不断のコミュニケーションが生んだ「理想の状態」──成長を続けるユーザベースを支える経理組織の事例

不断のコミュニケーションが生んだ「理想の状態」──成長を続けるユーザベースを支える経理組織の事例

本記事でお話を伺ったのは、ソーシャル経済メディア『NewsPicks』や経済情報プラットフォーム『SPEEDA』などを運営するユーザベースだ。同社は2008年の創業以来、破竹の勢いで成長を遂げ、現在はシンガポール、中国、米国にも海外進出し、売上高138億、従業員数611名（いずれも連結、2020年12月当時）を誇るグローバル企業となった。

急成長を遂げてきたユーザベースグループを支えているのが、今回お話を伺ったAccounting & IR Divisionのみなさんだ。ユーザベース本社のみならず、国内外15社のグループ会社の経理業務を担当するAccounting & IR Divisionがメリービズの『バーチャル経理アシスタント』を導入したのは、2020年4月のこと。

「現場で作業を担当するメンバーの負担を軽減するために導入を決めた」と語るのは、Accounting & IR DivisionにおいてBusiness Process Management Team Leaderを務める久保華子氏だ。久保氏に加え、グループ会社の経理業務を担当する金子裕子氏と中島有紀氏をお招きし、『バーチャル経理アシスタント』導入前後の変化をお伺いした。「運用を開始してすぐに全てが順調というわけではなかった」ユーザベースとの取り組みの内情を聞いた。

「イレギュラーな依頼」にも柔軟に対応

──『バーチャル経理アシスタント』を導入する前、御社の経理組織はどんな課題を抱えていたのでしょうか。

株式会社ユーザベース　Business Process Management Team Leader　久保華子氏

久保：一言で言えば、業務過多です。私たちのチームは15名ほどのメンバーでユーザベース本体だけではなく、国内やアジアにあるグループ会社の経理を担当しています。最近グループ化した会社では独自で経理業務を行っているところもありますが、基本的には私たちがグループ全体の経理を見ているので、たとえば経費精算にしても同じ時期に同じ作業が複数ライン走ることになるので、メンバー一人ひとりにかかる負荷は相当のものでした。

──そういった課題を解決すべく、メリービズのサービスを導入したのですね。

久保：そうですね。『バーチャル経理アシスタント』を知ったきっかけは、社長からの紹介でした。「こんなサービスがあるけど、どう？」と。導入ありきの紹介ではなく、導入するかどうかは私たちに任せると言われたので、まずはメリービズさんから話を聞いてみようと思いました。

当時、法定調書を作成しなければならない時期だったのですが、ある子会社においては、作成しなければならない調書の量は多く、内容も細かなものが多かったので、まとめてつくるだけのリソースが捻出できず困っていました。

そこで、「法定調書の作成からお願いできないか」とメリービズさんに打診してみました。本来であれば、そういったピンポイントの依頼は受けていないそうなのですが、他の業務も含め継続的に利用することを前提として受諾していただけました。

そういったイレギュラーな依頼にも対応していただけたことはありがたかったですし、きめ細かな対応をしてくださったことが印象的でしたね。それに、ちょっと雑な依頼の仕方をしてしまったというか、データだけポンッとお渡しして「あとはお願いします」という感じだったのですが、柔軟に対応していただいたので、とてもやりやすいと感じたことを覚えています。

──現在では法定調書の作成だけではなく、経費精算も依頼していただいていますよね。

久保：法定調書の作成以外に何を外に出せるか考えたとき、多くの工数がかかっていた経費精算だろうと。経費精算のチェック業務は中島と金子が担当していたのですが、彼女たちは支払業務も担当しており、それぞれの業務の繁忙期が重なってしまうんですよね。月末月初はどちらの業務もかなりの作業量になってしまい、仕訳作業が遅れてしまうことも。彼女たちの負担を減らし、すべての業務のなかから経費精算を外に出そうと思ったんです。

──『バーチャル経理アシスタント』を導入する以前、作業を担当されていたお二人はどのような状況だったのでしょうか。

株式会社ユーザベース　SaaS Accounting Team　中島有紀氏
中島：大変でしたよ、ストレスもかなり溜まっていたと思います（笑）。何か手を打たなくてはと思ってはいたのですが、急に業務自体を減らせるわけではないので、経費精算の締め切りを少し早めるといった対策を講じることくらいしかできていませんでした。あとは「気合いでなんとか」という状況でしたね。

ポイントは「月に1度の振り返りミーティング」

──導入を決めてから、実際に運用を始めるまではスムーズに進みましたか？

久保：そうですね、かなりスムーズだったと思いますよ。こちらは守りたい締め切りとアウトプットの形のみをメリービズさんに伝え、あとはいただいた質問に適宜答えるような形で準備を進めたのですが、特に苦労したことはなかったですね。あまり時間が取れない中でかなりスムーズに進めてくださったと思います。

株式会社ユーザベース　NewsPicks Accounting Team　金子裕子氏
中島：メリービズさんとのやり取りというより、社内での準備に時間がかかってしまった部分はありましたね。というのも、さまざまな作業のマニュアルは存在するには存在していたのですが、一箇所にまとまっていなかったために、整理してメリービズさんにお渡しするまでに時間がかかってしまったんです。

また、経費精算は当然「この人はこの部署所属」といった人事情報と紐付けながら進めなくてはなりませんが、弊社では異動がかなり頻繁に発生するため、人事情報のアップデートが遅れてしまっていました。正確なデータをお渡しするために人事部門とも連携を取り、情報を整理して……という感じだったので、そこは大変でしたね。

──中島さん、金子さんが実際の作業を担当されていたとのことですが、アウトソーシングサービスを利用することに不安はありませんでしたか？

金子：メリービズさんはこれまでにたくさんの実績を重ねていらっしゃいますし、大きな不安はありませんでしたよ。でも、弊社の事業はかなり多岐にわたっているので、「この費用はこの項目で」という経費精算に関するルールもとても複雑なんです。「ルールを守ってもらいながら、どこまで細かくやっていただけるのだろう」と思っていたことは覚えていますね。実際、運用を始めてすぐに理想の状態を実現できたわけではありませんでした。

──理想的な運用を実現するまでにはどれくらいの時間を要しましたか？また、理想的な状態を共につくり上げるためにどのような打ち手を講じたのでしょうか。

久保：3ヶ月ほどはかかりましたね。ですが、「時間がかかったな」という印象は持っておらず、むしろ想定以上のスピードで理想の状態を実現することができたと思っていますよ。

ポイントになったのは、振り返りミーティングの実施でしょうか。サービスの運用を開始したのは2020年の4月だったのですが、5月から月に1回の振り返りミーティングを実施することにしました。運用を開始した直後は意思疎通がうまくいかなかったり、先程金子が言っていたような仕訳に関する細かなルールがしっかりと伝わっていなかったりしました。そういった問題をクリアするために、月に1回、しっかりとコミュニケーションを図る時間を取ろうと。

日常的なコミュニケーションに加え、月に1回のミーティングによってかなりスムーズに意思疎通ができるようになったと思っています。実際、2020年の5月には大規模な組織変更があったのですが、その際もメリービズさんは完璧に対応してくださいました。

金子：組織変更があった際は毎回設定をいじらなければならず、私自身その設定にかなり頭を悩ましていました。ですが、メリービズさんはお願いしてからすぐにその作業に対応してくださったので、とても感動したことを覚えていますね。

組織は大きく変わった。だけど、まだまだ発展途上

──しっかりとコミュニケーションを図ることでお互いが業務を進めやすい状態を築き、スムーズな運用を実現できたのですね。運用を確立できたことによって、みなさんの業務にはどのような変化がありましたか？

中島：かなり楽になりましたね。納品期限ぎりぎりではなく、期限の数日前にデータを納品してくださることも多いので、他の業務を含めかなり余裕を持って進められるようになったと感じています。ストレスもかなり減ったと思いますよ（笑）。

金子：毎月、工数にして3～4営業日分の業務が減ったような感覚ですね。経費精算が終わらなくて残業することは無くなりました。

中島：私もですね。残業はほとんどしなくなりました。

──久保さんはサービスの導入による変化をどのように感じておられますか？

久保：やはり金子と中島の負担を大きく減らせたことが大きいですね。『バーチャル経理アシスタント』を導入するまでは、社員から経費申請が上がってきたら、部門長がチェックし、その後金子か中島がチェック、そして各グループ会社や部門の責任者が最終承認というフローだったのですが、今は部門長とメリービズさんのチェックのみになっています。

メリービズさんがしっかりと確認してくれるだろうという信頼があるからこそ、このフローを実現できていますし、経理にかかる負担を大きく減らしてくださり、とても感謝しています。

──今後、経理組織としてチャレンジしたいと考えていることはありますか？

久保：定常的な作業ではなく、より頭を使う業務に時間を割ける体制にしていきたいです。私たちの仕事はただ数字を管理すればいいというわけではなく、事業を成長させるために事業側が使える数字をつくっていくことだと思っています。

経理がさまざまな数字を見ながら事業側に「こうすべきではないですか？」と提案していかなければならないと考えていますが、現状ではまだまだそういった提案はできていない。そういった意味で、やなければいけないことは山積みなので、ぜひこれからもメリービズさんにはお力を貸してもらいたいです。