お悩み別！経費精算システム比較9選&虎の巻をご紹介

更新日：2024/01/12

公開日：2023/02/14

「経費の計上に手間がかかる」「申請にミスが多い」「不正がないか心配」など、経費精算は申請者にとっても経理担当者にとっても大きな負担となっています。経費精算業務によりコア業務に支障が出ているようなら、一刻も早く手を打つべきでしょう。

そこでおすすめしたいのが、経費精算システムの活用です。経費精算システムとは、経費精算を行う上で必要な申請書の作成、承認、その後の仕訳から会計ソフトへの流し込みまでを効率的に進めるシステムです。システムを導入することで経費精算業務にかかる労力を大幅に削減でき、コスト削減にもつながります。すでに多くの企業が導入していますが、なかには「どのサービスを使えばいいかわからない」と悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、お悩み別のおすすめ経費精算システムをはじめ、サービス選定のポイントについても解説していきます。

経費精算システムの必要性・メリット

まずは、経費精算システムの必要性とメリットについて解説します。

経費精算の業務工数を大幅に削減し、経理業務を効率化

経費精算システムを導入すると、申請者・経理担当者それぞれの作業工数を大きく削減し、効率化を図ることができます。
それぞれ見ていきましょう。

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●申請者側のメリット
・経費精算書の作成が楽になる

●申請者側の業務フロー参考例
　①経費の支払い→②経費精算書の作成→③提出→④立替金の受領
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申請者側のメリットは、経費精算書の作成負担が減ることです。申請者は経費精算書の作成に時間がかかっていおり、特に、領収書の内容や交通費の転記、勘定科目の記入は工数がかかります。実質的な作業工数よりも期日が短く単純業務であることから、精神的な負担感が増えているとも言えるでしょう。
経費精算システムを使えばこうした転記や入力作業をほぼゼロにでき、煩わしさを軽減できます。また、OCR機能を備えた製品であればスマートフォンを使って領収書を読み取るだけで、システム上の精算書フォームに経費科目や金額が自動入力されます。
入力ミスや入力漏れ、経費の金額が上限を超えたときなどに通知してくれる機能もあるため、承認者や経理担当者からの差し戻し自体が減少することも魅力です。

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●経理担当者のメリット
・仕訳や集計をシステム上で自動処理することができる

●経理担当者側(承認側)の業務フロー参考例
①経費精算書の受理→②経費内容の確認→③仕訳・帳簿への転記や集計→④立替金の支払・振り込み
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経理担当者にとってのメリットは、システム上で仕訳まで登録できることです。経理担当者は、経費の用途、金額の確認から立替金の支払いまで、丁寧に処理しなくてはいけません。そのため、ミスを避けるために工数がかかります。また、経費精算は決算だけでなく、税務処理も必要であるため、気が抜けません。
経費精算システムを導入すれば自動処理ができるようになります。特に、会計ソフトやクレジットカードと連携すれば、人力の作業をより減らすことが可能です。入力ミスや申請金額の上限超過など、これまで目視で確認して手動で差し戻しが必要だった部分についても、システムで代替できる場合があります。

経費精算プロセスの可視化によりリスク管理ができる

経費精算システムを導入することで、経費精算のプロセスを可視化することができます。申請や承認の履歴が残るため、金額に差異が発生した場合でも原因追跡が容易になります。

また、適正な手続き・手順を社内に浸透させることができ、内部統制の強化にもつながります。加えて、誰でも同じ手順で業務を進められるので、属人化を防止することが可能です。経理担当者が変わった際も業務の引き継ぎがスムーズになり、経費精算業務がストップしてしまうリスクを減らすこともできるでしょう。

経費精算システム導入前に見るべきチェックリスト

経費精算システムを導入するのが不安な方は、ぜひチェックリストを活用して自社の課題を洗い出しましょう。このチェックリストにより、どのような機能が必要か、課題がどこにあるのか、が明確になります。

いかがでしたでしょうか。すべて該当しない、ということは難しいかもしれません。全体で3つ以上、もしくは影響範囲の大きい最後の2つが該当する場合は、経費精算システムの導入を検討しましょう。

次は、選定プロセスに移ります。

経費精算システム選定の虎の巻

次に、経費精算システムを選ぶ上で着目すべき4つのポイントについて解説します。これらのポイントに留意して自社にとって最適なシステムを選びましょう。

①会計ソフト等とAPI連携が可能か

経費精算システムと会計ソフトがAPI*連携できれば、経費精算に関わる仕訳データを会計ソフトに自動的に取り込むことが可能です。本来必要だった帳簿への転記作業が不要になり、決算業務が楽になります。

API連携できない場合も、経費精算システムからCSVデータを出力し、会計ソフトへデータを流し込むことで連携可能です。ただし、CSVデータ連携の場合は注意が必要です。想定より手入力が必要だったり、CSVデータの加工処理が必要だったりと、余計な作業が発生してしまうことも。すでに会計ソフトを運用している企業の場合は、そのソフトと連携がスムーズにいくかどうかをチェックしておきましょう。

なお、クレジットカードとの連携も注目すべきポイントです。従業員の方に法人カードを活用いただければ、経費精算の申請自体が不要になり、業務効率が上がります。

ちなみに、経費精算システムの導入と同時にクラウド会計ソフトの導入も進める場合は、同じシリーズの製品も見ておくと良いでしょう。仕訳入力までがシームレスになります。ただし、現在は経費精算システムのみを販売しているシステムの性能も上がっているため、会計ソフトに無理やり合わせる必要はありません。選択肢の一つとして同製品のシステムも見てみる、ぐらいでちょうど良いでしょう。

*API 「Application Programming Interface」の略称。システム同士をつなぎ、ほぼ自動で情報を連携させることができる。

②ワークフロー機能が使いやすいか

企業規模が大きくなるにつれ、経費精算フローの承認数は増えていきます。また、経費科目によって承認経路が異なり、別の承認者が承認することもあるでしょう。「わかりやすい設計ができそうか」「自社でカスタマイズできそうか」といった点が選定軸になります。

なお、選定軸の話ではありませんが、ワークフローはシンプルにすることをおすすめしています。必要以上に作り込んでしまうと、承認者の変更や部署異動の度にメンテナンスする必要があり、手間が増えるからです。必要最低限の階層を用いたワークフローで運用することをおすすめします。

また、経費精算システムを導入していても紙の運用を続けている企業様はいらっしゃいますが、避けることをおすすめします。紙をプリントアウトして申請を行う仕組みは、紙の保管や申請に手間がかかり、現場の方の負担となってしまうためです。

③システム利用料と経費精算のボリュームが見合っているか

「システムにかける費用の元が取れているのか」は大変重要なポイントです。その際注目すべきは、経費精算の件数になります。もしも月々の経費精算の件数が少なく、科目やルールもあまり細かくないということであれば、経費精算システムを導入しても無駄になってしまいます。
「件数が多すぎる」「一つ一つの処理が追いつかず、ミスが目立ってきた」といった課題に対し、システムの機能を照らし合わせましょう。必要最低限の機能を並べたうえで、料金比較をすることをおすすめします。

また、経費精算システムの多くの製品はユーザーごとに課金されます。月額制のサービスと比較しながら、どちらが自社にとって合っているかを検討し、導入を進めましょう。

④従業員にとって使い勝手が良いか

経費精算システムを導入したものの社内に浸透せず、理想的な運用に至るまで時間がかかってしまったというケースも少なくありません。操作が難しいシステムを導入すると、慣れるまでに時間を要したり、かえってミスが多くなる恐れもあります。「画面が見やすく直感的に操作できるか」「今までの運用方法をできるだけ変えずに運用できるか」など、従業員が使いやすいシステムかどうかを慎重に見極めることが肝要です。

システム導入の事前準備として、社内で活用を促す方法を考えておくことも大切です。導入後に研修やサポートを実施しているシステム提供会社もありますので、必要に応じてカスタマーサポートの有無もチェックしておきましょう。

経費精算システム比較9選

ここからはおすすめの経費精算システムをご紹介していきます。

	初期費用	月額利用料	トライアル	導入実績
楽楽精算	100,000円	30,000円~	あり	12,000社以上
マネーフォワードクラウド経費	なし	2,980円~	30日間	4,000社以上
ジョブカン経費精算	なし	1ユーザー440円~	30日間	150,000社以上 ※シリーズ累計
Concur Expense 経費精算システム	なし	29,000円~	なし	46,000社以上
freee経費精算	なし	1ユーザー500円~	30日間	非公開
ジンジャー経費	非公開	1ユーザー500円~	14日間	非公開
Staple	なし	1ユーザー600円~	30日間	非公開
J’sNAVI NEO	なし	30,000円~	30日間	600社以上
HRMOS経費	なし	29,000円~	30日間	非公開

※2023年2月14日時点、すべて税別表記。

楽楽精算

出典：「楽楽精算」　rakurakuseisan.jp

経費精算の伝票データを科目別・部門別などの区分ですぐに集計できるので、経費分析に必要な情報を簡単に取り出せます。会計ソフトとの連携に強みがあり、API連携をはじめ、30製品以上の会計ソフトの取り込み口に合わせたCSV連携が可能です。電子帳簿保存法への対応もいち早く済ませており、幅広い企業が利用しているのが特徴です。

公式サイト	https://www.rakurakuseisan.jp/
運営会社	株式会社ラクス
初期費用	100,000円
月額利用料	30,000円～
無料トライアル	あり
ポイント	①累計導入社数No.1。利用企業数1万社以上（2022年12月時点） ②お客様満足度94％。導入時には専任の担当が電話とメールでいつでもサポート ③項目・レイアウト・フローを自由に設定できるので使い慣れたフォーマットを再現できる

マネーフォワードクラウド経費

出典：「マネーフォワードクラウド経費」　https://biz.moneyforward.com/expense/

経理担当者から「馴染みやすい」「使い勝手が良い」と好評であるマネーフォワードシリーズ。「マネーフォワードクラウド経費」は同シリーズの「マネーフォワードクラウド会計」とシームレスに連携できることが特徴です。そのため、すでに「マネーフォワードクラウド会計」を導入している企業には、特に推奨するシステムです。さらに、モバイル送金・決済サービスとの連携によって立替金のキャッシュレス送金が可能です。現金の立替をなくしたい場合もぜひご検討ください。

公式サイト	https://biz.moneyforward.com/expense/
運営会社	株式会社マネーフォワード
初期費用	なし
月額利用料	年額プラン：2,980円～月額プラン：3,980円～ *51名以上の場合は別途見積
無料トライアル	30日間
ポイント	①経費精算システムのユーザー支持率No.1 *ITトレンド上半期ランキング2022経費精算システム ②科目毎にエラー・アラートを設定することで、申請の不備を軽減することが可能 ③開発スピードが強み。年間40〜50回のアップデートで日々使いやすく改善

ジョブカン経費精算

出典：「ジョブカン経費精算」　https://ex.jobcan.ne.jp/

低価格で手軽に導入できる「ジョブカン経費精算」です。1ユーザーあたり月額440円とお手頃な料金設定に加え、ジョブカンシリーズを利用していれば、1ユーザーあたり月額385円とさらにお得。無料でお試しも可能です。また、機能がシンプルで扱いやすいので、初めて経費精算システムを導入する企業にも最適です。初期設定の開発は必要ありません。

公式サイト	https://ex.jobcan.ne.jp/
運営会社	株式会社DONUTS
初期費用	なし
月額利用料	1ユーザーあたり440円～ *500名以上の場合は別途見積
無料トライアル	30日間
ポイント	①シリーズ間の強い連携。充実のラインナップで従業員の入社から退社までをサポート ②使いやすさにこだわったかんたん・シンプルなUI ③業界最安クラスの金額。ユーザー数に応じて課金

Concur Expense 経費精算システム

出典：「Concur Expense 経費精算システム」　https://www.concur.co.jp/expense-management

経費規定の違反を手動チェックすることは手間がかかります。Concur Expenseでは、自動でチェックする機能が備わっており、不正対策も問題ありません。出張管理機能が充実し、スムーズな出張申請、航空券やホテルの予約、経路検索、タクシー配車に加え、QRコード決済やコーポレートカードとの連携が強みです。多言語に対応しており、外国籍の社員が多く在籍する企業や、外資系の企業によく重宝されています。

公式サイト	https://www.concur.co.jp/expense-management
運営会社	コンカー株式会社
初期費用	なし
月額利用料	中小企業向け「Concur Expense Standard」：29,000円〜中堅・大企業向け「Concur Expense Professional」：従量課金制
無料トライアル	なし
ポイント	①国内市場8年連続で売上シェアNo.1を獲得 ②世界的なソフトウェア企業SAPの傘下。システム開発力、セキュリティの信頼度 ③PayPay、S.RIDEなどの様々な外部サービスと連携し、経費の入力レスを実現

freee経費精算

出典：「freee経費精算」　https://www.freee.co.jp/accounting/workflow/

freee会計やfreee人事労務との連携がスムーズです。freee会計を導入している企業なら、利用プランによっては追加費用をかけずに、経費精算システムを利用できます。さらにはスマホを通じて申請から承認まで行うことができます。申請者はスマホで写真を撮影するだけで、必要な情報を自動で読み取り入力でることが魅力。経理担当者は、転記と振込ファイル作成を自動で行える、業務効率の向上が見込めます。

公式サイト	https://www.freee.co.jp/houjin/keihiseisan/
運営会社	freee株式会社
初期費用	なし
月額利用料	1ユーザー500円~ ※利用ID数20名以上から利用可能
無料トライアル	30日間
ポイント	①中小企業導入シェアNo.1のクラウド会計ソフト ②AI搭載。クラウド会計ソフトで特許権を取得。学習エンジン搭載 ③初心者でも使いやすい設計。必要な作業に応じてホーム画面からボタンを選択、項目を入力するだけで完了

ジンジャー経費

出典：「ジンジャー経費」　https://hcm-jinjer.com/keihiseisan/

人事管理をはじめ、勤怠管理や給与計算、労務管理など、8個のプロダクトと組み合わせて利用できるのが最大の特徴です。従業員の手続き関係を一元管理できます。また、スマートフォンアプリにも対応。スマホからの申請や承認が可能で、スキマ時間を利用して経費精算業務が行えます。交通系ICカードの読み取りや定期区間金額の自動控除も可能です。

公式サイト	https://hcm-jinjer.com/keihiseisan/
運営会社	jinjer株式会社
初期費用	非公開
月額利用料	1ユーザーあたり500円～
無料トライアル	14日間
ポイント	①人事管理、勤怠管理、給与計算、経費精算などの情報を共通の人事データベースに集約できる ②HRに特化した企業による開発。担当者のお悩み・使いやすさに寄り添ったシステム ③システムサポートの手厚さ。システムの導入から初期設定、運用方法の提案まで一気通貫

Staple（経費精算サービス）

出典：「Staple」　https://staple.jp/ja/home

従業員による経費の立て替えや精算作業をできるだけなくすことを目的にして運営されています。Stapleと一体化したプリペイドカード「Stapleカード」を利用して交通費や出張旅費を支払うことで、利用履歴の経費レポート化などが可能です。交通系ICカードの利用履歴を読み取る無料のリーダーアプリも提供しています。主要会計ソフトである弥生会計をはじめとして、ミロク・freee・MFクラウド・勘定奉行・A-SaaS・FreeWay・PCA会計X・Crew・JDLの計10社の会計ソフトと連携することが可能です。特に、弥生会計との相性は抜群です。Kyashとの連携や、社員用のクレジットカードを発行できることが特色です。経費精算業務のほとんどをまとめて行ってくれます。

公式サイト	https://staple.jp/
運営会社	クラウドキャスト株式会社
初期費用	なし
月額利用料	1ユーザーあたり600円～
無料トライアル	30日間
ポイント	①法人プリペイドカード一体型経費精算サービス。利用履歴のレポート化が可能 ②リアルタイムダッシュボードに支出のデータがリアルタイムで生成される ③主要会計ソフト計10社との連携が可能。Kyashとの連携や社員用のクレジットカード発行も

J’s NAVI NEO

出典：「J’sNAVI NEO」https://www.jsnavineo.com/

JTB社が開発した経費精算に加え、旅費交通費精算ができるシステムです。一般経費や交通費、交際費などの経費精算はもちろん、出張時の立て替え、仮払い、突合せ作業も不要。社内規程に合わせてカスタマイズできるのも魅力です。また、勘定奉行クラウドなど、各会計ソフトとの連携（CSV出力・API連携・アドオン開発）も可能です。加えて、JTBならではの出張手配機能も特徴的です。J’s NAVI NEOを介して手配したチケットの支払いは会社一括請求となり社員立替が不要。利用実績データの連携ができるので、カラ出張などの不正を抑止できます。

公式サイト	https://www.jsnavineo.com/
運営会社	株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ
初期費用	なし
月額利用料	30,000円～
無料トライアル	30日間
ポイント	①申請から出張まで一気通貫で。社内規定に合わせたフロー設定、画面のカスタマイズが可能 ②導入時は専属SEが、稼働後はサポートチームが、手厚いサポートで導入・運用をヘルプ ③JTBならではの出張手配機能。利用実績データの連携ができるので、カラ出張などの不正を抑止

HRMOS経費

出典：「HRMOS経費」https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/

誰でも直観的に操作ができます。1クリックで処理を完了できるので、システムに不慣れな人でも作業を進めることが可能です。また、さまざまな機能が標準搭載されていることも注目すべきポイントです。基本的な経費精算機能をはじめ、交通費生産や出張精算、承認フロー、レシートや領収書の情報を簡単に読み取れるAI-OCR機能、ICカードの読み込み、クレジットカードやAmazonビジネスとの連携なども標準搭載されています。勘定奉行シリーズやSuperStreamシリーズ、弥生会計など60種類以上もの会計ソフトと連携できるため、あわせて使用すれば仕訳データの出力も簡単。自社サーバで利用可能なオンプレミス型も用意されています。世界トップレベルのセキュリティサービスで稼働しています。

公式サイト	https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/
運営会社	イージーソフト株式会社
初期費用	なし
月額利用料	29,000円～
無料トライアル	30日間
ポイント	①1クリックで直感的に処理できる、使いやすいUI ②経費精算に特化。リーズナブルな価格で交通費精算・出張精算・支払依頼など機能が充実 ③60種以上の会計ソフトと連携可能。データの出力・読み込みを自動化できる

経費精算業務の効率化に成功した事例

クックパッド株式会社

理想の経理組織を作るべく、基幹システムの刷新を行った同社。データの一元化・可視化には成功したものの、社内からは「使い方がわからない」といった問い合わせが激増。経費精算の処理というルーチンワークでリソースが圧迫されることに。理想とはかけ離れた状態になってしまった現場の負担を軽減するべく、特に大きな負担がかかっていた立替経費の精算業務をアウトソースすることにしました。

アウトソーシング導入後、経費精算のプロセスを刷新。同社の経理チームでは最終確認と振込データの作成のみ担当するようになり、7営業日かかっていた業務が2営業日で完結するようになりました。現場でもおよそ85%の人が「経費精算が楽になった」と回答。システムとアウトソーシングを掛け合わせ、経費精算における事業メンバー・経理メンバー双方の負担を軽減することに成功した事例です。

「どんなときでも」事業に貢献するコーポレート部門をつくる──プロセスのアウトソースによってつくり上げた、クックパッドのルーチンワークなき経理組織

株式会社ユーザベース

経費精算に多くの工数がかかっており、他業務も重なる月末月初の作業量が膨大に。多忙により担当者はストレス過多の状態になっていたといいます。負担を軽減するためにアウトソーシングを導入。

導入前は、現場から経費申請が上がってきたら部門長がチェックし、その後経理担当がチェック、そして各グループ会社や部門の責任者が最終承認というフローでしたが、導入後は部門長とメリービズスタッフのチェックのみになっています。結果として、3~4営業日分の業務量を削減でき、経費精算による残業を無くすことができました。経費精算にかかっていた負担を減らせたおかげで、事業を成長させるための時間をより使えるようになった事例です。

不断のコミュニケーションが生んだ「理想の状態」──成長を続けるユーザベースを支える経理組織の事例