません。メリービズのみなさんは、私の良き相談相手になってくれているんです。これまでは、社内で経理関連の課題が生じた際、社内に専門家がいるわけではなかったので相談相手がいなかったんですよ。お金に関する話題ですし、外部にもなかなか相談できず、一人で抱えてしまうことが多くありました。しかし今では、多くの事例を知っているメリービズの担当者に気軽に相談することができていて、心理的な負担もかなり減りました。

遠隔で作業をしてくださっているメリービズのスタッフさんたちも、先回りして業務を進めてくださっており、その心配りに感服しています。こちらの事情に寄り添い、社内の“経理部”のように業務を進めてくださる、最高のパートナーです。