ミッションは「円滑な店舗運営の実現」──LUSHの経理組織が、危機的な人手不足を乗り越えられたワケ

ラッシュジャパン合同会社

業種
自社ブランド (LUSH) 化粧品の製造・販売・輸出入
従業員数
約1,200名

ミッションは「円滑な店舗運営の実現」──LUSHの経理組織が、危機的な人手不足を乗り越えられたワケ

今回お話を伺ったのは、スキンケアなどの化粧品やバス用品を製造販売するフレッシュハンドメイドコスメLUSHの経理業務を一手に担う、財務経理部 ジェネラルアカウンティングチームのみなさん。

国内に展開する小売店の総数は、75。「ジェネラルアカウンティングチームの最大のミッションは、円滑な運営をサポートすること」と語るのは、同チームでマネージャーを務める渡辺奈穂子氏だ。一般的な経理業務に加え、店舗スタッフからの細かな問い合わせなどへも対応する同チームだが、2021年の3月まではたった3人ですべての業務にあたっていたそう。「かなりハードな状況」を打開するために導入したのが、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』だった。

渡辺氏に加え、スーパーバイザーの松井志保氏をお迎えし、同チームが抱えていた課題や『バーチャル経理アシスタント』導入の経緯、これからの展望を伺った。LUSHの財務経理部はいかにして、危機的な状況を乗り越え、約600人のスタッフの「働く」を支えているのだろうか。

「たった3人」で、国内外の経理業務からリテール部門のサポートまでを担当

──御社の経理業務の特徴からお伺いできればと思います。

渡辺:業務のカバー範囲がとても広いことですね。弊社には大きく分けて製造部門とリテール部門があるのですが、現在は私たちの所属するジェネラルアカウンティングチームがすべての経理業務を一手に担っています。そして、弊社では私たちのようないわゆるスタッフ部門は、お客様と直接の接点を持つリテール部門のメンバーが気持ちよく働けるための存在であると位置づけられています。何よりもリテールが優先されるということですね。

──具体的にはどのようにサポートしているのでしょう?

松井:一般的な経理業務はもちろんですが、小売店のメンバーから寄せられる細かな問い合わせに答えることも私たちのミッションですね。国内に75店舗存在する小売店のスタッフから「この勘定はどうしたらいいでしょうか?」「交通費の精算ってどうしたらいいですか?」といった問い合わせが寄せられます。そういった問い合わせに対応しているわけです。

──販売部門からの細かな問い合わせに対応していると。それはたしかに一般的な「経理組織の仕事」ではないですよね。

渡辺:ですが、それが私たちのアイデンティティだと言っても過言ではありません。LUSHにおいては「リテール部門をサポートすること」がスタッフ部門の最も重要な仕事なんです。


国内に展開する小売店は75店舗

──もちろん、製造部門の経理業務も担当しながら。

渡辺:製造部門に関して言えば、製品を作るための原材料の輸入など、海外と関わる仕事も多いです。リテール部門の業務と合わせて考えれば、輸出入に関わる会計処理から一般的な売上管理、経費処理、あるいは先ほど申し上げたような各店舗の細かなサポートなど、業務のカバー範囲はとても広いと言えるのではないでしょうか。

──ジェネラルアカウンティングチームのメンバーはどれくらいいるのでしょう?

渡辺:現在は5名です。

──もう少し大きなチームを想像していたのですが……。

渡辺:これでも増えたんですよ(笑)。2021年の3月までは3名体制でしたから。

──それはかなり大変そうですね…。

渡辺:そうですね。「人手が足りていないこと」が私たちのチームが抱える大きな課題だったんです。2019年の中頃までは充分な体制を整えられていたのですが、メンバーの退職や産休が重なって、メンバーの数が段々と減っていってしまった。

人員不足を補うために派遣社員を採用したのですが、なかなか問題解決には至らず……。というのも、私たち側に問題もあったと思うのですが、私たちと派遣の方、双方のニーズを満たせる関係を築けなかったんですよね。派遣の方にお任せしたいと考えていたのは、定常的な業務だったとはいえ、先ほども申し上げたように業務は多岐にわたりますし、それなりの知識やスキルが求められる業務です。一般的な会社の経理担当が行う業務とは異なる点も多かったので、なかなか定着していただくことができず……。

──そういった問題を解決するために、『バーチャル経理アシスタント』を導入していただいた?

渡辺:はい。元々ルーティン業務を外注するというアイデアはあったんです。そこで会計事務所なども含めて、さまざまな選択肢を検討する中で、メリービズさんのサービスも候補に上がりました。

──導入の決め手はどのようなポイントだったのでしょう?

渡辺:コストと経験ですね。会計事務所でいえば、私たちが想定していたコストをオーバーしてしまう場合が多かった。メリービズさんのようなサービスを提供している企業は他にもありますが、やはり御社は経理業務に特化したアウトソーサーとして圧倒的な実績を持っている。業務を外注することは初めてだったので、やはり知識と経験を持った方々にお願いしたいと思って、メリービズさんを選んだんです。コストに関しても「え!こんなに安いの!?」と驚くほどでしたから(笑)。

「メリービズのスタッフのみなさんは、私たちのお手本」

──導入決定後の業務設計はスムーズでしたか?

渡辺:はい。非常にスムーズに進みましたね。先ほども申し上げたように、私たちとしては業務を外注することが初めてだったので、どう進めればいいのか分からないわけですよ。段階的にルーティン業務をお願いしたいと考えていたものの、何をどうお渡ししていけばいいのか分からなかったので、とりあえずはマニュアル化しやすい業務からお願いできればいいのかなと。

ざっくりとしたマニュアルがある業務もあったのですが、すべてを詳細化することはできていませんでした。ですので、まずは私たちが持っているマニュアルをお渡しして、そこからはすべてお任せという感じですね。運用に至るまでのスケジュール作成から、質疑応答のための仕組みを整えていただくなど、全てやっていただいたので特に困ることはありませんでした。

──実運用が始まってからも特に問題はありませんでしたか?

渡辺:こちらの担当メンバーの一人が産休に入ったため、私が代役として実務を担当したタイミングがありました。実務に関しては、詳細までを把握していなかったので、メリービズさん側から質問をされてもすぐにはお答えできないことがあったりと、全く問題がなかったわけではありません。

しかし、私が分からない部分に関して、逆にメリービズさん側から教えてもらいながらキャッチアップしていったりと、しっかりとコミュニケーションを図ることで大きな問題にはならなかったかなと思っています。それに、メリービズのみなさんは経理や会計に関する知識が豊富で、話が通じないということが一切ない。そこはとても助かりました。

──実務を担当する中で感じた導入のメリットがあれば教えてください。

渡辺:第三の視点を得られることではないでしょうか。詳細は割愛しますが、ある処理に関して私たちがこれまで行ってきた方法が間違っていたことが分かったんです。メリービズさんからとある数字に関して「ここはどうしてこういう数字になっているんですか?」と質問され、いろいろと調べているうち、先ほど言った処理に問題があることが分かった。

これまで会社として「当たり前」になっている方法や考え方を見直す機会ってそんなにないじゃないですか。何か問題が起これば原因を追求し、それまでの「当たり前」に問題があったことが判明するということはあるかもしれませんが、問題が起こる前に自分たちにとっての常識を疑うのは難しい。メリービズさんからいただく質問が、そういった根本的な部分を見直すきっかけになったので、そこはとても大きいと思います。

フレッシュハンドメイドにこだわったLUSHの製品

──良いコミュニケーションが取れているからこそ、とも言えそうですね。

松井:まさしく。メリービズのスタッフのみなさんはレスポンスがとても早いですし、すべての質問が的を射ている。それに、みなさん優しくて本当にいい人たちばかりなんですよね。優しいメッセージをいただく度、感動しています(笑)。

渡辺:うちのスタッフたちにも「メリービズさんを手本にしなさい」と言っているくらいですからね。

松井:テキストメッセージの難しさってあると思うんです。スタッフさんたちとは一度も対面でお会いしたことはありませんが、それでもみなさんが私たちのことを気遣ってくれていることが伝わってきますし、とてもよく考えてテキストをつくってくれているんだろうなと。そこは本当に素晴らしいなといつも感心しています。

──良い関係が築けているのですね。

渡辺:そうですね。私たちが直近の1年間を乗り切れたのは、スタッフさんをはじめメリービズのみなさんのおかげでしかないと思っています。

松井:業務量が減ったということはもちろんなのですが、精神的にもかなり救われました。先ほど渡辺からありましたが、『バーチャル経理アシスタント』を導入する前は、本当に人手が足りていなくて、かなりハードな環境だったんです。一人ひとりにのしかかるプレッシャーも少なくなかった。でも、メリービズさんという仲間ができたことで、そういった状況は大きく変わりました。冗談ではなく、本当によく眠れるようになりましたから(笑)。

渡辺:正確に算出できるものではありませんが、派遣社員3名分の働きをしてくれていると思いますよ。導入前は正社員採用も考えていたのですが、それも「メリービズさんがいるし、今はいいか」となっているので、派遣社員3名分どころではないかもしれないですね。


LUSHが製造販売するスキンケアなどの化粧品やバス用品

メリービズ導入が生む、「副次的な効果」とは?

──お二人のリソースもかなり空いたのではないかと思うのですが、これからどんなことに取り組んでいきたいと考えていますか?

渡辺:会計領域の整理をしていきたいと考えています。頭の片隅で「あれもやらなきゃな」と思っていたことがたくさんあったのですが、目の前のことに手一杯になってしまい、なかなか手が出せていなかった。おっしゃる通り『バーチャル経理アシスタント』の導入によってリソースが空いたので、重要度は高いけど緊急度は低かったタスクに着手していきたいと思っています。

──さらにメリービズとしてお手伝いできそうなことはありますか?

渡辺:経理系の業務はすべておまかせしたいと思っています。これまでお話ししてきたように、私たちの最優先事項は店舗運営のサポートです。これまでは問い合わせに答えることで精一杯だったのですが、もっとできることはあると思っていて。具体的に言えば、分析ですね。売上の傾向だったり、在庫状況を分析したりして、店舗の売上アップやさらに円滑な店舗運営の実現に寄与していきたいです。

現在、そういった分析系の業務をする部署はもちろん存在しているのですが、私たちにしかできない内容の分析業務もあると思っているんです。そういった部分に注力するためにも、ルーティン作業はすべてメリービズさんにお願いしたいと思っています。

そして、メリービズさんにさらに業務をお願いすることには、チームとしての業務の幅を広げるだけではなく、「スタッフの成長」という副次的な効果もあると思っていて。というのも、これから若手のスタッフが入社したり、異動してくることもある。そのとき、メリービズのみなさんと業務のやり取りをすることが、そのまま経理業務の知識を身につけることにつながると思っているんです。チームとしてのレベルの底上げにも寄与していただけるのではないかと期待しています。

松井:私たちとしては、すべての経理業務をお願いすることに何の不安もありません。私個人としては、業務を外注することが初めての経験で「どんな風に進めていけばいいのかな」と迷う部分もあったのですが、メリービズのみなさんがリードしてくださり、とてもスムーズに進めてこられました。

追加で何かお願いする際もすぐに内容を理解し、何の問題も無く業務を遂行してくださっているので、これからもさらにたくさんの業務をご一緒していきたいと思っています。

ラッシュジャパン合同会社 財務経理部 ジェネラルアカウンティングチーム スーパーバイザー 松井志保氏(左)、財務経理部 ジェネラルアカウンティングチーム マネージャー 渡辺奈穂子氏(右)

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