『freee会計』に精通したサービスを探し、1カ月で導入。30％の工数削減を実現

『freee会計』に精通したサービスを探し、1カ月で導入。30％の工数削減を実現

Salesforceの導入支援やコンサルティングなどを通して、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）の実現や仕事の効率化を後押ししている株式会社サンブリッジ。

営業から検収までほとんどすべてのフローをSalesforceで管理し、経理業務については会計ソフト『freee会計』を利用して運用を行っていた同社だが、経理部員の1名が産休・育休に入ることになり、残ったメンバーの業務量が増大。日々のルーティン業務をこなすので手一杯になってしまっていた。

そこで2020年12月にメリービズにコンタクトを取り、わずか1週間後に『バーチャル経理アシスタント』を契約。初めてのアウトソーシング活用ということもあり、導入前は不安もあったというが、業務が回るようになり、「自分ですべて抱え込まなくていいんだ」ということに気付くきっかけにもなったという。

導入による社内の変化や今後の課題について、管理本部の鈴木氏、鎌倉氏にお聞きした。

メンバーの産休で業務量が増え、手一杯の状況に。『freee会計』に詳しいアウトソーシングを探し1週間で契約

株式会社サンブリッジ　管理本部　鎌倉有里氏

――『バーチャル経理アシスタント』導入のきっかけを教えてください。

鎌倉：弊社では、当時5名で経理業務を回していたのですが、そのうち1名が産休に入ることになりました。そこで私がそのメンバーの業務を引き継いだのですが、支払い依頼の起票数が一気に増えるなど、ルーティン業務をこなすので精一杯という状況になってしまいました。当然、ほかの業務にも手が回りません。派遣社員を1名入れたのですが、引き継ぎをする時間すら満足に取れませんでした。そこでアウトソーシングを考え始めたのです。

――人手不足が大きなきっかけだったのですね。ただ、経理業務をサポートするサービスはほかにも選択肢があると思いますが、なぜ『バーチャル経理アシスタント』を選んだのですか？

鎌倉：計画では、『freee会計』を使う比較的シンプルな業務はアウトソーシングし、それ以外の業務は派遣社員の方にどんどん引き継いでいくつもりでした。

そのような計画のもとアウトソーシングサービスを探しはじめたのですが、その時たまたま、以前『freee会計』から受け取ったメールでメリービズが紹介されていたことを思い出したんです。資料を読んだところ、メリービズは『freee会計』にも精通しているということがわかったので、すぐに問い合わせをしました。ほかにも選択肢はあったと思いますが、当時はまずはメリービスの話を聞いてみるつもりでした。

――問い合わせをしてからはどのように進みましたか。

鎌倉：2020年12月下旬にメリービズに問い合わせをして説明を聞き、1週間後には契約をしていたと思います。メンバーの産休が2021年1月末からだったため、メリービズの担当者の方にも「1カ月後には運用を始められるようにしてほしい」と、スピーディーな対応をお願いしました。スモールスタートで構わないので、一刻も早く業務を手伝ってほしかったんです。

――1週間で契約、1カ月で導入というのは弊社でも相当早いペースです。導入を担当した弊社の担当者からは「御社は『freee会計』の設定・運用がかなりキレイで進めやすかった」と聞いています。ただ、短期間で導入することに戸惑いや不安はありませんでしたか？

鎌倉：弊社では派遣社員を頼むことは多いのですが、アウトソーシングは私が知っている限りでは初めてでした。そのため正直、漠然とした不安は抱えていました。というのも、弊社の経理業務には、書類の記載方法などこまごまとしたルールがあり、それに対応するのは簡単ではないと思ったからです。とはいえ、細かくレクチャーをしている余裕もありませんでした。少ない指示でも理解してくれるのか、間違った内容のものがあがってくるのではないか、といった心配はありながらもスタートをしました。

ルーティン業務にかける時間が30％減、残業も削減。『freee会計』に詳しいので簡単な説明でも理解してくれる

――実際に運用が始まってみて、その不安は解消されましたか？

鎌倉：はい。まず導入期間でメリービズの担当者の方と話をした時点で、会話の内容から『freee会計』への知見が深いことがわかって安心しました。リモートスタッフさんも『freee会計』をよく理解していたので、1から10まで細かく説明しなくても作業をイメージして業務を引き取ってくれました。おかげで引き継ぎの時間も最低限ですんでいます。

心配だった内容の間違いもほとんどなく、お任せした支払い依頼も、承認するだけで完了できる状態でしたね。仕事もスピーディーで、たとえば午前中に支払い依頼をお願いするとだいたい午後5時までには終わっています。期待以上の仕事ぶりです。

――リモートだと対面に比べて指示が伝わりにくいのではないか、認識の相違が生まれる原因になってしまうのではないか、と心配する声もよく聞かれます。

鎌倉：私の場合は、派遣社員の方などが隣に座って仕事をしていると、「聞きたいことがでてきたら、いつでも聞ける」と考えてしまう傾向があります。だから逆にSlackでテキストのやりとりをする方が、聞きたいことや伝えたいことをまとめることが意識でき、いいと感じています。お互いの理解に相違が生じた場合も、後でやりとりを見返すことができますしね。

また、Slackであれば自分のタイミングで返信ができるので、集中している時に急に声をかけられて作業を邪魔されることもありません。隣で作業をしてもらうよりも、生産性は高くなった気がします。

――なるほど、確かにそういう側面はありますね。実際にサービスを導入したことによって、どのような効果がありましたか？

鎌倉：リモートスタッフさんに支払い依頼や入金消込をお願いした結果、私がルーティンワークにかける時間は30％ほど減り、支払い依頼の起票数も10％ほど下がりました。一時は増えていた残業も元に戻り、勤務状況はかなり改善された印象です。
鈴木：月次決算も早めることができました。鎌倉さんの残業が減って私も一安心です。これもメリービズのおかげです。

――良い効果が出ていてこちらも嬉しいです。『バーチャル経理アシスタント』活用により空いた時間は、どのようなことに使われていますか？

鎌倉：業務効率化の取り組みに当てています。たとえば弊社の場合、支払依頼書の明細部分の行数が多いために、書類が月末に一気に届くと処理が大変でした。そこでそれらをExcelインポートできるようにテンプレートを作りました。こういった作業は今まで時間がなくてできなかったので、ようやく進められるようになり助かっています。

「全部自分でやらなくてもいいんだ」。導入により意識が変わり、業務の標準化が進んだ

株式会社サンブリッジ　管理本部　鈴木良宏氏

――『バーチャル経理アシスタント』を導入したことで、心理面での変化はありましたか？

鎌倉：業務の標準化をかなり意識するようになりましたね。これまでは漠然と業務を進めていましたが、今ではリモートスタッフさんに引き継げるかどうか、引き継ぐためにはどうしたらいいのかを考えるようにしています。

先日も、今まで『freee会計』の添付書類は自分で作り、リモートスタッフさんには支払い依頼だけを任せていたのですが、添付書類の作成のところからお願いするフローに変更しました。

――だんだんメリービズに依頼する業務範囲が拡大してきているのですね。

鎌倉：そうなんです。これまでは多くの業務について、一気通貫で絶対自分がやらなければいけないと思い込んでいました。ですが『バーチャル経理アシスタント』を導入したことで、「すべてを自分でやらなくてもいいんだ」と気づけたのです。

リモートスタッフさんにはSalesforceのアカウントが付与されていないため、Salesforceからのデータダウンロードはできません。しかし、それ以外の部分で業務を線引きして「ここからはメリービズさんに任せよう」と決めることで、属人化しがちだった業務の一部を切り離すことができています。

――「自分がやった方が早い」と思うと、ついつい業務を抱え込んでしまうことはよくあります。それを見直すきっかけになったのですね。今後は『バーチャル経理アシスタント』をどのように活用していく予定ですか？

鈴木：できれば比較的シンプルな業務は『バーチャル経理アシスタント』や派遣社員にどんどんお任せし、私たちはその内容のチェックに集中したいと思います。そして、空いた時間で経理業務の問題点の把握や改善を進めていきたいと考えています。ただ弊社の場合、Salesforceに依拠していてデータもそこに集約しているため、メリービズさんがその部分にも関与できるようにするためには、Salesforceの権限変更なども考えなければいけません。そのために、まずは社内で運用方法を決めていきたいと思います。

メリービズに頼みたい業務はたくさんあります。今後も期待しています。