「地方だから」を、何かを諦める理由にしてはいけない──在北九州ベンチャーが、理想の経理組織をつくるまで

「地方だから」を、何かを諦める理由にしてはいけない──在北九州ベンチャーが、理想の経理組織をつくるまで

医療・福祉の分野において、国の制度とユーザーのギャップをITで解決するソフトウェアメーカー、株式会社ヴィンテージ。医療・福祉関連業務に特化したソフトウェアをシリーズ展開し、福祉システムの導入実績は全国300法人を突破（2021年6月時点）。とりわけ日常生活の自立支援をする事業の業務支援システム「らいと」については、東京23区・全国政令市ともにシェア50％を獲得している（2021年10月時点）。

同社は創業以来12年もの間、経理の専門家が不在の状態だった。経理部門の「あるべき姿」を作り上げようと試行錯誤の末にたどり着いた最適解が、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』だったと言う。

メリービズのサービスのどこに魅力を感じたのか、ヴィンテージが描く経理部門の「あるべき姿」などについて同社取締役の郷田氏にお話を伺った。

創業以来ずっと経理部門の「あるべき姿」がつくれず…

──『バーチャル経理アシスタント』を導入する前の経理部門の状態をお聞かせください。

郷田：創業以来12年間「経理の専門家不在」の状態でした。

創業当初の経理業務は請求書発行が複数あるだけのシンプルなものだったので、他の業務と兼務でも対応できましたが、事業拡大に伴い手一杯になり精度を欠くように。

その後、経理専任担当者を配置したこともあるのですが、経理の専門知識をもって業務を組み立てるところまではなかなか至らず、今振り返れば証憑管理なども十分とは言い難い状態でした。

──メリービズのサービスを導入しようと思った経緯について教えてください。

株式会社ヴィンテージ　取締役　郷田郁子氏

郷田：きっかけは、経理専任担当者の退職です。

後任の採用も検討したものの、専門性の高い職種だけにマッチングの難しさを痛感しました。なぜなら私たちが求める人材は、当社の経理をよく理解したうえで改善提案ができ、なおかつ当社で使用している『マネーフォワードクラウド』の機能を使いこなせる経理のプロ。

しかし、地方ではそもそも転職市場に経理経験豊富な人材の数が少なく、運よく見つかったところで、そういった人材を正社員雇用するとなると人件費が高額になってしまうし、フルタイムで雇用するほどの業務量はない。そのため、私たちが求める経理機能を雇用という形で叶えることは難しいのではないかと考えはじめていました。

ちょうどその頃、オンラインアシスタントが出てきた時期でした。社内業務のIT化も順調に進んでいたので、さまざまな企業で導入実績のあったメリービズさんにお願いしてみよう、という結論になったんです。

──導入前はどのような課題感がありましたか？

郷田：一般的な経理部門の「あるべき姿」がつくれていなかったことが課題でした。

例えば、担当者が支払い前に請求書を上司に確認する、売掛金の消込をする、などの手順が十分に整備されてませんでした。これまでの経理担当者も適切な指導があればきちんと業務を進めることができたと思うのですが、当社に経理の専門家がおらず、教育体制も整っていなかったため、適正な経理業務ができていない状況でした。

決め手は圧倒的な実績数。豊富なケーススタディに期待大

──メリービズのサービスを選んでくださった理由は何でしたか？

郷田：決め手となったのは、圧倒的な実績数です。それに裏打ちされた多様なスキルと経験値の高さに魅力を感じました。

私たちと同じような中小企業や引き継ぎがうまくいっていない企業など、当社と境遇が似ている実績が豊富にあるとお聞きしたので、何とかしてもらえる安心感と期待感がありましたね。

あとは、費用です。当時の状況やお願いしたい業務を伝え見積もりを出してもらったところ、当社の予算内で対応いただけるというお話だったので、迷うことなく導入を決めました。

──「あるべき姿」を実現するために、メリービズはどんなことで貢献できていますか？

郷田：経理の一般常識的な観点からアドバイスをいただく中で、「当社としてここは譲れないから、こうしてみたい」といった投げかけに対して、「だったら、こうした方がいいですよ」といった当社の意を汲んだご提案をしていただけることです。

日常生活に例えるなら、外出するときは「カーテンを閉める」「電気を消す」「エアコンを消す」「雨戸を閉める」「鍵を閉める」といったチェックポイントがいくつかあると思うんですね。

以前の当社は「電気を消すことは知っていたけど、エアコンを消すようには言われなかったので、消しませんでした」とか、「カーテンを閉める必要があったんですね？」といった感じで、経理のルールを理解した上で業務ができていなかったんです。

それが、『バーチャル経理アシスタント』導入後は「この家なら雨戸を閉めた方がいいですよ」だったり、「2時間の外出なら雨戸は開けたままでもいいかもしれません」など、状況に合わせて最適なアドバイスやご提案をいただけています。

実際の業務でいうと、例えば『マネーフォワードクラウド』とネットバンキングの連携において手作業が発生していた部分があったのですが、この件をメリービズさんにご相談したところ、的確な処理プロセスに落とし込んでいただき難なく自動化することができました。業務にかかる工数を減らせる上に、経理上もそのやり方のほうが正しいとのことでした。このようにプロの知見をもらえるため、安心感があります。

私自身、簿記の資格を持っているので基本的な知識はあるのですが、証憑の管理方法や承認ルールなどの実務経験はなく手探りで進めていました。『バーチャル経理アシスタント』導入後は、大きなグランドルールからミクロな業務まで、一つひとつ丁寧に教えていただきながら進めていくことができています。

アウトソーシングで人件費抑制と品質向上の両立が可能に

──『バーチャル経理アシスタント』を導入したことで、具体的な成果はありましたか？

郷田：大きく3つの成果がありました。

1つ目は、業務の正確性が上がりました。ミスが減ったことで、「あれどうなってる？」「これ終わってる？」など、常に気にかける必要が無くなったため、私自身の精神的な負担が軽減され、コア業務に集中できています。

2つ目は、管理部門責任者の私の管理・作業コストが減ったことです。私が一時的に受け持った経理業務を社内のメンバーに引き継げたので、私の業務負担が軽くなりました。メリービズさんが社内の経理メンバーからの質問にも答えてくださっているので、私は最後の承認ボタンを押すぐらいで済むようになりつつありますね。また、経営会議や金融機関に提出する資料作成のお手伝いもメリービズさんにお願いしているのですが、その部分でもとても助かっています。

3つ目は、人件費の抑制です。
サービスを導入する前、総務・経理部門のメンバーは、フルタイムの専任担当者1名とパート2名の3名体制でした。現在はメリービズさんとパート2名の体制になっています。経理のプロをフルタイムで正規雇用することを考えると、コスト抑制につながっています。

──現在、メリービズとやりとりをされている社内メンバーの方からご要望などはありますか？

郷田：Slackでのやりとりを見ていても、スムーズにコミュニケーションが取れている印象です。私と一緒にルール作りをしているときもそうでしたが、曖昧な点をそのままにせず、きちんと訊いてきてくださるので、安心感があります。

こちらからの質問にスピーディにお答えいただけることや、質問内容を的確にまとめてくださるので答えやすいです。文章も前向きなので、気持ちよく仕事ができています。最近、データのやりとりの方法を変えたようですが、そのように少しずつ改善が進んでいくのもいいなと思って見ています。

──今後、経理部門として目指していく「あるべき姿」はありますか？

郷田：当社のような20名規模の企業だと、経験ある専任の経理や人事の担当者を雇うのは難しく、一人が複数の業務を兼務するのが現状です。そこに雑務的な業務が入ってくると、それだけでパンクしてしまうんですね。

最近は日々の入力や振込データの作成など、定型のルーティン業務はメリービズさんにお任せできているので、今後は新たに捻出できた時間や人材を、人事制度の見直しや組織強化に向けた取り組みなど、新たな付加価値を生む業務に注ぎ込みたいと考えています。

少人数で経理・人事部門の業務をこなし、なおかつ新たな付加価値を生み出すことができるのが、今後の「あるべき姿」だと思っています。