会社統合と派遣社員の退職で業務が急増し、担当者はパンク寸前に。危機を救ったメリービズの柔軟対応

会社統合と派遣社員の退職で業務が急増し、担当者はパンク寸前に。危機を救ったメリービズの柔軟対応

LPガス元売企業アストモスエネルギーの直営販売会社8社が統合し、2016年に誕生したアストモスリテイリング株式会社。LPガスの販売を事業の柱として、新エネルギーやくらしサポートなど生活に密着した事業を展開している。

経営統合により、新たな一歩を踏み出した同社。その一方で、統合に伴う本社への業務集約化が必要となり、企業規模が大きいために作業も膨大で社員は体力的にも精神的にも疲弊していた。そこで、事態打開のために初めてのアウトソーシング活用を検討。2020年9月にメリービズの『バーチャル経理アシスタント』を導入した。

導入により、現場にはどのような変化があったのか。常務執行役員 兼 経理財務部長である平野氏、経理財務部である東氏、髙橋氏にお話しをお聞きした。また当日は、導入コンサルタントの石井（以下「MB石井」）、リモートスタッフの皆見（以下「MB皆見」）もインタビューに同席した。

本社への業務集約化、派遣社員の退職が重なり、経理担当者の業務負担はMAXに

アストモスリテイリング株式会社　経理財務部　東耀子氏

――『バーチャル経理アシスタント』導入前、経理財務部ではどのような課題を抱えていたのでしょうか。

髙橋：一番の課題は、経営統合に伴い業務量が増大していたことです。弊社は2016年1月に販売会社8社を統合して誕生しました。販売会社はカンパニー（支社）となり、それぞれに2、3名の経理担当者がいます。業務によってカンパニーが確認・承認するものと本社が行うものが分かれているのですが、本社が担う部分については拠点数が多いために業務量も多く、かなりの負担になっていました。

東：そもそも、経営統合によって管理業務を本社に集約して合理化を進める予定だったのですが、最初の2、3年は想定通りには進まず、実際に集約化に取り組み始めたのは2018年頃でした。私と髙橋は2017年の春に経理財務部に着任したのですが、当時はとにかくすべてがグチャグチャでしたね。「何から手をつけたらいいのか」と途方に暮れました。それでも、問題点を見つけて、計画を立てて一つずつ改善を進めていきました。

たとえば、支払いの集約化は検討段階では簡単そうに見えたのですが、お客さまからの入金口座が約200口座もあったため、支払いを集約化するためには資金集中をする仕組みを作らなくてはなりませんでした。そのため、カンパニーごとに順次集約化を進めていかなければならず、完了までに1年ぐらいかかってしまいました。

――本社が担う業務に加えて集約化作業も進めなければならないとなると、相当な業務量になると想像がつきます。その中で、どういったきっかけで経理のアウトソーシングを考えたのでしょうか。

平野：以前、経理財務部には私たち3名と派遣社員1名の4名が所属していて、メインの経理業務は髙橋と派遣社員が担当していました。ところが、2020年の8月にその派遣社員が辞めてしまったのです。

新たに派遣を受けることも考えましたが、派遣社員は人によって能力などに大きな差があります。また、いつ辞めるかもわかりません。正社員を採用するとしても、同じようなリスクがあります。ルーチン業務が滞ると会社運営に支障が出るため、担当者がいなくなる可能性があるというのは大きなリスクでもあります。そこで新たな取り組みとして業務委託を考え始めました。

――経理アウトソーシングにはさまざまなサービスがありますが、その中でも『バーチャル経理アシスタント』を選んだ理由を教えてください。

アストモスリテイリング株式会社　取締役 常務執行役員 兼 経理財務部長　平野慎一氏

平野：『バーチャル経理アシスタント』には、2020年1月に開催された経理・会計の最新情報が集まるイベントで出会いました。それまでは経理にアウトソーシングサービスがあることを知りませんでした。

それから約半年がたって、派遣社員が退職するタイミングで本格的に導入を考え始めました。アウトソーシングであれば、担当者がいなくなって業務が停滞するというリスクは減らせますし、費用面でも『バーチャル経理アシスタント』の方がメリットがありました。そこで導入を決めたのです。

――平野様からアウトソーシングの導入について聞いたとき、お二人はどのように感じましたか？

東：それが当時の記憶がなくて……（笑）。ちょうどその頃はルーチン業務と業務集約化、それにプラスして別のシステム導入プロジェクトにも携わっていて、業務はパンパンの状態でした。そのため、平野から話を聞いたときも「とりあえず話を聞いてみよう」とあまり期待はしていませんでしたね。

髙橋：私が話を聞いたのは導入が決まった後でした。でも実際にどのように業務を行うのか想像がつかず、派遣社員に教えるのも大変なのに「Zoomで仕事を教えられるのか」と不安でした。

――戸惑いもあったようですが、最終的に何が導入を決めるきっかけになったのでしょうか。

平野：決め手のひとつとしては、担当者の方がすごく話上手で安心できたことですね。

東：詳しい話を聞いた際、サービス内容や印象が良く、しかも費用も良心的でした。私自身は、それで自然と導入したいと考えるようになりましたね。

髙橋：私は正直なところ、サービスを吟味している時間も余裕もなかったですね。もう猫の手も借りたいという状況でした……。

現場を救うため「目の前の仕事をどうにかする」「1カ月後までに環境を整える」を並行して進めるイレギュラー対応

――業務に追われる中、導入はどのように進めたのでしょうか。

東：通常は3カ月くらいかけて環境整備をしていくのだと思いますが、とにかくスピーディーに進めてほしくて、1カ月でリモートスタッフさんに担当業務をすべて1人で回していただけるよう、メリービズの担当者である石井さんに業務設計を行ってもらいましました。

MB石井：当時は派遣社員さんが辞めたばかりで、私から見てもみなさん目の前の実務を回すことで精一杯という状況でした。もう細かく業務設計をしている場合ではないと判断し、「今ある実務が円滑に進むようにする」ことと「1カ月後に環境整備が完了する」ことの2つの軸を作り、それらを同時並行で進めました。弊社としてもイレギュラーの対応だったと思います。

――導入過程で苦労したことはありますか？

髙橋：ネックになったのは、パソコンですね。セキュリティの問題でリモートスタッフさんに弊社貸与のパソコンを使用してもらう必要があったのですが、貸与するとなると管理が大変です。

メリービズ株式会社　コンサルタント　石井雄太（左）、リモート経理スタッフ　皆見佳子（右）

MB石井：そこで、とりあえず目の前の実務を進めるために暫定的な運用を進める一方で、アストモスリテイリング様の情報システム部と連携をとりながら解決策を探りました。結果的には、VPNツールを活用する方法で着地しました。

髙橋：そのほかにも、振込依頼のエクセルフォーマットがカンパニーごとに違うという問題もありましたね。スタッフさんは対応に苦慮されたと思います。皆見さんには当時からリモートスタッフとして弊社をサポートしていただいていますが、この時のことを覚えていますか？

MB皆見：はい。同じ名称のフォーマットでもカンパニーごとに数字の入れ方やニュアンスなどが違って、慣れている方はわかると思いますが、私は混乱しましたね。そこで、私からも統一化を提案させていただきました。

――書類の形式やシステムの違いは、複数の会社が統合する際に顕在化しがちな問題ですね。それらを乗り越えて安定稼働に入ったのはいつ頃でしょうか。

平野：12月頃にはだいぶ落ち着いて、安定し始めた気がします。

東：実は、2020年9月にサービス導入したものの、11月くらいまではその事実を各カンパニーに伝えていませんでした。そのため、カンパニーの担当者と『バーチャル経理アシスタント』のリモートスタッフさんが直接やりとりすることはできませんでした。そこで、リモートスタッフさんからの質問は髙橋が受けて、代わりにカンパニーに問い合わせをする形で運用していました。その間、髙橋は本当に大変だったと思います。

髙橋：あのときは別件で固定資産に関する業務の集約化もあって、残業も多くきつかったですね。ですが、12月頃にはリモートスタッフさんからの質問も減ってきて、「もう任せても大丈夫」と思えるようになりました。そこで私が間に入るのはやめて、カンパニーの担当者と直接やりとりしてもらうようにしました。

――12月以降、どういった面で導入効果を感じましたか？

アストモスリテイリング株式会社　経理財務部　髙橋茉由氏

髙橋：私が担当している業務は、一つ一つを見れば、時間がかかって大変という種類のものではないのですが、作業中に問い合わせが来る等、作業が中断することが多く困っていました。それらをリモートスタッフさんにお任せできたことで、業務量が減り、時間的な余裕ができました。

また、それまでは振込の日が近づくと気が重くなっていたのですが、今はリモートスタッフさんから連絡がくるのを待つだけでよくなったので精神的にも楽になりましたね。

東： 当社では社員の経費精算を週1回、外部への支払いを月に5回程度行っていて、合計で月9〜10回は「忘れてはいけない」日があります。そこから解放されて助かりました。

平野：弊社は12月決算のため2月まではどうしても忙しいのですが、3月以降は残業も減りましたね。一番忙しかった夏から秋の時期と比べて、2人の精神的な負担が大幅に軽減されたと感じます。

リモートスタッフとのやりとりが社内コミュニケーションのお手本に。今後より多くの仕事を任せていきたい

――リモートスタッフの対応はいかがでしたか？

髙橋：リモートスタッフさんの仕事ぶりは素晴らしいですね。あれほど優秀な人をどうやって採用したのか気になります。引き抜きたいくらいです（笑）。

MB石井：ありがとうございます！メリービズのリモートスタッフは、Web試験とWeb面談、資格確認の3つをクリアしているので基本的なスキルは高いと思います。それに加えて、それぞれの企業の業務内容や使っている会計ソフトなどをふまえて、スキルや経験がフィットするスタッフを選び、専属チームを組んでいます。

東：そういうことなのですね。みなさん、コミュニケーション能力も抜群です。リモートでのやりとりで実際にはお会いしていないのに、チャットの文字だけでも親密に感じられます。

『バーチャル経理アシスタント』を導入した当時、チャットは社内でも一部の部署でしか導入されておらず、私たちもやりとりに基準がなく困っていました。でも、メリービズのリモートスタッフさんが、素晴らしいやりとりをしてくれるので、その後社内でチャットする際にもそれをお手本にしています。

MB皆見：嬉しいです。みなさんカジュアルにやりとりしてくださるので、私も楽しんで仕事ができています。

MB石井：そこまで言っていただけると、ほかのスタッフも喜ぶと思います！

――サービスにも慣れてきた頃だと思いますが、今後はどのように活用していく予定ですか。

平野：カンパニーから本社への業務の集約化には、まだまだ余地があります。今後はより集約化作業とコア業務に注力できるよう、ルーチン業務についてはどんどんメリービズさんに任せていきたいと思っています。

東：私たち本社の経理財務部は負担が軽減されましたが、カンパニーにとっては、やりとりの窓口が私たちからメリービズのリモートスタッフさんに代わっただけで、導入効果は感じられていないかもしれません。

現在、メリービズさんには経理側よりも財務側の業務をお任せしていて、一般的にアウトソーシングされることの多い伝票入力などはまだ自社で行っています。振替伝票などはかなりの枚数があるため、そういった経理側の業務もお願いしてカンパニーの担当者の負担を軽くしていきたいですね。

また、AI-OCRやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入も検討しています。電子帳簿保存法についても、メリービズさんを頼りにしています。