レガシーな業務フローが効率化・テレワークの導入の障壁に──紙中心からクラウド化へ…

レガシーな業務フローが効率化・テレワークの導入の障壁に──紙中心からクラウド化へ、メリービズと伴走した経理DX事例

企業ブランディングのうえで欠かせないCI（コーポレート・アイデンティティ）。30年以上にわたり、特に自動車ショールームにおけるCIを基にした店舗設計の総合プロデュースに携わってきたのが株式会社アーバンスペースだ。

同社では関連会社と合わせて2社分の経理業務を担ってきたが、デジタル化の波にのれず、紙ベースの旧態依然とした処理が行われていた。そのため業務量が多く、日々目の前の仕事に追われる日々が続いていたという。だがテレワークに対応できないこと、人員減の際に立ち行かなくなることから『バーチャル経理アシスタント』を導入。スピーディーに改革を進め、業務効率化を実現し、人員が減っても対応できるようになり、コストカットにもつながった。

同社が抱えていた問題、改革の流れを、総務・経理部次長の大野智永子氏に伺った。

会計ソフトも経費精算ソフトもない。紙ベースのアナログ業務に追われ疲弊

──御社の経理体制からお伺いできればと思います。

大野：弊社では株式会社アーバンスペースの経理業務全般のほか、関連会社である株式会社プリンシプル・ジャパンの経理を担っています。私が入社した2008年当時は上司と私の2人体制でしたが、その後事業拡大に伴い増員し、一時は5人まで増えました。現在は、上司が退職し、1人が産休・育休に入っているため、現在は3人で業務を回しています。

──人員の増減があったようですが、『バーチャル経理アシスタント』導入前は、どのような課題を抱えていましたか？

大野：正直、課題が山積していました。その中でも一番大きかったのは、経理業務の大半がアナログだったことです。

まず社内で会計ソフトを使っておらず、仕訳業務はすべて会計事務所に依頼していました。入出金は紙の帳簿に明細を書き込み、さらに紙の出納帳にそれを転記し、より詳細な内容を付け加えて管理。売掛金や買掛金の消し込みはすべてエクセルで作業していました。それらを税理士に渡し、翌々月にようやく月次データが揃うという状況…社内でお金の流れをタイムリーに把握できていませんでした。

また、経費精算ソフトも使用していなかったので、社員が規定のエクセルフォーマットに入力・出力した申請書をもとに、一件一件、小口現金で精算していました。そのため常に金庫にある程度の現金を準備しておかなければならず、当時は毎日、上司が銀行やATMに行っていましたね。

──紙の出納帳を使っているところは、今ではかなり珍しいと思います。手作業ですべてを、しかも2社分やっていたとなると、かなりの業務量だったのではないでしょうか。

大野：そうですね。月末月初はよく残業していましたね。オフィスのレイアウト変更やシステム入替に伴う対応など、総務のイレギュラーな仕事が重なる時期は終電も当たり前でした。

──それは大変でしたね。なぜデジタル化が進まなかったのでしょうか。

大野：やはり変化することへの怖さがあったんだと思います。同じ担当が同じ業務のやり方で長年やっているものを変えるのには、デジタル化の必要性を頭ではわかっていても抵抗感が伴います。会計事務所も同様で、創業当時からお世話になっていた縁もありご高齢の方。本来であれば業務効率化のアドバイスをいただきたかったのですが、それも叶わず。そういった条件が重なり、当時の体制は変化に向いていないものだったと思います。

テレワークの実現とメンバーの入れ替わり対応でアウトソーシングを導入

──社内からも社外からも支援を受けられなかったなかで、どういった経緯で経理アウトソーシングを導入することにしたのですか。

大野：一番の理由は、テレワークを実現したかったからです。基本的に紙で処理していたため、新型コロナウイルスが流行り始めたとき、すぐにテレワークに対応できなかったんです。ひとまず紙の書類をPDF化したり、紙のまま家に持ち帰ったりして乗り切ったのですが、そのままでは継続的なテレワークが実現できません。

また私の妊娠も発覚しました。当時、経理業務の全体像を理解していたのは上司と私だけ。しかも上司も私が産休に入るのと同じタイミングで退職を予定していました。何もしなければ業務が立ち行かなくなるのは火を見るより明らかでした。

──欠員に対しては正社員採用や派遣社員の受け入れという方法もあります。それまでの御社のやり方から考えると、アウトソーシングを導入するのはかなりハードルが高かったのではないでしょうか。

大野：やはり上司は情報漏えいなどのリスクから、経理業務を社外の人間に任せることに反対のようでした。ですが私からすれば、採用の方がリスクは高いと考えていました。

というのも、他部署で新たに採用した社員が既存の社員とそりが合わず、トラブルになっていたのを見ていたからです。幸い経理部のメンバーは仲が良く、仕事の面でも連携がしっかり取れていました。そうであれば、わざわざリスクを取って採用するのではなく、アウトソーシングの方がいい。退職や産休など、メンバーの増減があっても契約量を変えれば対応しやすいですからね。そのような状況で、社長は改革していくことに賛同してくださり、背中を押してくれました。

「メリービズだけが寄り添ってくれた」。信頼できる担当者との出会いで経理改革がスタート

──メリービズを選んだ理由を聞かせてください。

大野：経理アウトソーシングサービス4社を比較したのですが、“一番”というか“唯一”寄り添ってくれたのがメリービズだったんです。他社の担当者は弊社のあまりのアナログな仕事ぶりに「面倒な会社に当たってしまった」といった様子でした。

でもメリービズの担当者は困っている私たちの状況をしっかりと理解し、「一緒に改善していきましょう」と言ってくれたんです。親身になって今後のプランを考えてくれる様子に、社長も御社を信用して、相談した月には契約に至りましたね。

──決断が早いですね。そこからオンボーディング*1はスムーズにいきましたか？

大野：契約は2021年の2月、私が8月から産休に入る予定だったため、ひとまず業務の進め方はそのままで、私が抱えていた業務をまるっとメリービズさんにお任せし、私が復帰した後に業務効率化を進める予定でした。

ただその後、業務設計を進めているうちに「今から会計ソフトを入れても間に合うのではないか。むしろそのほうが早期に立ち上げられるし、財務指標もタイムリーに見えるようになる。」という話になり、4月に『freee会計』の導入を決定。紙ベースでの処理をやめ、『freee会計』での処理に全面的に切り替えました。そして8月までに私が不在でも業務が回るように整えることができたんです。

──『バーチャル経理アシスタント』導入を機に、具体的にどのように業務を変革したのですか？

大野：まず今まで手書きで管理していた入出金や、エクセルで行っていた消込などは『freee会計』で行うようにしました。すべてを集約した結果、取引先から買掛金などについて問い合わせがあっても、ソフト内で検索をかければすぐに確認できるので便利です。『freee会計』への入力は全面的にメリービズさんにお任せしています。経理のプロが精度高く、スピーディーに作業してくれるので、安心感がありますね。

毎月発生する顧問料の支払いを忘れていたときには、それに気づいて「今月は支払いはなしで大丈夫ですか」声をかけてくれたんです。ただ決められた作業をするのではなく、社員のように業務を理解してくれていて助かります。

髙井：大野さんには産休育休中に何度か様子を聞かれたんですが、毎回「まったく問題ありません！」って回答していましたね。心配だったんだと思いますが、スタッフさんとうまく連携が取れていたので、こちらは本当に何の問題もなかったですよね（笑）。

佐藤：もちろんミスがゼロというわけではないんですが、決して隠したり言い訳したりせず、きちんと報告して次に生かしてくれるんです。

大野：今は正社員や派遣ではなく、メリービズさんに頼んで本当によかったと思っています。もう『バーチャル経理アシスタント』なしでの経理は考えられませんね。

念願のテレワークを実現！メンバーの意識も変わり、さらなる業務効率化にまい進

──『バーチャル経理アシスタント』の導入により、どのような効果がありましたか？

大野：以前は5人で行っていた業務を3人で回せているので、『バーチャル経理アシスタントの』利用料を考慮しても、少なくとも社員1人の給与分くらいのコストカットができています。

目標だったテレワークも、郵便物の受け取りなどのため出社をゼロにすることはできないのですが、週3日は在宅勤務を実現できています。銀行に行く回数も、月1回くらいになりました。ここはもっと減らせると思っています。また月末月初でも残業はゼロ。ストレスからも解放されました。

入力業務を『バーチャル経理アシスタント』にお任せできたことで時間ができ、以前上司が担当していた業務への挑戦、労務関係の見直し、会計事務所との契約内容の見直しなど、これまで着手できずにいたことにも取り組めています。また、社内でもアナログからデジタルへ変化したことについて喜びの声がありました。私が嬉しいのはもちろんですが、部署内のメンバーや、ましてや他部署からそのような声が聞こえると、次の課題に取り掛かる原動力となりますね。

──今後はどのように経理業務を改革していかれますか？

大野：ソフトウェア間の連携を進めて、更なる効率化を図っていきたいと考えています。まだまだfreeeの機能をフルには使いこなせていないので、営業と経理で重複入力しているような作業も一部残っています。他部署も含めた全体最適を実現する改革にチャレンジしていきたいと思います。

導入をきっかけに経理部メンバーの意識は大きく変わり、今まで漫然とやってきた業務を見直し、取り組むべき仕事に集中できるようになりました。これからも単なるアウトソーシング先ではなく「同じチーム」として一緒に働いていければと思っています。

 

*1 『バーチャル経理アシスタント』の導入期間。安定運用に向けて、業務の設計や適切な人材の選定、実務環境の構築を行い、業務を開始します。