「一人経理」が快適に働ける労働環境を実現した、NKC ASIAの組織改革

株式会社NKC ASIA

業種
ITフリーランス事業、労働者派遣事業、有料職業紹介事業
従業員数
110名 (契約社員・業務委託スタッフ等も含む)

導入について

「一人経理」が快適に働ける労働環境を実現した、NKC ASIAの組織改革

ジョブマッチングサービス『テックビズフリーランス』など、フリーランスITエンジニアを対象としたサービスや、ベンチャー企業向けの開発支援事業を展開するNKC ASIA。事業が順調な成長を見せる一方、経理部門は大きな課題を抱えていた。増加し続ける業務量にリソースの拡充が追いつかず、メンバーに大きな負担がかかっていたのだ。一人で経理業務を担当してきたオドノエリカ氏は、「月末月初は処理が追いつかず、規定の就業時間を超えて作業をしなければ到底間に合わない状況だった」と振り返る。

管理本部部長の辻内繁佳氏は、状況を改善すべく、アルバイトの採用や外部委託など、さまざな手段を検討。最終的に選んだのは『バーチャル経理アシスタント』だった。

導入後、同社の経理部門の環境は大きく改善され、繁忙期でも夜遅くや休日シフトにて稼働することはなくなったという。辻内氏、オドノ氏に導入の背景、導入後の職場環境などの変化などについて、詳しくお話を伺った。

「一人経理」にかかる負担はかなり大きかった

──貴社の経理部門で、どのような課題を抱えていたかお聞かせください。


株式会社NKC ASIA 管理本部 部長 辻内繁佳氏

辻内:事業の成長に伴い、経理の業務量が膨大になっていました。

弊社のITフリーランスと案件とのマッチングサービス「テックビズフリーランス」にて稼働いただいているエンジニアは、創業当時から右肩上がりで増え続けており、現在は800名にのぼります。そのうち、毎月300~400名が月末に成果物となる資料や請求書を弊社に提出するため、月末から月初にかけて経理の業務が急激に膨れ上がります。その処理作業をオドノが一人で担当していたため、かなりの負担がかかっている状況でした。

オドノ:請求書作成から支払い、振込の準備まで、基本的には私一人でこなさなければなりませんでした。月末になると、処理が追いつかず規定の就業時間を超えて作業をしなければ到底間に合わない状況でしたね。

辻内:オドノには相当無理をさせてしまっていたと思います……。この状況を打破する方法はないかと、さまざまな手段を検討し始めたんです。

──かなり大変な状況だったのですね……。解決手段としては、どのような方法を検討していたのでしょうか?

辻内:まず検討したのは、アルバイトスタッフの採用です。

ただ、業務が集中するのは月末月初で、各月の中でも繁閑が存在するので、閑散期の業務の割り振りが難しい。また、仮に病気など不測の事態でスタッフが欠勤してしまえば、結局オドノのワンオペになってしまい状況は改善しません。

結局は属人化した業務体制を改善しなければ問題を根本的に解決することはできないと考え始めたころ、選択肢の一つとして思い浮かんだのがアウトソーシングサービスだったんです。

──数ある経理業務アウトソーシングサービスの中から、最終的に『バーチャル経理アシスタント』を選んだ理由をお聞かせください。

辻内:私が調べた限り、他の経理代行サービスは、スタッフを派遣する形式のものが多かったんです。ただ、それではアルバイトを雇用するのと大差ないのではないかと思ったんです。先ほどお話した通り、弊社としては作業が属人化してしまい、柔軟な対応ができなくなることを懸念していたため、なかなか導入には至りませんでした。

一方、メリービズさんのサポートは完全オンライン。スタッフを弊社に派遣するような形ではありませんし、メリービズの営業担当から話を伺った際、「メリービズ内でチームを組んで、スタッフの欠勤があっても作業に遅れが生じないよう、カバーし合う体制を整えている」と。それであれば柔軟に対応していただけると感じましたし、安心して導入に踏み切れましたね。

「魅力はどんな状況でも柔軟に対応してくれる、対応力」

──『バーチャル経理アシスタント』導入決定から実運用開始までの流れを教えてください。

辻内:まず、弊社の経理部門の状況について、細やかなヒアリングをしていただきました。私たちのオーダーに機械的に応じるのではなく、まるで弊社の社員かのように、私たちと同じ目線で経理組織の課題に向き合って下さる姿勢が印象的でしたね。

実運用に関しては、始めから多くの作業量をお任せするのではなく、まずは作業の一部であるデータの確認作業からお願いしました。

簡単に確認が済むデータもある一方、業務成果報告書などは確認事項も多く、一定の作業時間を要しますし、作業の流れも画一的なものではありません。そのような複雑な作業に臨む中で、メリービズのスタッフさんは細かな確認を含めてかなり丁寧に連絡を下さり、柔軟な対応をしてくれました。

私たちが求めていた柔軟な対応力を持った方々が揃っているのだなと感じたので、運用開始から半年ほど経ってから、データの突き合わせ作業もお任せすることにしたんです。

──実運用を進めるなかで不安に感じることはありませんでしたか?


株式会社NKC ASIA 管理本部 経理 オドノエリカ氏

オドノ:十分な情報管理体制を整えているとはいえ、個人情報が含まれるデータを外部に共有することに関してはやはり不安がありました。しかし、他社の『バーチャル経理アシスタント』導入事例を見ると、あるいは担当者のお話を聞く中で、かなり徹底した情報管理をしていることが伺えたので、その不安は次第に消えていきましたね。

実際、情報管理に関してはかなり慎重に、責任感を持って行ってもらっていると感じています。

「エンジニア2000人体制」にも耐えうる組織をつくる

──『バーチャル経理アシスタント』導入後、業務量や働き方に変化はあったのでしょうか。

オドノ:現在では経理業務の2~3割をお任せできるようになり、残業が減りました。メリービズさんの場合、夜間に作業してくださっている方がいるので、翌日の出勤時に業務件数が減っていると思うと安心して帰宅できるんです。

辻内:導入以前は、経理部門の責任者である私や経理と全く関係のない他部署からヘルプを呼んで業務を終わらせないと納期に間に合わないような状況だったので、他部署の業務を圧迫することがなくなったのも大きな前進ですね。

そのうえ、そもそも処理が間に合わず、取引先から催促やクレームが入ってしまっている案件も多かったんです。しかし『バーチャル経理アシスタント』導入後、トラブルや請求書の作り直しなど、イレギュラーな案件にフォーカスして対応できているのが嬉しいです。

──その他、『バーチャル経理アシスタント』を導入したメリットがあれば教えてください。

オドノ:これまでは経理部門に部下がいなかったこともあり、マニュアルが十分に整っていませんでした。しかし、メリービズさんに作業をお願いするなかで、「詳細が欲しい」「ここが少し分かりにくい」と意見をいただくことがあり、慣れや感覚で処理していたことが客観的に認識できたんです。将来的な事業の拡大を見据えても、詳細なマニュアルが出来上がったことは大きいですよ。

辻内:付け加えると、これまではオドノ一人に経理業務が集中しすぎていたあまり、どの業務がどれほど大変なのかを推し量りにくかったんです。私としても業務改善をしたいのでオドノにヒアリングしていたのですが、オドノ自身が一件一件をこなすのに手一杯なのでアバウトにしか回答をもらえなかったり、「忙しいので後にしてください」と後回しされることも多くて(笑)。

それがメリービズさんに依頼したことで、実際に委託料が発生しているため、各業務にかかる工数や必要な人数等、実際のコストが定量的に把握しやすくなりましたね。

──最後に、今後、貴社としてチャレンジしていきたいことはありますか?

辻内:現在はメリービズさんとオドノが協働で経理に当たっている状況ですが、最終的には一連の経理業務をメリービズさんに一任し、借入やキャッシュフロー等、より重要度の高い業務への注力や改善に取り組める状態に近づけていきたいです。

また、弊社のITフリーランスと案件とのマッチングサービス「テックビズフリーランス」にて稼働いただいているエンジニアは800名ですが、将来的にはエンジニア2000名に対応できる組織にしたいと考えています。稼働者数が増えれば、通常業務量の増加はもちろん、今オドノが担当しているイレギュラーな事態への対応もメリービズさんにお願いしなければいけない状況も出てくるはずです。なので、今後事業の成長を見据えてどのような連携の体制を整えるべきかは、メリービズさんと摺り合わせつつ、考えていければと思っています。

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