ベンチャー企業の経理業務に「単純作業」は必要ない──急成長事業を支えるVAZのコーポレート部門が…

ベンチャー企業の経理業務に「単純作業」は必要ない
──急成長事業を支えるVAZのコーポレート部門が“カオス状態”を脱せた理由

インフルエンサーマーケティング事業や、エンターテインメント事業を展開する株式会社VAZ。2015年の創業以来、急成長を遂げてきた同社のコーポレート部門は、ある課題を抱えていた。事業の成長スピードに伴い加速度的に経理業務が増え続け、体制構築を進める余裕がなかったのだ。

2018年1月に同社取締役執行役員CFOとしてジョインした服部数馬氏は、当時の環境を振り返り「業務上のルールは何も決まっていなかった」と振り返る。新卒で監査法人に就職し、その後ベンチャー企業で経理・財務業務、管理業務に従事した経験を持つ服部氏は、VAZのコーポレート部門の体制構築に乗り出した。服部氏が進めたのは「業務の属人化」を脱し、どんなメンバーでも同じ業務フローで、一定のクオリティを担保できる状態をつくり上げること。

体制構築のパートナーとして選んだのは、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』だ。公認会計士の資格を有し、ベンチャー企業での豊富な経理業務の経験を持つ“経理のプロフェッショナル”である服部氏に、選択の背景と導入後の効果について伺った。

アウトソーサーに「モチベーションマネジメント」はいらない

──2018年1月にCFOとしてジョインされたとお聞きしましたが、服部様がジョインされたころ、貴社のコーポレート部門はどのような状況でしたか？

服部氏：事業の成長に、コーポレート部門の業務構築が追いついていない状態でした。僕がジョインするまで、いわゆる経理や財務業務の知見を持ったメンバーがいなかったんですよね。人の入れ替わりも激しく、担当者が変わるたびに会計処理の方法も変わってしまうといった状況が続いていました。まずは業務を定型化し、事業の成長を支えられるような状態にしなければならないと思いましたね。

──業務を定型化するために、どんな打ち手を考えられたのでしょう。

服部氏：アウトソーシングですね。外部にお願いできるものはお願いし、本当に自社でやらなければならない業務のみに集中しようと考えました。

──他に検討した選択肢はありましたか？

服部氏：ベンチャー企業で経理などのコーポレート部門を立ち上げた経験を持つ人材を採用しようと考えたのですが、当然ながら多くの企業がそういった人材を求めており、なかなか求める人材は採用できませんでした。

また、仮に採用できたとしても当時の環境では「担当者がやめてしまったから、やり方をイチから考えなくてはいけない」ことを繰り返していたと思います。

──人材が定着しにくい環境だったということですか？

服部氏：そうですね。ベンチャー企業特有の「何も決まっていない環境」で働き続けることって、大変なんですよ。自らの知識と経験をもとに、ゼロから業務をつくり上げる胆力が求められます。それに加え、経理業務は単純作業も多い。

そんな仕事を続けるためには、高いモチベーションを保ち続ける必要がありますが、簡単なことではありません。もちろん、その時点での会社の環境に合った人を採用し、採用したあとはモチベーションを維持できるようマネジメント層がサポートすることは大前提ですが、付きっきりでサポートするわけにもいかない。

現在は多様な人が活躍できる環境が整っていますが、僕がジョインして間もない頃はすべての人がモチベーションを高く保つには、かなりハードな環境だったと思います。

アウトソーサーが「辞める」ことはありませんよね。「企業のフェーズやそのときの環境に関係なく、しっかりと業務を遂行してくれる」点に魅力を感じ、アウトソーシングすることを決めたんです。

先行して導入している「他社での評判の良さ」と「情熱」が決め手

──どのようなアウトソーシング先を検討したのですか？

服部氏：会計事務所や税理士法人、そしていわゆるITサービスを比較検討しました。

──最終的にメリービズの『バーチャル経理アシスタント』を選ばれたのはどのような理由からだったのでしょうか。

服部氏：スムーズにコミュケーションができ、経理のアウトソーシング先として豊富な経験と実績をお持ちだったこと。そして、何よりも業務改善への情熱を感じたことが理由です。

検討の順番としては、まずITサービスを利用することを決めました。僕たちはコミュニケーションのメインツールとしてSlackを利用しているのですが、会計事務所や税理士法人との連絡は電話やFAXを使わなければならず、スムーズなコミュニケーションが取れないため日常的かつ緊密な連携が必要となる業務をお願いすることは難しいと思いました。

ITサービスもいろいろと検討したのですが、経理業務に特化したサービスは多くありませんでした。経理業務には、専門的な知見が必要になります。個人的には、この領域に特化しノウハウを貯めていかなければ、サービスとしてのクオリティを保つのは難しいと考えていたんです。

そうして、経理業務を専門的に取り扱ういくつかのサービスに絞ったのですが、そのうちの一つが『バーチャル経理アシスタント』でした。僕の友人に『バーチャル経理アシスタント』を利用している企業で働いている者がいたので、「あのサービスどう？」って何気なく聞いてみたんですよ。その友人は経理部で働いているわけではないので、経理のアウトソーシングサービスについて聞いても、感想が返ってくることはあまり期待していなかったのですが。

──事業部の社員が経理業務のアウトソーサーを意識することってあまりないですもんね。

服部氏：そうですよね。でも、その友人から「あのサービスはすごいよ」と感想が返ってきたんです。経費精算業務の効率がかなり上がり、事業部でも「メリービズはすごい」と評判になっているそうで。経理部などのバックオフィス部門だけではなく、事業側にも大きな影響を与え、評判になるってすごいことだと思ったんです。だから、まずはメリービズさんの話を聞いてみたいと考えたんです。

──実際にサービスの話を聞いてみて、どのように感じられましたか？

服部氏：担当の方の熱量がとにかく高かったんですよね。ちょっと暑苦しいくらいに（笑）。

実は、メリービズの担当の方とお話する直前に、僕の知り合いが業務委託として手伝ってくれることになっていたんですよね。その方は経験も豊富なので、アウトソーシングしなくてもいいかなと思い始めていたんです。

そんな状態でメリービズさんとはお会いしたのですが、弊社の課題を聞いた上で「うちならこんなことができる」と、とにかく熱心に語ってくださったんですよ。自社のサービスに自信がなければ、熱量高く提供価値を語れませんよね。それを聞いて、お任せしたいと思ったんです。

契約して1年2ヶ月経った現在もその熱量は下がっていないですね。日々のコミュニケーションから「御社に貢献したい！」と思ってくれていることが伝わってきますし、とてもありがたいなと思っています。

人的コストが削減され、「業務の属人化」も解消した

──導入を決定されてから、どのように業務を構築されていったのでしょうか？

服部氏：まずは、僕たちがやるべき業務とメリービズさんにお願いする業務を切り分けました。僕たちは事業部とのコミュニケーションが必要な業務や、よりコーポレート部門として付加価値を生み出すための業務に集中し、定常業務をお願いすることにしたんです。

共に業務フローの構築を進める中で、これまでおざなりになっていた業務のルール化が進んだことは大きなメリットでしたね。メリービズさんから「ここはどのようなルールになっていますか？」と質問されることで、「まだそこはきちんと整備できていないな」と気付くことが多くありました。メリービズさんが入ったことで、業務を型化できたんです。

──具体的には、どのような業務のルール化が進んだのでしょうか。

服部氏：勘定科目の整備が進みましたね。繰り返し発生する取引は、当然同一の勘定科目で計上されるべきですが、ルールが定まっていないために、担当者がその時々の判断で科目を決定してしまっていたんですよね。そうなれば、後に修正しなければならず、余計な工数が掛かってしまう。

メリービズさんは過去の取引を参考に「この取引はこの科目で良いか」と質問して下さるので、全ての取引の勘定科目を整理し、ルール化できたんです。

──これまでに発生していた余計な工数が削減できたんですね。

服部氏：現在では、メリービズさんに加え、週に3日出勤する業務委託のメンバー1名と、全体を管轄する者が1名いれば経理業務は問題なく回るようになっていますね。『バーチャル経理アシスタント』導入前は、月次の締め作業などがブラックボックス化してしまい、進捗もよくわからないといった状態でしたが、そういった状態も解消され、全ての業務の進捗が明確になりました。

導入前は派遣スタッフも含めて、2名体制で行っていた業務が、社内スタッフだけでいえばほぼ1名で完結できているので人的コストが多く減少しましたね。

──その他に、導入によって得られたメリットはどのようなものがありますか？

服部氏：当初目的としていた「人が入れ替わっても業務に支障がない状態をつくること」、すなわち属人化の解消を達成できました。業務のルール化が進みましたし、メリービズさんとの間のコミュニケーションログが残っていますので、これから先ジョインしたメンバーは「どう業務を進めればいいのか」迷わなくても済む状態になっています。

──今後、御社のコーポレート部門としてはどのようなことを実現したいと考えているのでしょうか？

服部氏：さらなる業務の効率化を進めていきたいと思っています。弊社のスタッフが数字を手入力している業務が残っていたりと、まだまだ効率化できる部分はある。メリービズさんの力をお借りしながら、効率化を進め、事業の成長スピードを加速させるような組織を築き上げたいですね。