時代の変化にしなやかに対応するには――Gunosy経理チームがメリービズと変革を進めた5年間に迫る

コロナ禍によるリモートワークへの移行、インボイス制度・電子帳簿保存法等への対応、生成AIをはじめとする新たな技術の登場。この数年、企業はさまざまな環境変化に直面し、変革を迫られてきました。

そんな中、国内最大級のニュース配信アプリ『グノシー』を運営する株式会社Gunosyは、2019年、コロナ禍に見舞われる前に決断を下します。リモート環境でのアウトソーシングの可能性をいち早く認識し、『バーチャル経理アシスタント』を導入。結果として、さまざまな外部環境の変化にスムーズに対応することができたといいます。

そして、導入から5年が経った現在は、業務の正確性と品質の高さに、大変助けられているとのこと。Gunosy経理チームは、なぜいち早くオンラインアウトソーシングサービスの導入に踏み切ったのか。同社が『バーチャル経理アシスタント』を絶賛するポイントとは。経営管理部の小泉氏、二田水氏、川村氏に、話を伺いました。

国内最大級のニュースアプリ『グノシー』を中心に複数事業を展開、グループ会社の経理機能も担う

──まずは、貴社の事業内容について教えていただけますか。

小泉：メインの事業は、ニュース配信アプリ『グノシー』の運営です。『グノシー』は、コンテンツパートナーからコンテンツを調達し、ユーザーに無料でコンテンツを提供するキュレーション型のメディアで、広告収入型のビジネスモデルです。また、KDDI社と協業して運営をしている『auサービスToday』など、複数のアプリを開発・運営しています。

また、国内最大級のゲーム総合情報サイト『Game8』を手掛けるゲームエイト社や、投資事業を手掛けるGunosy Capitalなど、5つのグループ会社もあります。

──現在の組織規模と働き方のスタイル、社員の方の雰囲気はどのような感じなのでしょうか。

二田水：現在は100名ほどの組織規模でして、エンジニア、営業、バックオフィスがおよそ3分の1ずつという構成です。リモートワークが基本ですが、チームによって出社の方針が異なります。経理チームは週1回は出社するようにしており、あとは必要に応じてという感じですね。

川村：カルチャーについては、「エンジニアがつくった会社」ということもあって、真面目で堅実な方が多い印象です。私は前職で広告代理店にいたのですが、カルチャーの違いに驚いたほどです。

たとえば、経理チームへの対応を例にとると、他の会社では経理からの問い合わせを億劫に思われたり、対応を後まわしにされてしまうこともあったのですが、弊社では優しくて真面目に対応してくださる方が多く、驚きました。経費精算などの事務作業が苦手な方も少なく、皆さん協力的です。

──経理チームの体制について教えていただけますか。

小泉：現在は5名体制です。経営管理部の下に財務経理チームとグループ管理チームの2つがあり、財務経理チームがGunosy本体、グループ管理チームがグループ会社の経理を担当しています。ただ、実際にはチームの垣根はあまりなく、5人で一つのチームのような形で動いています。

グループ会社のうち、ゲームエイト社は自前の経理機能を持っており、弊社では決算時に情報を受け取る形で連携しています。ゲームエイト社の方でも『バーチャル経理アシスタント』を導入させていただいており、導入事例記事(*)が出ていましたね。その他のグループ会社については、グループ管理チームで決算書作成などを担当しています。

社内の誰よりも社内ルールに詳しい──メリービズのスタッフは経理チームになくてはならない存在に

──2019年9月に『バーチャル経理アシスタント』を導入いただいておりますが、背景にはどのような課題があったのでしょうか。

二田水：以前は社内で立替経費や支払いのチェックをおこなっていたのですが、かなりの工数がかかっていまして。アウトソーシングサービスを活用することで、もっとコア業務に時間を割けるようにしたいという議論がありました。

また、入っていただいていた派遣スタッフの方が辞められてしまったことも、アウトソーシングの導入を検討し始めたきっかけのひとつです。新しく人を採用することも検討しましたが、採用をして一から教育するコストは大きい。また、経理業務には忙しい時期と比較的落ち着いている時期があり、1ヶ月を通じてコンスタントに業務を渡し続ける難しさもあります。こうした課題をふまえ、採用よりもアウトソーシングの方がメリットが大きいと感じました。

──二田水さんは『バーチャル経理アシスタント』がはじめてのアウトソーシング、川村さんは前の会社でも活用経験ありと伺っていますが、実際に『バーチャル経理アシスタント』を使ってみていただいて、どのような印象を受けましたか。

二田水：前の会社でも経理部にいましたが、それまでは派遣スタッフの方や業務委託の方に入っていただくような従来型の仕組みしか経験したことがなかったので、「こんなやり方があったのか！」と感動しました。

川村：私が以前いた会社では、比較的大規模にアウトソーシングサービスを活用していました。ただ、親会社が一括で導入を決定し、子会社がそれを一緒に活用するという形だったため、指示系統がすべて親会社経由で。アウトソーシングスタッフの方と私たちが直接コミュニケーションを取ることが難しく、納品されたものを見て「あれ？」となることがしばしばありました。「直してほしい」という要望を伝えるのも簡単ではなかったため、結局こちら側での修正作業がかなり発生してしまっていました。

当社ではメリービズのスタッフの方と直接コミュニケーションを取ることができ、一度「こうしてください」と言ったことは確実に反映してもらえるので、現在はほとんど修正作業が発生していません。「そういえば、たしかに昔そんなことを言ったな」と私自身も忘れかけているような細かい社内ルールまできっちり押さえてくださっており、たぶん社内の誰よりも弊社の経費精算ルールを正確に把握していただいていると思います。本当に助かっていますね。特に勘定科目などは、会社オリジナルのルールが発生しがちだと思うのですが、弊社のルールに合わせてチェックをしてくださるので、安心してお任せできます。

また、経費精算などの内容に不備があった際には、メリービズのスタッフから社員に直接問い合わせをしていただいているのですが、これが本当に助かっています。以前は「不備の差し戻し」にかなりの工数がかかっていましたので。

とはいえ、100名規模の会社ともなると、さまざまな人がいますので、その全員と直接やりとりをすることがスタッフのお二人のご負担にならないか、と当初は少し心配でした。しかし、お二人が非常に的確な指示を出してくださるおかげで、やりとりの往復が少なく、非常にスムーズに修正が進んでいます。

──ありがとうございます。導入前と導入後で、どのような効果を感じていただいていますか。

二田水：以前は経費精算のチェックにかなりの手間と時間がかかっていたのですが、その業務をすべてお任せできるようになったことで、負担が大幅に軽減されました。現在は、新たな取引の処理方法を考えるなど、より本質的な業務に多くの時間を充てられるようになっています。

川村：何をどこまでチェックすればいいのか、業務の線引きが明確になったことが、大きなメリットだと感じています。たとえば、領収書のチェックひとつとっても、「メリービズさんがしっかりチェックしてくれている」という安心感があるので、私たちはそれ以外の部分の確認に集中できるようになりました。

こちらが求めているクオリティをちゃんと満たした状態で納品をしてくださるので、本当にありがたい限りです。

『バーチャル経理アシスタント』を導入していたから、コロナ禍や法改正にもスムーズに対応できた

──『バーチャル経理アシスタント』導入約半年後のタイミングでコロナ禍がありましたが、社内ではどのような変化がありましたか。

川村：コロナ禍以前、基本はオフィス出社、請求書はすべて紙で回していましたので、かなり大きな変化がありました。

ですが、コロナ禍に突入する半年ほど前に『バーチャル経理アシスタント』への移行を完了し、オンライン完結で経理業務を回せる仕組みを構築できていたんです。これは非常にラッキーでした。全社的にはリモートワーク移行に伴う混乱が多少ありましたが、経理チームはかなりスムーズに対応することができたんです。

その後も、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応で何度か業務整理が必要になりましたが、メリービズさんのおかげで、こちらもスムーズに乗り越えることができました。

──グループ会社であるゲームエイト社にも『バーチャル経理アシスタント』を導入いただいておりますが、経理業務について連携する機会などはありますか。

二田水：普段はあまり連携の機会はないのですが、ゲームエイト社が導入を検討する際、「どんな業務をどこまでお願いしているのか」といったヒアリングをされたりしました。当時は会計システムが異なっていたものの、情報共有をしながら、ゲームエイト社でも導入を進めていったようですね。

経理部門のさらなる効率化を目指して

──経理チームとして、これから取り組みたいことなどはありますか。

二田水：現在、全社的にDXに取り組んでいるところなので、経理部門でもさらなる効率化を目指したいと思っています。たとえば、人件費などを計上する際、まだエクセルを使って手作業でやっている部分があります。まずはそうした業務の性質上ミスが発生しやすいところから、効率化を進めていきたいです。

──経理チームの効率化を進めていく上で、今後メリービズに期待することなどはありますか？

二田水：今後またインボイス制度や電子帳簿保存法のような制度変更・法改正があった際に、メリービズさんから対応方法についてご提案やアドバイスをいただけると嬉しいです。

川村：現在、DXに併せて、特定の人に紐づいてしまっている属人的な業務の解消に努めています。定型化できた業務に関しては、ぜひメリービズさんに新たにお任せさせていただきたいと期待しています。

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