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マルチに活躍する優秀なスタッフが更に活躍するために、バックヤードのルーチン業務を依頼!

株式会社wevnal

業種

インターネット広告代理店

従業員数:50名

導入について

事業拡大により社長+1名のバックオフィスの体制で、全ての経理業務に対応することが難しくなった

4名体制だったのが気がつけばたった1名に!そんな危機的状況を株式会社wevnalはどうやって切り抜けてきたのか?新卒採用・中途採用からタイの展示会までの多岐にわたる業務をこなすバイリンガルでマルチの活躍をするスタッフがどうやって半年ほどで体制をつくり、さらに新しい業務まで出来るようになったか?

バックヤード4名体制が気がつけば1名体制に!

株式会社wevnalは、2011年に設立され、スゲェ会社をビジョンに日本を代表するインターネットソリューションカンパニーになるべく日々事業を行なっています。

現在、主に3つ事業を展開しています。
1つ目は、SNSに特化したインターネット広告代理事業、ハッシュタグキャンペーンの【tagtoru】は日本でもトップクラスの提供数です。
2つ目は、【BOTCHAN】という自社サービスを提供しているAIチャットボット事業、ベトナムオフショアで開発したwevnalオリジナルサービスです。
3つ目は、動画×コスメメディア【fasme】を運営するメディア事業を行なっています。LINE@のユーザー数は58万人を突破しました。
グループには沖縄でクリエイティブ会社、ベトナムに開発拠点を構えており、制作からPR、開発までワンストップで対応が可能です。
常に新しい事業、マーケットにチャレンジし、クライアント、ユーザー関わる皆さまにスゲェと言われるサービスを提供していきます。
そんな株式会社wevnalに、メリービズの利用についてきいてみました。

株式会社wevnal 代表取締役社長 磯山博文氏(左)と高島由衣氏(右)

 

(メリービズを導入前はどんな状況でしたでしょうか?)

磯山氏:経理およびバックヤード業務は、4月、5月くらいまでは社内で内製していました。そのときに隣にいる高島が入社してきました。そのときのバックヤード体制は4人体制。ところが1名産休で退職して、もう1名もちょうどやめてしまって、人事もやめてしまって、とタイミングが重なってしまい、気がついたらバックヤードが一気に1名体制、高島のみになってしまいました。

高島も未経験でした。結論としては、バックヤード業務をアウトソースできるものがあったら良いよね、という話になって。彼女自体は、新卒採用の業務をしており、説明会の準備や開催をしており、加えて請求書まわりを手作業で計算したりだとか、請求書を発送したり、というところを全部ひとりでやらないといけない状況でした。すごいことになってしまいました。体制を強化しようとしましたが、なかなか良いひとが見つからない時期があり。そのころから、請求書だけはなんとかしないといけないということで、それこそキャスターだとか、税理士にお願いしようとか検討していました。

会計も丸ごとお願いしたいなってことになりました。属人的な体制はしんどいな、一括で頼める、組めるプロのパートナー企業を探したいな、ってことになりました。

プロの会計・経理 パートナーと組んだ方が早く体制が構築できる

(メリービズの導入検討はどんな風に進みましたでしょうか?)

磯山氏:キャスター使っていましたが、ルーチン作業は内製化していたので外注する文化が当時はなかったです。

ただ、体制構築を急いでやる必要がでていました。ひとの管理とかではなく、自社の受け入れ体制さえ整えれば、どんな状況でも耐えうるような、パートナーと組んでやった方が体制構築スピードは早いだろうなって。一回やればルーチン化できるし、ということを考えました。

高島が、人事やって経理もやって、丸々やっていたので、このままでは疲れてしまうので。早めにやらないとね。人材をいれるのも、カルチャーのところのフィットもあり、トレーニングもしないと、ひとをいれてもすぐにやめてしまったりしたので。短期間で体制をつくるのに採用をしていると結局無理かなという判断になりました。

調べて、何社か声をかけて、半常駐のところとか、税理士とかあったのですが、うちの作業を巻き取ってくれる、チームで受け入れてやるというのでメリービズでいいんじゃないかということになりました。

(メリービズはどうやって知りました?)

磯山氏:広告ですね。Facebookの広告。それで知りました。

それまでは全く知らなくて。オンラインアシスタント、オンライン秘書は、最近できてきはじめたじゃないですか?そんなタイミングでした。

メリービズをいれてから、仕事おわりに普通に友だちに会えるようになりました

 

(メリービズをつかってみて、効果はどうでしょう?)

高島氏:業務としては、請求書発行130~140枚、仕入れ関連100枚、新規の取引先登録、取引先へのメールの送信、MFクラウドへの入力、会計事務所への連絡、等かなりの業務がありました。

営業からの依頼はすぐ対応しないといけないため、都度対応していました。

10営業日以内に請求書の発行をし、数字のまとめまわりをすると、逆算する、まずやらないといけないこと、新規取引先の登録をして、請求書発行を優先して、7営業日になってから溜まっている請求書を2−3時間を2−3日やっていました。9営業日に社長に送って、請求書のまとめ等の数字を送っていました。加えて、入金チェック表というのも月初から2営業日で対応していました。

当時、わたし1人でやっていたため、毎日23時くらいまでかかっていました。

それがメリービズにやってもらってから月初の忙しい時期も20時くらいに帰れるようになりました。

仕事おわりに普通に友達にあえるようになった(笑)

つぎの仕事にもエネルギーができてきますね。

磯山氏:土曜日とかに、メリービズからも返事がきて、ドキッとしたことがあります。(笑)でも土日もやってもらっていて助かっています。

高島氏:メリービズのおかげで採用活動に集中できるようになっています。

磯山氏:バックヤードって結局やること腐るほどあるじゃないですか?なのでキャパをもっていないと、新しいことできないんですよ。新卒のパソコンの準備だとか、内定式の準備だとか。懇親会、インターンの準備とか。ある程度フリーの時間がないと出来ない。それがいまは時間がとれるようになってきています。

高島氏:新しいことやっています。

優秀な方が、真の力を発揮できるためのパートナー

(これからどんな挑戦をしていきますか?)

磯山氏:総務はあなたね、法務はあなたね、とか、それぞれに担当がいれば良いのですが、全部やってもらっているので。

英語できるのも彼女だけなので。タイで展示会いってもらい、現地での広報活動もお願いしました。相当マルチに活躍してもらっています。

新しいことをお願いしても、それがいつの間にかできている。

その結果、高島は上半期の社内の優秀賞を獲得しました。

彼女が優秀で出来ることはみんなわかっているので、今後それをどうやって仕組み化するのか、仕組みをつくる側になるということに移ってもらっています。つぎのフェーズとして。今後は、高島には指示出し役、絵を描く側とになってもらいたいと思っています。

作業もメリービズにひとつずつ剥がしてもらっています。いまは後輩を育ていて、高島がやっていた人事の仕事ができるようになってきています。

その上で高島にはどんどん新しい業務やプロジェクトにチャレンジしてもらっています。

Pマーク取得、コンプライアンス、予実管理の精度向上とかやることはまだまだありますね。

(今日はお時間ありがとうございました!)

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