業務量が増えても、メンバーは増やさない──スマートニュースが目指す、バックオフィスの理想形とは

業務量が増えても、メンバーは増やさない
──スマートニュースが目指す、バックオフィスの理想形とは

成長企業が直面する、従業員数に伴うバックオフィス部門の業務負荷の増加。新たなシステムの導入や、人材を採用することで対応を行う企業は多い。しかし、企業が目指すのは、恒常的な成長だ。業績が好調であればあるほど、「そのとき」に合わせて構築したシステムや、組織の形は、すぐに陳腐化してしまう。バックオフィス部門は、このジレンマにいかにして向き合うべきなのだろうか。

そのヒントを探るため、スマートニュースを訪れ、インタビューを行った。2012年に創業したスマートニュースは、創業後わずか2年でアメリカ進出を果たした。現在の従業員数は500名。提供するニュースアプリ『SmartNews』は、現在、約3,000以上もの媒体と提携し、ニュースを提供している。

事業の急成長に伴う経費申請業務の拡大を、バックオフィス部門はいかに支えたのだろうか。「組織がどれだけ拡大しても対応することができる業務設計を目指した」と語る藤倉氏は、その実現のために、メリービズのバーチャル経理アシスタントを選んだという。メリービズがサポートし、実現した「会社の急成長を支えるバックオフィス業務」とは、どのようなものなのだろうか。

システムにも、「人」にも依存しないバックオフィス業務設計

──まず、会社の急成長に伴って、バックオフィス部門に生じた課題を教えてください。

経費精算処理の急増です。弊社はほぼ全社員が毎月経費精算を行っており、同規模の会社と比較しても、かなり処理業務の負担が重いんです。さらに、事業拡大に伴う、社員数の増加も加わり、経理部門はパンク寸前でしたね。

──御社はさまざまな課題をシステムで解決されている印象をお受けしています。経理部門も会計システムを導入されていると思いますが、システムを導入するだけではその課題を解決することはできなかったのでしょうか？

導入したシステムに入力統制機能がなかったんです。システムを導入することで、経費処理の効率は上がりましたが、その精度が担保しきれませんでした。最後は人の力でチェックしなければなりませんでしたが、そのリソースを捻出することも難しい状況でした。

──経理部門としても人材を採用しなければならなかった？

はい。しかし、リソース不足を採用によって解決することには、デメリットも存在します。そもそも、採用した人が定着してくれるとは限りませんし、属人化してしまうことで「その人がいなければ業務が回らない状況」も生み出し兼ねません。安易に「リソースが足りないから、採用しよう」と考えてはいけないと思っています。また、経費処理業務に関しては、月に1度、特定の時期に負荷が高くなる業務です。その業務のために、1名採用するのは、コスト面でも、リスクを取ることになってしまいます。

──それでは、どのようにリソース不足を解消したのでしょうか？

経費処理を、アウトソースする選択をしました。先程申し上げたようなデメリットやリスクを回避するためには、外部に委託することが最適解だと考えたのです。

決め手は「SaaSとの親和性の高さ」と「経理業務に関する知見の豊富さ」

──アウトソース先は、どのようにして選択しましたか？

重視したのは、すでに社内でインフラとなっているツールとの親和性です。弊社はSlackやGoogleDriveなど、さまざまなツールを活用して業務を行っており、それらのツールはすでに欠かせない存在になっています。アウトソース先に求めるのは、そのようなツールを活用しながら、共に業務を行うことができる、ITリテラシーの高さです。もちろん、金額は最重要視していますが、いくら安くてもITリテラシーが低くては、パートナーとしての関係を築くのは難しいと思いますね。

──ITリテラシーや、SaaSとの親和性を重視し選択したアウトソース先が、メリービズだったのですね。

はい、他社と比較しても、そういったツールへの対応が最も進んでいると感じたんです。

──導入が決まってからは、どのように業務設計をしていったのでしょうか？

契約開始後、最初の3ヶ月でメリービズさんのコンサルタントと経費精算業務の設計を行いました。とてもレスポンスが早く、疑問点もすぐに解消してくださるので、非常に頼りがいがありました。こちらがこれまでに行っていたフローについても「こうすれば良いのではないか」と積極的に提案をいただけたのも、良かったです。それらのやりとりもGoogle スプレッドシートやSlackを活用して行っていただいたので、とても助かりました。

ルール作りから、イレギュラー対応まで
──バーチャル経理アシスタントが可能にした、「スリムな」バックオフィス部門

──現在は、どのように経費精算処理を行っているのでしょうか。

メリービズさんにお願いしているのは、社員の申請締切から5営業日内で実施している経費精算の代行です。具体的な内容としては、2つの作業をお願いしています。

1つ目に、 社員全員が申請する経費精算の内容チェックと仕訳登録です。経費精算システムに直接ログインしてもらい、上長承認を経た経費申請に対して、規定のルールに従って、添付の証憑と申請金額の相違や、部門と承認経路を確認してもらいます。また、稟議が必要な経費申請には、稟議承認システムで承認されているかどうか確認するなどのチェックの後、発生日・勘定科目・品目・税区分の仕訳登録まで行っていただく。不備がある場合は、申請者宛に直接Slackで連絡してもらい、不備の内容と差し戻しの旨を伝えていただきます。

2つ目は、特定社員の経費精算の入力代行です。社員一覧から承認者と負担部門・経費科目を選択し、証憑を添付してもらい、申請していただいています。ただ、社員自身が入力しているわけではないので、社員自身が経費精算レポートを見られなかったんです。その問題の対応として、メリービズさんには申請完了後、申請画面をPDF化してもらい、対象の社員へメールで申請完了報告をしてもらっています。上長の承認後、代行入力したスタッフさんとは別のスタッフさんがチェックして承認を行うので、ダブルチェックされた状態で、弊社が実施する最終承認に回ってきます。

──そのような業務フローは、どのようなことを決めていったのですか？

まずは、経費精算のルールから決めていきました。弊社は、会社が負担する経費の幅を広くしているんです。極力、社員の負担を減らすためにそのような前提を設けています。しかし、厳密なルールはありませんでした。徐々に基準を明文化していますが、バーチャル経理アシスタントを導入したころは、現在よりルールが明確ではなかったですね。

古くからいる社員は経験から感覚的に基準を持っているのですが、新たに入社してくる社員にはその感覚は備わっていません。ですから、私たちも「これって経費でいいんだっけ」と判断に迷うような申請が多数あったんです。

お願いした当初は、当然メリービズさんからも多くの質問をいただきました。曖昧な部分を1件1件すり合わせていき、そのやりとりを、メリービズさんの方で、記録していただくことで、ルール化を進めることができました。一緒に業務の定型化を進めることが現在のスムーズな連携の基礎を作ったのだと感じています。

──バーチャル経理アシスタントを導入されてよかったと感じる点はどのような点ですか？

状況に応じて柔軟な対応をしてくれる点です。例えば、消費増税時には、さまざまなイレギュラー対応が発生しました。その際も、経費精算対象期間を調整し、支払日の2営業日前までに精算処理を完遂していただいたんです。

──バックオフィス部門の変化を教えてください。

導入した直後は、「4名＋メリービズさん」の体制で経費処理を行っていました。しかし、現在は「2名＋メリービズさん」で完結させられています。当然、処理量は現在の方が多いですが、我々が割いている人員は半分になっているんです。おかげさまで導入してから1年で順調に業務が回っております。

──より生産性の高い組織になったのですね。

バックオフィス部門は業務量が増えても、組織規模を最小限にとどめなければならないと考えています。会社が成長する中で、効率よく、正確に、かつコストを抑えて業務を遂行しなければなりません。そして、それを継続していくことが、我々が最も大切にしていることです。メリービズさんは、我々が理想とするバックオフィス部門を作り上げるための、最適なパートナーなんです。

（2020年3月25日時点）

＜スマートニュース社についてさらに知りたい方＞

2021年2月に開催された「日本の経理をもっと自由にカンファレンス2021」におけるスマートニュース社×メリービズのパネルディスカッションの内容をホワイトペーパーとしてまとめたものです。スマートニュース社が事業拡大に伴い、直面した課題とそれをどのように乗り越えたか、なぜメリービズの「バーチャル経理アシスタント」を選んだのか、お話していただきました。スマートニュース社の経理体制への考え方を知りたい方は、ぜひご参考にしてみてください。https://merrybiz.jp/library/keiri_liberty_2021/