「私たちの“働く”を変えてくれた」──メリービズはいかにして「働き方のパラダイムシフト」をもたらすのか

「私たちの“働く”を変えてくれた」──メリービズはいかにして「働き方のパラダイムシフト」をもたらすのか

廃棄物管理の仕組み構築のコンサルティング事業をはじめ、企業の環境管理業務のトータルサポートを手掛ける、株式会社ガイアドリーム。

同社では、廃棄物管理業務における支払代行サービスの展開により、毎月1800枚を超える請求書の取り扱いが発生し、コーポレートサービス部の業務を圧迫していた。「訪問型アウトソーシングサービスを導入するも、理想とする状態は実現できていなかった」と語るのは、同社で執行役員・コーポレートサービス部部長を務める江戸義和氏だ。

代替案を模索するなかで出会ったのが、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』だったという。「『バーチャル経理アシスタント』の魅力は何より“人“」と語る江戸氏に加え、コーポレートサービス部マネージャーである佐藤智之氏を迎え、インタビューを実施。導入の背景や導入後の組織の変化について伺った。

導入のきっかけは「訪問型アウトソーシングサービスに限界を感じたこと」

──メリービズの『バーチャル経理アシスタント』導入以前、貴社の経理部門はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

株式会社ガイアドリーム 執行役員 コーポレートサービス部 部長 江戸義和氏

江戸：請求書処理業務の膨大な作業量に頭を抱えていました。

というのも、弊社の主なサービスは、小売りや外食、食品製造業を中心とするクライント企業様の廃棄物管理の一元化です。ご家庭で想像していただくのが分かりやすいと思うのですが、一言で「ゴミ」といっても、可燃、不燃、ビン、カンといったように数種類に分かれていますよね。

このゴミの種類ごとに処理する業者が異なるため、本来ならば排出事業者が店舗や事業場毎に個別で各廃棄物処理事業者と契約し、委託費の支払いをする必要があります。そこで排出事業者と処理事業者の間に弊社が入って委託費を取りまとめる支払代行サービスを展開しているんです。

ですので、毎月弊社にはお取引させていただいている排出事業者の事業場数（店舗数）×委託先処理事業者数分、おおよそ1800枚もの請求書が届くのですが、これらを締め日に合わせ、毎月20日から翌月5日頃にかけて処理しなければなりません。

専用システムを介し各業者から請求情報を申請していただき、それに対して当社が承認するという業務フローを採用しているのですが、請求業務の統括を担当する佐藤も「そもそも作業量が多くて、タイトなスケジュールにならざるを得ず、どうしてもメンバーたちに負荷がかかる」と嘆いていました。

──『バーチャル経理アシスタント』導入の前には、訪問型のアウトソーシングも利用されていたと伺いました。

株式会社ガイアドリーム コーポレートサービス部 マネージャー 佐藤智之氏

佐藤：そうなんです。メリービズさんのサービスを導入する前は、約5年間にわたり他社の訪問型アウトソーシングを利用していました。弊社の事務所に月5日間ほど来社していただき、紙の請求書に記載された情報をシステムに入力していただいていたのですが、対象案件数が限られており、作業時間も短くコストパフォーマンスがあまり良いとは言えなかった。
「他の方法を検討する必要があるかもしれない」と思っていた矢先に新型コロナウイルスが流行しはじめ、提携先から派遣いただいているスタッフの方々の来社が厳しくなってしまったんです。
突然のことでしたので、当初は請求書の写しをバイク便でスタッフの皆さんのご自宅にお送りする形で作業していただいていたのですが、結局は苦し紛れの対処法に過ぎないし、オペレーションとしてかなり無理があると考えていたため、別の方法を検討することが急務となりました。

決め手は「運用までを見据えた丁寧なコンサルティング」

──『バーチャル経理アシスタント』との出会いから導入するまでの経緯を教えてください。

江戸：様々な方法を検討するなかでメリービズさんのウェビナーに参加させていただき、『バーチャル経理アシスタント』を知りました。お話を伺うなかでまず興味をひかれたのが、リモートワークでのアウトソーシングという発想です。

私個人としては「アウトソーシング＝派遣・訪問型」というイメージが強かったため、とても新鮮な印象を受け、大きな可能性を感じました。また、懸念事項であった費用もリーズナブルだったのに加え、導入までのスケジュール感が合致したのも決め手でしたね。

──ビジネスモデルの新鮮さとスケジュール感の合致が決め手になったのですね。

江戸：弊社としてもサービス導入に向けて少しでも早く動き出したかったので、ウェビナー後にすぐに打ち合わせを組んでいただきました。ただ、想定作業量に対しての費用があまりにリーズナブルだったので、佐藤とともに「本当に内容の伴ったサービスなのか…？」とまだこの段階では若干疑ってましたが（笑）。
また、これまで『バーチャル経理アシスタント』の導入以前にも、複数のアウトソーシングサービスを利用してきたのですが、業務設計や導入したはいいものの、いざ運用となるとなかなかうまくいかないといったことがあったので、その点に関しても懸念していました。
しかし、メリービズさんのコンサルティングが非常に丁寧で素晴らしかったんです。3ヶ月の導入期間で、的確な課題の抽出をしていただいただけでなく、運用のオペレーションも非常に明確にご提案いただいたので、かなり安心してサービス導入することができました。

「『メリービスさんのことを愛している』と言っても過言ではない」

──メリービズのサービスのどのような点を評価していただいているのでしょうか。

江戸：コロナ禍の影響により当社もリモートワーク主体となり、業務フローを大きく変える必要に迫られていた中で、メリービズさんとの連携のお陰で業務が圧倒的に効率化されたことはもちろん、何よりも私が感動しているのは、メリービズさんの「人」ですね。サービスの内容とそれを支えるスタッフの皆さんを含めて、「メリービズさんを愛してる」と言っても全然大げさじゃないくらいです（笑）。

スタッフの皆さんの気遣いが細やかで、本当に一人ひとりのお人柄が魅力的なんですよね。例えば、連絡で使っているSlackでの絵文字の使い方ひとつにも愛情が見えますし、Web会議でちょっとした雑談を投げかけてもこちらが気持ちよくなるリアクションをしてくださり、ついつい盛り上がってしまったりして。

このような感じで、日々のやりとりで見える皆さんの小さな心遣いが素晴らしいんです。気持ちいいコミュニケーションのおかげで、同じチームとして一丸となって働いている感覚が持てていることに、すごく驚いていますね。現在の業務委託の関係を超えて、もっと一緒にお仕事させていただきたい、と思うくらいにはメリービズのスタッフの皆さんに惹かれています（笑）。

また、間接的な話にはなりますが、佐藤からは「働き方改革という観点でも非常にいい影響を受けている」という嬉しいコメントもありましたね。弊社が子育て世代の社員を多く抱えていることもあり、コロナ禍に見舞われる前から「在宅勤務やリモートワークを進めていきたい」と考えていました。ですので、メリービズさんが実践されている時間と場所を選ばない働き方は、弊社にとっての新しい働き方のロールモデルになっているんです。

「最も感謝しているのは、会社と社員の未来に大きな影響を与えてくれたこと」

──働き方についても影響を受けられている？

佐藤：個人的にもメリービスの皆さんと働き始めて、働き方に関する考え方に大きな変化がありました。私は地域おこし協力隊として活動するために、2021年7月に高知県に移住するんです。

地域おこし協力隊に赴任するにあたり、ガイアドリームの仕事も続けていきたいとは思っていたものの、高知県に移住し、限られた時間の中で今の仕事を続けるのは現実的に難しいと思っていました。しかし、『バーチャル経理アシスタント』を利用してみて、その考えは変わりました。

メリービスのスタッフの皆さんは、リモートワークで弊社の業務をサポートして下さっていますよね。その姿を見て、私もそういった働き方ができるんじゃないかと。「地域おこし協力隊に赴任し、現地で活動はするものの、引き続き請求業務のマネジメントを担当させてほしい」と江戸に伝えたところ、快諾してくれて、高知に移住してからもガイアドリームに関わり続けられることになったんです。

江戸：会社としても私個人としても、佐藤が弊社の仕事を続けてくれるのは本当に大きいこと。『バーチャル経理アシスタント』を導入していなければ、佐藤が移住後も当社の業務に関わり続けるといったことは起こり得なかったでしょう。

メリービズさんは、私たちの働き方にパラダイムシフトをもたらしてくれたんです。そういった意味でも、メリービズさんにはとても感謝していますね。

──私たちとしても、とても嬉しいエピソードです。最後に、サービス導入でできた余裕を組織としてどのように活用していきたいかお聞かせください。

江戸：社員研修制度を活用した自己研鑽や、業務の振り返りなど『バーチャル経理アシスタント』導入でできた可処分時間を、社員一人ひとりが活用していってくれれば嬉しいです。また、私が所属するコーポレートサービス部としては、メリービズさんが実践しているような働きやすい職場環境整備に、より一層注力していきたいと考えています。