創業100周年を迎えた老舗企業が「会社の歴史上、初めての試み」のパートナーにメリービズを選んだ理由

創業100周年を迎えた老舗企業が「会社の歴史上、初めての試み」のパートナーにメリービズを選んだ理由

加工製品商社として日本の製造業を支える井上特殊鋼株式会社。創業は1920年、100年の歴史を持つ老舗企業だ。

全国に拠点を持つ同社が月間で対応する請求書の枚数は2,000枚、明細の件数は2万5,000件にも及ぶ。この膨大な請求書の処理を担当していたのは、現場の事務スタッフたちだ。「中には手書きの請求書もある」ため、システムによる自動化もままならず、作業の効率化は進んでいなかった。

現場スタッフの手によって行われてきた経理作業を刷新するために導入されたのが、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』だった。導入当時、同社取締役・総務部長を務め現在はグループ企業である西川機械製作所・代表である水上敏郎氏と、営業本部の古川勝洋氏に、決定の背景を聞いた。

月間2万5,000件の明細──膨大な作業への対応力と、コストの低さが導入の決め手

──現在、どんな業務をメリービズに依頼しているのでしょうか。

水上：仕入れに関する経理業務です。仕入れ先から送られてくる請求書の明細の内容を、私たちが管理している仕入れのデータと突き合わせて確認し、支払う──この確認作業をメリービズさんにお任せしています。

──そういった作業を依頼することになった理由を教えてください。

水上 敏郎氏（西川機械製作所 代表）

水上：まず、対応しなければならない量がとても多いんですよね。全社合計で月に対応しなければならない請求書は約2,000枚、明細にして約2万5,000件。全国に15ヶ所ある営業所がそれぞれ対応するので、いち営業所あたり、約150〜200枚の請求書、1,500〜2,000件の明細を1人から3人のスタッフで対応する体制になっていました。

規模が大きな営業所には、営業事務と経理事務が在籍し、後者が請求書の確認作業に当たっていましたが、この作業に要するのは月10日くらいなので、経理事務の手が空いてしまうことも多かったです。

一方、小さな営業所では1人の事務担当が営業事務と経理事務を兼任している状態でした。普段は営業のサポートをしているのですが、月に10日は経理業務に付きっきりになってしまうので、現場の営業担当からも「営業に関する仕事をお願いしにくい」という声が上がっていました。全ての営業所において、仕入れの経理作業の取り扱いに困っていたんですよね。

──営業所の規模に関わらず、対応を考えなければいけない業務だったということですね。

水上：会社として「これはどうにかしなくてはならない」と対応を考えていました。メリービズさんに依頼する前も、手書きで送られてくる請求書をスキャンして電子化するなど、確認のスピードを早めるための工夫をしていましたが、どうしても限界がありました。これは外部に依頼した方がいいのではないかと考えるようになったんです。

──アウトソーシングを検討し、最終的にメリービズをお選びになった理由をお聞かせいただけますか？

水上：対応の柔軟さとコストの低さが決め手ですね。他のアウトソーシング企業にも相談したのですが、その多くはオフィスに人を常駐させる形でした。先ほど申し上げたように、お願いしたいと思っていた作業にかかるのは、月に10営業日程度の工数。常駐してもらっても、お任せする仕事が常にあるという状態にはできませんし、そもそも「月10営業日だけ仕事をお願いしたい」という依頼を聞いてくれるアウトソーシング企業はなかなかありません。

メリービズさんはそういった要望にも「柔軟に対応できる」と。作業をオンラインで完結させるため、私たちが営業所にデスクやパソコンを用意する必要もありませんし、月10営業日分だけ仕事を依頼することになるので、常駐型のアウトソーサーよりもコストを抑えられる。

最初にメリービズさんから見積もりをもらったときはびっくりしましたよ。「え！？こんなに安いの？」って。社長に稟議を出したときも「こんなうまい話があるか」と疑われましたよ（笑）。通常のアウトソーシングよりは安いんだろうなと思っていましたが、想像以上でしたね。

「信頼したのは、その実績」

──導入決定後、実際の作業フローをつくり上げていくのは、古川さんがご担当されたそうですね。メリービズとの業務はどのように進みましたか？

古川 勝洋氏（営業本部：左）、野口 佳代氏（営業本部：中央）、近藤 潤氏（営業本部：右）

古川：まずお願いしたのは、作業手順のルール化ですね。社内システムがあり、そのシステムに明細のデータを弊社で入力していくのですが、その入力形式が営業所によってバラバラだったんです。どの営業所でどんな齟齬が発生しているのか、我々も把握できていなかったので、メリービズさんに入ってもらいながら、改めて作業の手順化、ルールの明確化を進めました。

そして、ルール化が済んだところで、トライアルを開始しました。まずは、本社の仕入れに関する経理業務をメリービズさんと共同で進めることにしたんです。

──これまで自社だけで完結していた業務を、外部パートナーと進めるのは簡単なことではないと思うのですが、何か問題は発生しませんでしたか？

古川：いえ、特に問題は発生しませんでしたよ。社内システムにアクセスしてもらうことになるので、セキュリティ面の懸念はあったのですが、そこは水上が社長とも話をして「大丈夫だ」という結論を出していたので。

水上：そうですね、会社の歴史上初めて基幹システムを外部のパートナーに開放することになるので、そこは慎重に検討をしました。最終的にはメリービズさんを信頼しようと。なぜ信頼しようと決めたかといえば、たくさんの実績をお持ちだから。

メリービズさんについて調べてみると、これまでにセキュリティ面で何か問題が発生したことはないようでしたし、担当者と話をしてみてもセキュリティに対する意識はかなり高いように思えました。私自身、システム管理の業務が長かったので、仕組みでなんとかできるとも思っていましたが、最後は信頼できるかどうかで決めようと。その決断は間違っていなかったですね。

──これまでたくさんの企業をサポートしてきた実績を信頼していただいたんですね。本社でのトライアル期間は問題なく進んだとのことでしたが、その後はどのような流れだったのでしょうか。

古川：本社での業務で確立したルールとフローを、全国の営業所に展開していきました。6ヶ月で全拠点においてメリービズさんとの業務を進められるようにしようとスケジュールを立て、推進していきましたね。

──営業所への展開を進める中での苦労などがあれば教えてください。

古川：この工程も問題なく進みましたよ。スケジュールに遅れも出ませんでしたしね。

強いて挙げるとすれば、現場で経理業務を担当していたスタッフから不安の声は上がっていました。具体的には「本当に自分の仕事は減るのか？」といった不安ですね。アウトソーシングをすると、依頼のコストが増えたり、何かトラブルが発生したときに、結局は現場の社員が対応せねばならず、精神的な負担も作業負担もかえって増えてしまうことがあると思うんです。メンバーもそういった事態を危惧していたのでしょう。

しかし、全営業所での稼働が始まって約1年が経過しますが、現場から聞こえてくるのは「導入してよかった」という声ばかりですね。メリービズさんの丁寧なサポートによって、全営業所のメンバーがストレスを感じることなく、新たな業務フローでの仕事を進められています。リモートで作業ができる体制になっていたことで、新型コロナウイルスの影響を最低限に抑えられたことも、現場のメンバーにとっては大きなメリットだったのではないでしょうか。

長い歴史を持つ会社こそ、「自分たちのやり方」を見直してほしい

──今後、経理業務において改善したい部分などはありますか？

古川：メリービズさんのご協力もあり、仕入れに関する作業はかなり効率化できましたが、私たちのビジネスには仕入れだけではなく、売る工程もある。今後はこの部分を改善していきたいですね。

売る工程の経理業務で発生するのは、実際に売ったものと、「これだけ払いました」と納品先から送られてくる明細を突き合わせる作業。作業自体は仕入れの部分と大きく変わらないので、ここもメリービズさんと協力すればかなり改善できるのではないかと思っているんです。

──製品を買う、あるいは売るといった工程は、製造業を展開する企業のバリューチェーンには必ず存在しますよね。

水上：製造業マーケットには、私たちのように長い歴史を持っている企業も少なくありません。そういった企業の中には、昔からの方法に慣れてしまって、問題を問題だと気付けていない企業もあるんです。「この業務はとても工数がかかる大変な仕事だけど、こうするしかないんだ」と思い込んでしまっている企業が少なくない。

経理業務はそういった「問題だと思われていない業務」の一つに過ぎませんが、その一つでも変えることができれば、会社にとっては大きなメリットになる。非効率なやり方で経理業務を進めている多くの企業にとって、メリービズさんのサービスは有効な打開策になると思っています。経理業務で困っている、あるいは困っていることにすら気付けていない会社にどんどんアプローチして、多くの会社にとっての“救世主”になってもらいたいです。