請求書の発行代行とは？メリット・デメリットや導入すべき企業の特徴を紹介

公開日：2024/05/13

請求書の発行業務は重要な業務ですが、一連の業務の流れが煩雑な場合、コア業務を圧迫している可能性があります。今回は、そのような請求業務を外部に委託できるサービスについてご紹介します。請求書の発行代行とはどのようなサービスか、メリットやデメリット、導入すべき企業の特徴などを紹介します。

1.請求書の発行代行とは？

請求書の発行代行とは、文字どおり請求書の発行業務を代行するサービスです。請求書の発行代行を利用すれば、「ノンコア業務とされる請求書発行業務を効率化したい」「請求漏れや金額ミスなどのヒューマンエラーを解消したい」といった課題を解決できます。
しかし、一言で請求書の発行代行と言っても、サービス内容は様々なので、自社がどこまでの領域を依頼したいのか事前に確認することが重要です。

請求書発行に関しては主に、以下のような業務範囲があります。

・請求書作成・発行業務
・代金回収作業や回収に伴う確認、消込、支払業務

請求書の発行代行は、取引先ごとへの請求額の確定や請求書の作成、発行や送付といった煩雑な業務を代行します。多くの場合、作成フォーマットや請求書の送り方について柔軟に対応してくれますが、現在の作成方法や送り方を継続できるか、自社で導入している請求書発行ソフトに対応しているか、などあらかじめ確認しておきましょう。

請求書発行の他にも、請求した金額を取引先から回収し、入金確認を行うサービスも多くあります。確認後は売掛金の消込を行い、指定期日までに回収金の振込・請求状況の取りまとめまで対応できるケースもあります。請求書発行に関する一連の業務が網羅されており、幅広い企業に活用されています。

2.多くの企業が抱える請求書発行における課題

請求書発行業務について、多くの企業が抱える課題には、以下のようなものがあります。

・請求書発行時の不備やヒューマンエラーが頻発している
・担当者が多忙であり、業務を代替できる人がいない（人的リソースの確保が難しい）
・請求書のダブルチェックや会計ソフトへの転記などの手間がかかる
・郵送で請求書を送付している場合、請求書の印刷や捺印、郵送の手間が発生する

請求書発行にはいくつかの工程がありますが、担当者数は比較的少ないことが多いです。そのような背景から、煩雑な請求書発行業務が本来やるべき業務（コア業務）を圧迫してしまい、残業しなければならないことも珍しくありません。請求書を作成した後の確認や会計ソフトへの転記に手間がかかるほか、郵送での請求書送付がある場合には印刷や捺印、封入郵送にも対応します。
また、請求書発行は必要不可欠な業務である一方、ミスが発生した際のリスクが大きいため、慎重に遂行しなければいけません。ITツールや代行サービスなどを利用することで課題を解消して効率化を進めたいと考える企業も増えてきました。

3.請求書発行代行のメリット

請求書発行の代行サービスを導入すれば、上記で挙げたほとんどの課題を解決することも難しくありません。それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

3-1.月末月初の請求書発行業務の削減

請求書発行の形式には、単発で発生した取引ごとに請求書を発行する「都度方式」と、月に複数回取引を行う企業に月の取引分すべての請求を一度に行う「掛売方式」がありますが、月末月初は特に掛売方式の発行業務で忙しくなる傾向があります。
請求書発行代行を利用すれば、忙しい月末月初でも、代行会社に取引先のデータを送信したり、フォーマットに入力するだけで済みます。また月末月初は請求書発行だけでなく、他にもやるべき業務が多くあります。月末月初の業務量が減ることで、業務過多が原因で起こっていたミスも減るでしょう。実際の業務量削減以上に、担当者の業務負荷の軽減や残業時間の削減が期待できることは、請求書発行代行の大きなメリットです。

3-2.迅速で正確な対応が可能

請求書の発行代行を利用すれば、ミスなく正確な請求書をスピーディーに発行することが可能になります。請求書の作成を代行するサービスは、多岐に及ぶ経理業務を仕事として受託しているプロ集団であるため、多くの場合依頼を受けてから早くて当日、または1〜2日後には発送できるような体制を構築している会社が多いです。特にWeb上で請求書を発行する際は、件数が多かったとしても、スピーディな請求書の発行が可能です。正確で迅速な請求書発行は、取引先からの信頼向上にも繋がるでしょう。発送のスピードに関しては代行会社によって異なる場合があるため、事前にスケジュールについて問い合わせをしておくと安心です。

3-3.採用・教育などのコスト削減

新たに経理担当者の採用や教育にかけるコストの削減に繋がることもメリットといえるでしょう。従来紙の請求書を発行し、郵送で取引先に送っていた企業であれば、代行サービスを利用してWebでの請求に切り替えた場合、印刷代や郵送費などのコスト削減も期待できます。
ただし、請求書代行サービスでは月額使用料や取引ごとの手数料などのランニングコストも発生することもあります。場合によってはコストが増えてしまうケースもあるため注意しましょう。コスト削減を目的とする場合は費用対効果を十分に検討し、代行サービス業者を選定する必要があります。

3-4.コア業務に集中することができる

今まで請求書の作成に割いていた時間を、直接企業の利益や売上を生み出すためのコア業務にあてることが可能になります請求書の発行はどのような企業でも必要な業務ですが、時間をかけても利益に直結する業務ではありません。請求書の発行をはじめ、立替経費精算や現金出納管理などのノンコア業務はアウトソーシングすることで極力効率化し、業績管理や予算管理・決算管理といった経理におけるコア業務を集中して行い、生産性を向上させていきましょう。

4.請求書発行代行の導入がおすすめな企業の特徴

請求書の発行代行のメリットやデメリットを解説しました。ここでは請求書発行代行の導入がおすすめな企業の特徴を2点ご紹介します。

4-1.請求書業務がコア業務を圧迫している

請求書の発行代行の導入がおすすめなのは、請求書業務が本業を圧迫して生産性への影響が懸念される企業です。
請求書の発行数が多い企業は、比例して作成業務に時間をとられてしまう傾向にあります。特に忙しい月末月初は、請求書発行業務に多くの時間を割かれてしまう経理担当者もいるため、本来のコア業務に集中できない人も少なくありません。請求書の発行代行は繁忙期の請求書作成を代行してくれるため、コア業務に集中することができます。必要なデータの送信やフォーマットへの入力は必要ですが、従来と比べて大幅な生産性向上が期待できるでしょう。

※コア業務とは・・・・企業の利益や競争優位に直結する業務のこと。その企業の業界特性や組織特性とも強い関連性があり、その企業ならではの業務と言えます。経理であれば、フェーズにもよりますが管理会計の構築や予実管理、収益分析・シミュレーションなどのFP&A業務、また投資家や金融機関との折衝やレポーティングなどがあげられることが多いです。

参考：一人経理でもここまでできる！コア業務に集中するための対処法5選｜企業ごとのコア業務具体例も <対策編>

4-2.請求書の不備やヒューマンエラーが多い

請求書の不備やヒューマンエラーが多い企業も、請求書発行代行の導入がおすすめです。請求書の送付先や金額を誤ってしまった場合、請求書の再発行を行わなければならないほか、取引先からの信用を失う事態になりかねません。

また企業によっては、営業部が請求書発行を行ったり、請求業務に携わっていなかった経験の浅い社員が請求書を扱う場合もあるため、不備やヒューマンエラーが起こる可能性があります。ミス防止のために上司や先輩などがダブルチェックする方法もありますが、余計な工数がかかってしまうためとても非効率です。請求書発行代行を利用すれば、ミスやリスクを最小限に抑えることができるため、、信頼維持や工数削減のために、請求書の発行代行の依頼を検討してみてはいかがでしょうか。

5.バーチャル経理アシスタントの活用で請求書発行業務を効率化した事例

ここからは、メリービズが展開する『バーチャル経理アシスタント』を利用した「請求書発行業務」の事例をご紹介します。

約1,000枚の支払請求書の処理が2営業日で完結──
”二人三脚”で実現した、飛躍的な業務効率の改善｜株式会社ベネフィット・ワン

福利厚生事業などを展開する株式会社ベネフィット・ワン。中心事業である『ベネフィット・ステーション』は、利用者数約834万人、導入団体数約11,300団体（2020年4月1日時点）を誇る福利厚生サービスのプラットフォームだ。

同社では毎月1,000枚を超える支払請求書が発生し、その処理を担当する財務経理部の業務を圧迫していた。事業拡大に伴い、増加の一途をたどる請求書処理業務を効率化するために、派遣社員の採用やシステムを内製することも検討したと同社財務経理部・部長の上原大嗣氏は話す。複数の選択肢の中から最終的に選択したのは、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』だった。

上原氏と、財務経理部・リーダーの平澤美枝氏、財務経理部の金田史子氏に、導入の決め手やプロジェクト推進のポイントについて伺った。ベネフィット・ワンの財務経理部が実現した飛躍的な業務効率の背景には、メリービズのコンサルタントとの綿密なコミュニケーションと不断の改善が隠されていた。