経費精算業務の作業時間が「20時間から1時間に」──改善のきっかけは『バーチャル経理アシスタント』

経費精算業務の作業時間が「20時間から1時間に」──改善のきっかけは『バーチャル経理アシスタント』

今回お話を伺ったのは、ボタニカルライフスタイルブランド『BOTANIST』や美容家電ブランド『SALONIA』などのブランドや商品の開発及び販売を手掛け、2020年9月に東京証券取引所マザーズへ上場した株式会社Ｉ－ｎｅ。

かつて同社の経理部門は事業の急成長に伴う業務量の増加と、作業の属人化といった課題を抱えていた。特に業務を圧迫していたのが、月間20時間を要していた経費精算業務。そんな同社が課題解決に向け、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』を導入したのは、2020年3月のこと。

財務経理課で課長を務める杉江徹郎氏、『バーチャル経理アシスタント』導入を主導した仲野裕亮氏、そして経費精算作業を担当している山﨑真子氏の3名に、導入を決定した理由から、導入後の変化についてお話を聞いた。「作業量が20分の1になり、改善のサイクルが回り始めた」──大きな成果の裏側には、どんな苦労があったのだろうか。

「植物と共に生きる」をコンセプトにしたボタニカルライフスタイルブランド『BOTANIST』

「経費精算システムを導入しただけでは、課題は解決しなかった」

──メリービズの『バーチャル経理アシスタント』の導入以前、貴社の経理部門はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

仲野：2つの課題がありました。1つ目は、事業の急成長に伴って業務量が増大し、経理メンバーの負担が大きくなってしまっていたこと。システムを導入し、経費精算の自動化を進めていたのですが、どうしても紙による運用は残ってしまいますし「システムに入力されている金額と提出された領収書の金額は合っているか」「日付は正しいか」など、人の手による確認作業の量は段々と増えていました。

株式会社Ｉ－ｎｅ 経営管理本部 財務企画部 財務経理課 課長・杉江徹郎氏

杉江：弊社の事業としての強みは、新ブランドや新商品の開発スピードが速いこと。次々と新商品が発売されるので、必然的に取引先や処理件数もどんどん拡大していくことになります。財務経理課としてはそのスピードに対応していかなければなりませんが、簡単に人を採用することはできませんし、メンバーに掛かる負荷が大きくなっていました。

仲野：業務が属人化してしまっていたことも、課題の一つでした。具体的には、担当変更時に引き継ぎの工数が発生することから、なかなかジョブローテーションに取り組む余裕がありませんでした。そういった状況を変えるために、業務マニュアルを作成していたのですが、即効性・実効性のあるものにするためには更に改良を重ねなくてはならないといった状況でした。

──それらの課題を解決する手段として、経理業務のアウトソーシングを検討されたということですね？

仲野：そうですね。システムを入れたことによって改善された部分もあったのですが、それだけでは解決できない課題があったので、アウトソーシングサービスの導入を検討し始めました。

──メリービズのサービスを知ったのは、どういったきっかけだったのですか？

仲野：さまざまなクラウドサービスが出展しているイベントに参加したことがきっかけですね。そこにメリービズさんもブースを出していたので、お話を伺いました。他にも導入を検討していたサービスもあったのですが、経理業務を専門とするサービスでオーダー型で委託できる点が大きかったです。

また、詳しくお話を聞いて、業務設計から相談できそうだなと思いました。アウトソーシングを検討しているといっても、どのような運用で何をどこまでお願いするのかはまだ決められていなかったので、オペレーションを再構築できる点はとても魅力的でした。あとは、簿記や会計の知識・経験を持ったリモートスタッフさんが業務をサポートしてくれる点も、導入の決め手の一つになりました。

導入後、作業量は「20分の1」に

──導入決定から、実運用開始までの流れを教えてください。

株式会社Ｉ－ｎｅ 経営管理本部 財務企画部 財務経理課・仲野裕亮氏

仲野：メリービズさんのコンサルタントと営業の方にマニュアルをお渡しし、どのような業務分担にするか、どんなオペレーションにするかを話し合いました。その後、実際に経費精算システムにログインをしていただき、テストを重ねました。

また、オンボーディングを進めながら共に業務をブラッシュアップすることもできたので、とても助かりました。

──実際に業務を進める中で問題が生じることはありませんでしたか？

仲野：大きな問題はありませんでしたが、やはり紙の存在は整理する必要がありました。いきなりすべてを電子化するのは税法上の制限もあり難しかったので、システムを利用しつつも紙での運用が残る状態が続きました。

最終的には紙をメリービズさんにお送りし、スキャンして業務を進めることになったので、紙の管理方法に関しては整理することが出来ました。

この取り組みの中で、業務を電子化する意識が進んだのは大きな収穫です。新型コロナウイルスの感染の流行によって、在宅勤務をベースとした運用に変わり、一時的に全ての業務を電子化せざるを得なくなったのですが、メリービズさんとの取り組みを通して事前に多くの作業がリモートでも行えるようになっていたので、スムーズに移行ができました。実際に経費精算を行う事業側のメンバーたちの声を聞いても、問題ないどころかオンラインで完結出来たほうが楽だという意見が多かったので、それを確かめられたことは大きかったと思います。

──効果はいかがでしたか？メリービズのサービスを導入されてから、経理業務はどのように変化したのでしょう。

株式会社Ｉ－ｎｅ 経営管理本部 財務企画部 財務経理課・山﨑真子氏

山﨑：『バーチャル経理アシスタント』導入前は、経費精算関連の業務に月20時間かかっていたのですが、導入後は1時間で完了するようになりました。作業時間量が20分の1になったのにはとても驚きました。

また、経費精算業務の初期作業となる申請内容のチェック業務に関しては、ミスの未然防止や効率化を目的とした細かなルール策定の必要性を感じながらも、主担当が私1人だったこともあり時間に追われて難しい状況でした。 そのような中でメリービズさんが他社事例や専門的見地からアドバイスを頂き、良き相談相手になってくれました。例えば過去の差戻事例から「こういった項目を追加した方がいいのでは」と提案して頂いたことがきっかけで、新たな項目の設定から全社的な効率化につながった事例などもありもありましたし、とても頼もしい存在です。

仲野：先ほど導入の決め手としてリモートスタッフさんの質が高いと感じたことを挙げましたが、ここはやはり重要なポイントです。経理に関する知識・経験が豊富な方が多いので、共に業務を進める中で、たくさんのフィードバックをいただけますし、コミュニケーションコストもとても低く、こちらが全てを言わずとも精度の高い仕事をしてくださっています。

高い付加価値を生むバックオフィス部門の実現に向け、回り始めた「改善のサイクル」

──作業時間が20分の1になり時間的な余裕ができれば、新たな取り組みを始めることもできそうですよね。

杉江：はい、申請者が経費精算でミスを起こさないための仕組みづくりに取り掛かることができました。経費精算業務を内製しているときは、20時間ほどの時間を要していたことは先ほど山﨑が言った通りですが、ではなぜそれほどまでに時間がかかっていたかというと、申請にミスがあったからです。そのミスを見つけ、申請したメンバーにミスの内容を伝え、再申請してもらうことになるのですが、そのプロセスにかなりの時間を使っていました。

ミスが起こらなければ作業時間は減らせますが、時間的な余裕がないために「ミスの要因を分析し、以後ミスを起こさないための施策を考え、実行する」まで手が回っていませんでした。しかし、『バーチャル経理アシスタント』を導入したことによって状況は変わりました。

現在では経費精算上のミスをデータベース化し、どんなミスがなぜ起こっているのかを分析しています。分析結果をシステムの設定に反映させ、再発を防止する仕組みを整え、ミスの内容や傾向をメンバーに知らせ、注意喚起しています。

仲野：業務時間を圧縮できたことで、さらに業務を効率化するための施策が打てています。改善のサイクルが回り始めたことを実感しています。

──今後はどのようなことに取り組んでいきたいとお考えですか？

杉江：バックオフィス部門の役割は、事業の成長を加速させるために、最小のコストで最大の付加価値を生み出すことだと考えています。そういった役割を果たすためには、ルーティン作業で手一杯だという状態は避けなくてはなりません。なぜならば、事業が仕掛ける新たな打ち手や施策を充分にサポートできなくなってしまうからです。「既存の仕事で手一杯なので、新しいことはできません」というバックオフィス部門では事業の成長を支えられません。

メリービズさんのサービスを導入して経費精算業務の効率が大幅に上がり、これまで以上にバックオフィス部門の付加価値を向上させる施策を打てるようになりました。これらの施策は将来的には削減された時間以上の価値を生み出すことが出来ると考えます。今後経費精算以外の領域でも現在の状況を良しとせず、価値を最大化させる方法を模索し続けたいですね。既存の作業量を圧縮し、組織の柔軟性を向上させるアウトソーシングサービスは、バックオフィス部門の価値を高めるために有効だと感じています。

仲野：定常的に発生する“守り”の業務に関しては、メリービズさんなどのパートナーと協力してより効率化し、バックオフィスメンバーは事業を加速させるための“攻め”の施策に集中できるような体制を築き上げたいと思っています。

既存業務の作業効率を上げるためには、業務の仕組み化やルール化を進められる人材が必要ですが、私たちにはメリービズさんという強いパートナーがいます。これからも一緒にPDCAを回していきたいと思っています。

──どんな会社がアウトソーシングサービスの導入を検討すべきだと思われますか？

仲野：経理部門が月末月初に残業している会社はアウトソーシングサービスの導入を検討するべきだと思います。また、1~2名で経理業務を担当している規模の小さい事業者においてもアウトソーシングサービスを導入するメリットはかなり大きいと思います。

全国の経理業務でお悩みの経営者ならびに経理担当のみなさんは、まずはメリービズに相談してみてはいかがでしょうか？