今更だけど聞くしかない！経費精算とは？経理担当が知っておくべき基礎知識
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経費精算とは、顧客訪問時の交通費や事務用品などの消耗品の購入といった、社内の業務で発生したあらゆる経費を精算・管理する業務で、経理担当者だけでなく経費を請求する側の従業員にとっても理解を深めておくべき重要なものです。
しかし、「経費」とはどの範囲を指すのか、社内の経費精算フローはどのようになっているのかなど、細かい部分について正しく理解できていない方もいらっしゃるかもしれません。そこで本記事では、改めて「経費精算とは何か」について基礎知識をわかりやすくお伝えします。経費精算の業務フローや注意点を理解したうえで、経費精算業務の効率化を目指しましょう。
1.経費精算とは？
経費精算とは、社内の従業員が業務を遂行するうえで必要となった費用を一時的に立て替え、その後会社側に請求することで払い戻してもらう一連の流れを指します。従業員が立て替えた費用の詳細は、領収書や注文履歴などの書類や経費精算書によって経理担当者に提出されます。経理はその内容を確認・承認して各従業員へ払い戻すのが一般的な流れです。
ここでは、経費精算の種類や経費の範囲・実際の業務フローを詳細に見てみましょう。
1-1.経費精算の種類
経費精算は、主に3つの種類に分けられます。
1.小口精算
小口精算とは、業務で必要な備品の購入や交通費など、従業員が立て替えた経費を小口現金を用いて精算することを指します。ただし、現在はキャッシュレス化が進んでおり、小口現金を使わずに給与と合算で対応する企業が増えています。
2.旅費・交通費精算
出張のために支払った電車やタクシーなどの移動交通費、宿泊先のホテル費用など。
3.仮払精算
長期出張や海外出張などで事前に会社側から受け取った金銭と実際に使用した金額を照らし合わせて精算するもの。
どこまでが経費の範囲になるかは後述しますが、従業員が会社の代わりに立て替えて支払った費用は上記のいずれかに分類されることが多いでしょう。
1-2.経費対象になる費用
経費といっても、従業員が立て替えたすべての費用が対象となるとは限りません。対象となるものの代表例は以下のとおりです。
・旅費・交通費：出張交通費や宿泊費
・消耗品費：耐用年数1年未満の備品費（原則10万円未満）
・交際費：取引先との飲食費や贈答品費
・接待飲食費：交際費の中でも飲食を伴う接待や会食に関連する費用
・通信費：書類の郵送費用やインターネット使用料
・研修図書費：書籍代や講座学習費
・支払手数料：振込みや決済にかかった手数料
・福利厚生費：社内のイベント費用
一方で経費対象とならない費用には以下が挙げられます。
・納付した税金
・プライベートの予定がメインの旅費や交通費
・従業員が私的に使用するものの購入費
・事業に関係のない人が参加する交流会での飲食代
経費として計上すべき費用を漏れなく把握することは、事業運営において非常に重要です。経費として計上すべきものを整理し、適切なコスト管理をしていきましょう。
1-3.経費精算の業務フロー
経費精算は基本的にどの企業でも同じようなステップを踏んで行われます。
1.従業員が費用を立て替えて支払い、領収書を保管する
2.社内所定のフォーマットに領収書を添付し、申請書類を作成する
3.社内の規定に従い、紙または電子データで上長へ提出する
4.上長の承認後、経理担当者へ提出する
5.経理担当者が確認・承認して、対象従業員への払い戻しを行う
6.申請に使った経費精算書を管理・保管する
従業員が行うのは経費精算書を作成し、上長や経理担当者に承認をもらうところまでです。その後は、経理担当者が1件ずつの明細を確認し、経費として計上しても良いかを判断します。また経理担当者は払い戻したら終わりではなく、その後の書類管理や仕訳処理など幅広い付随業務を行うため、多くの工程が発生します。
1-4.経費精算の注意点
経費精算は、「月初●営業日まで」など企業ごとに期限を定めて行います。期限を設定しないと、申請遅延による経理業務の煩雑化や社内全体の決算スケジュール遅延などさまざまな問題を引き起こしてしまうためです。そのため、社内での規定を守り、全員が業務フローに沿って経費精算できる仕組みづくりが求められます。
また、自分で立て替えているものが経費対象となっているかを従業員自身が把握していない可能性がある点にも注意しましょう。従業員に間違った認識があると、経費として認められないものを申請したり、反対に経費精算がすぐに必要なものを申請しなかったりと、経理担当者の確認業務も増えてしまいます。
申請には証憑となる領収書も必要なため、保管を徹底する仕組みを整えることも重要です。
2.経費精算書の種類や注意すべきポイント
企業によって経費精算書のフォーマットは異なります。また、項目に応じて使用すべき書類が決まっているケースが多いです。
ここでは、経費精算書の種類や注意点を解説します。
2-1.経費精算書は3種類ある
申請方法や経費の項目によって、経費精算書を細かく分けて作っている企業も多いです。例えば、以下の3つのような書類が挙げられます。
・仮払経費申請書
企業側が事前にみなしの経費を現金で渡すために、従業員が申請する書類。
・仮払経費精算書
仮払いされた経費を実際どのくらい使ったのかを報告し、過不足を調整するために提出する精算書類。
・旅費精算書
旅費を精算する書類。出張かそれ以外かによって区別され、交通費も含まれることがあります。
特に経費精算額が高額となる場合には、事前に仮払いを行うケースがあります。
立て替え払いと異なり、未来の経費は事前に確定できないため、申請書と精算書を別で作成して精算処理をするケースが多いです。また、旅費精算に関しても出張かどうかで規定が変わるため、用途ごとに上限を定めて申請書を分けることがあります。
2-2.意外と間違えやすい？金額・勘定科目について
経費精算でネックとなるのが、経費がどの勘定科目に当てはまるかわかりにくいという点です。経理担当者のもとに届く経費精算書は、必ずしも正しいとは限りません。
たとえば、従業員が「交際費」と記載していても、領収書や内訳を確認すると「会議費」だったというケースもよくあります。なお、交際費と会議費の境界は一人あたりの飲食代が5,000円を超えるか、社外の人が参加するかどうかです。
経費として認められない場合には、経費計上することができません。先述したように、プライベートの支払いや事業に関係のないものは企業の会計処理には含めませんので、経理担当者は1つずつ金額や明細・勘定科目が適しているかを精査する必要があります。
3.まだExcelで作成してる？経費精算業務のよくある課題
経費精算業務を遂行するうえで、Excelなど表計算ツールを利用して管理する企業も多いでしょう。社内の業務フローを見直す時間がないなど、Excel入力や紙面への記入など長年同じルールで運用していると、業務の非効率化を招いてしまうケースがあります。
そこでこの項目では、経費精算業務でよく発生する問題点を詳しく解説します。
3-1.記入漏れ・誤字脱字などのヒューマンエラー
紙やExcelで経費精算フローを回すと、人によるミスが発生する可能性が高まります。
例えば、書類の記入ミスや誤字脱字といったものが代表的です。紙だけではなくExcelを使用していても、文字の変換ミスや関数のエラー、金額の打ち間違いなどが起こりやすいでしょう。
経理担当者は、提出された精算書に誤りがないかを1枚ずつチェックしなくてはなりません。逆に、チェックする側の経理担当者が数字を見間違えて入力ミスをしたり、入金処理を誤って進めてしまったりすることもあるでしょう。経理担当者が気づかなければそのまま経費精算が実行されてしまいます。計算ミスや入力ミスが頻発すればそのたび修正が必要になるなど、手戻りが多くなります。手作業ゆえのリスクと常に隣り合わせであることのストレスがあり、担当者あたりの負担が増す点も課題と言えるでしょう。
3-2.書類・資料の紛失リスク
経費精算書の管理においては、紛失や改ざん・盗難のリスクも考えられます。
特に紙やExcelで保管している企業は、申請フローの中で複数の関係者に回覧・承認してもらう必要があります。その間にもし書類が失くなってしまったら、経費精算業務は進まなくなってしまいます。領収書などの証憑書類も再発行が必要です。また、第三者によって内容を改ざんされてしまったり、保管していたはずの書類が持ち出されてしまったりといった危険性もないとは言い切れません。経費にかかわる書類の整合性は、社内の会計管理にも影響を及ぼします。経費精算ではこのようにセキュリティリスクが伴う点に注意しましょう。
3-3.経費精算処理の遅延
経費精算のフローは、複数の関係者を経由して処理が進められます。そのため、どこかの工程で遅延してしまう可能性も考慮しなくてはなりません。
例えば、期限までに従業員が経費申請を行わなかった場合や、承認担当者が不在で精算処理がストップしてしまった場合などです。未提出の人がいた場合には、その提出を待ってから書類作成が始まるため、大幅な遅延が発生します。また承認業務が滞るケースとして、上長や管理担当者が長期出張などで不在といった例もよく見られます。
多くの企業が月次処理の一環として経費精算を行うため、1件でも遅れが出ると月次の会計業務全体にも影響が出てしまいます。
3-4.提出の催促や内容の正誤チェックによる工数負担
経費精算業務は企業にとって重要な業務の1つですが、改善できるのであれば対処すべきです。そもそも経理担当者は日々多くの業務量を抱えており、経費精算業務はそのなかでもいわゆるノンコア業務と呼ばれることが多いです。こういったノンコア業務はできる限り効率化し、より重要なコア業務に時間をかける必要があります。
そんな状況下で、従業員へ経費精算を促したり、紙面やExcelで申請内容を逐一チェックしたりしていると業務が複雑化してしまいます。工数が増えるとその分業務時間も増え、決まった期限内で円滑に経費精算業務を終わらせるのが困難になるでしょう。経理担当者の残業や休日出勤が発生する可能性も高まります。
工数の増加は経理担当者に負担をかけるため、その点を理解しておきましょう。
4.課題解消！経費精算業務の効率化
では、どうしたら経費精算業務を効率化できるでしょうか。最後に、業務を効率化するための方法をご紹介します。
4-1.経費精算システムの活用
経費精算システムは、経費の入力・申請・承認などを効率化・自動化してくれるシステムのことです。データのバックアップや申請・承認業務までクラウド上で完結できるものも多いです。
費用を抑えたい、もしくは無料のままで進めたい場合にはフリーソフトやExcelをアレンジして経費精算システムの代用とすることも可能です。しかしながら、セキュリティリスクや業務フローの複雑化を考えると、あまりおすすめはできません。
近年では、経費精算のみならず、クラウド上ですべての経理業務を完結できるクラウド会計ソフトを導入する企業も増えてきました。クラウド会計ソフトは誰でも操作しやすいうえ、現在のフローがどうなっているのかをクラウド上でひと目で確認できます。また、社内規定に合わせて自由にカスタマイズできる点も魅力です。
経費精算を効率化するために必要な方法について気になる方は、ぜひこちらの資料をご覧ください。
また、どの経費精算システムを導入するべきか、おすすめ9選を以下のコラムにてまとめておりますので、ご興味のある方はぜひこちらもご覧ください。
4-2.アウトソーシングサービスの活用
経費精算システムの導入と合わせて活用されているのが、アウトソーシングサービスです。
アウトソーシングは、経理業務のうち一部もしくはすべてを外部の企業へ任せて、社内担当者の負担を軽くするものです。経理担当者は、本来時間をかけるべきコア業務に専念できるようになるため、業務効率化のみならず社内の事業拡大にも役立つでしょう。近年では、経費精算や会計業務をセットで依頼する企業も多くなってきています。経費精算の見直しと合わせて経理部門全体の業務改善も目指すのであれば、アウトソーシングの活用も視野に入れてみてはいかがでしょうか。メリービズ『バーチャル経理アシスタント』は、領収書データの確認や承認、経費精算システムへの入力などをまとめて依頼でき、企業ごとのルールに沿ったご提案が可能です。
『メリービズ バーチャル経理アシスタント』に興味のある方は以下よりご覧ください。
5.メリービズが経費精算を支援した事例
ここでは、メリービズが経費精算をご支援した事例をご紹介いたします。
5-1.株式会社Ｉ－ｎｅ
経費精算業務の作業時間が「20時間から1時間に」──改善のきっかけは『バーチャル経理アシスタント』
今回お話を伺ったのは、ボタニカルライフスタイルブランド『BOTANIST』や美容家電ブランド『SALONIA』などのブランドや商品の開発及び販売を手掛け、2020年9月に東京証券取引所マザーズへ上場した株式会社Ｉ－ｎｅ。
かつて同社の経理部門は事業の急成長に伴う業務量の増加と、作業の属人化といった課題を抱えていた。特に業務を圧迫していたのが、月間20時間を要していた経費精算業務。そんな同社が課題解決に向け、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』を導入したのは、2020年3月のこと。
財務経理課で課長を務める杉江徹郎氏、『バーチャル経理アシスタント』導入を主導した仲野裕亮氏、そして経費精算作業を担当している山﨑真子氏の3名に、導入を決定した理由から、導入後の変化についてお話を聞いた。「作業量が20分の1になり、改善のサイクルが回り始めた」──大きな成果の裏側には、どんな苦労があったのだろうか。
5-2.株式会社リバネス
全員が“経営者”。統一された業務フローがない組織を支える経理が選んだ、「アウトソーシング」という選択
リバネス ( https://lne.st/ ) は「科学技術の発展と地球貢献を実現する」という理念を掲げ、事業を展開している企業だ。在籍するメンバーは、修士号、博士号を保有。それぞれが専門知識を活かし、世界を変えるために「教育」「人材」「研究」「創業」の4分野に焦点を当てたプロジェクトを推進している。現在では、学校、大学等研究機関、企業、ベンチャー等から約15万人が参加する「知識プラットフォーム」を形成するに至った。
教育開発事業においては、学校や自治体、企業と協働し、NEST教育の普及に力を入れ、人材開発事業では若手研究者のキャリア開発に取り組む。また、企業の研究開発を支援する事業も展開。新規事業を創出するためにベンチャー、研究機関、大企業をつなぐ役割も担う。
サイエンス・テクノロジー分野で広範な事業を展開するリバネスの特徴は、メンバーそれぞれが独立し、プロジェクトを推し進めているため、定型化した業務フローを必要最小限に抑えていることだ。営業から経費精算に至るまで、メンバーの裁量で業務が遂行されている。そのため、環境開発室（バックオフィス部門）には柔軟な対応が求められ、負担も大きい。経理部門の担当役員である、同社取締役CFO・池上昌弘氏は「数年前までは混乱を極めていた」と振り返る。
リバネスの経理チームは、いかにして混乱を乗り越え、数百にものぼるプロジェクトを支えているのだろうか。池上氏に加え、経理を担当する鈴木愛斗氏と津久井雅美氏、お三方にインタビューを行った。
経費精算についてまとめ
経費精算では、経理担当者だけでなく全従業員がルールや申請フローを理解することが欠かせません。1つ1つミスの積み重ねで、社内全体に多くの影響をもたらすことも理解しておく必要があります。
経理担当者が抱える業務は経費精算だけではありません。経費精算業務のフローを円滑にするだけでも大幅な業務改善が実現できるでしょう。業務改善に不安がある場合は、経費精算システムの導入やアウトソーシングを活用するのもおすすめです。
『メリービズ バーチャル経理アシスタント』では、複数の経費精算システムと連携した業務改善のご提案や委託のご相談をお受けしております。気になる疑問は、お気軽にお問い合わせください。
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