経理業務の効率化事例5選！効率化するステップや具体的な方法も紹介

経理業務の見直しを図る企業が増えてきています。慢性的な人手不足や法改正対応に追われ、現状のリソースでは手が回らない状況は珍しくありません。しかしながら、経理の効率化の手法は世の中でオープンに語られないことがほとんど。そこで本記事では、経理業務を効率化するメリットや具体的な方法、効率化に成功した事例を紹介します。すぐに取り入れられる手法もありますので、ぜひご活用ください。

1.経理業務を効率化するメリット

経理業務の効率化には多くのメリットがあります。まずは、経理業務を効率化することによるメリットを「コスト削減」「リスク回避」「働き方改革」の3つに分けて見てみましょう。

1-1.コスト削減につながる

経理業務を効率化するメリットとして、コストを削減できる点が挙げられます。代表的なコストとして、オフィスで使用する設備や備品のコスト、電気や水道代などのインフラコスト、実際に業務を行う人にまつわるコスト（人件費）等があり、経理効率化はこれらのコスト削減に効く施策です。

たとえば、時間や人手を多く割いている非効率な業務をスリム化できた場合は、今後かかっていたはずの人件費の削減につながります。短時間かつ少人数で同じ業務を行えれば、設備費やインフラコストの削減にもつながっていきます。

1-2.人的ミスを防げる

経理業務は一般的にシンプルな入力・計算・確認業務が多く、ヒューマンエラーが発生しやすい業務と言えます。どんなにベテランの方が注意を払っても、人が取り組む以上ミスが起きる可能性はゼロにはなりません。
一方、計算・入力業務を効率化できれば、人的ミスは大幅に軽減できます。

ミスを防ぐための手法として、よく挙げられるのがITツールの導入です。計算・入力・集計業務をツールが代行すれば、ミスを防止でき、業務スケジュールにも余裕が生まれます。さらに、シンプルな業務を減らせる分、重要で複雑な業務に人や時間を割けるようになるため、経理部全体の生産性も向上するでしょう。

1-3.時間や場所にとらわれない、多様な働き方が実現できる

承認フローや業務プロセスを見直して効率化すると、社員の働き方にもよい影響を与えられます。

経理担当者は、テレワークが一般化した近年でも出社する機会が多く、なかなか業務効率化の恩恵を受けられない傾向があります。しかし、紙を使った業務をなくしたり、クラウドツールを導入してリモート環境でも経理業務ができる労働環境を整えれば、自宅で十分に業務を行えます。テレワークに限らず、時短勤務やフレックスタイム制度の導入、ワーケーション、地方や海外に住む方の採用には、効率的で無駄のない業務体制が欠かせません。

優秀な人材の確保のためにも、経理業務の効率化は重要です。

2.経理業務効率化のステップ

では、経理業務を効率化するには、どのような手順で進めていけばよいでしょうか。一般的には以下3つのステップを踏んで、効率化を実現していきます。

2-1.①経理業務を時系列に沿って書き出す

まずは、現在行われている業務をすべて抽出し、どの程度の業務を実施しているのかを客観的に把握しましょう。業務の洗い出しの手法に迷われる場合は、時系列で書き出していくと、状況を理解しやすくなるのでおすすめです。

たとえば、以下のようにリストにして書き起こしてみます。

＜朝〜午前中の業務＞
・メールチェックや本日の業務内容確認
・売掛の入金や引き落とし状況の確認
・出納管理
・前日までの取引伝票の起票や仕訳、ファイリング

＜午後〜退勤までの業務＞
・銀行で通帳記帳や小口現金の引き出し
・経費や領収書の精算処理
・データ集計や会計ソフトへの入力
・人事/労務担当者とのミーティング
・取引先企業の調査
・請求書や領収書のファイリング

次に、日々の業務を週単位、月単位で洗い出します。
時系列で業務の可視化ができたら、特に工数がかかっている業務、問題の多い業務に当たりをつけます。

＜例＞
・ファイリング業務がすべて手作業かつ紙ベースなので、必要な書類をすぐに見つけられない
・起票から承認までのフローで担当者不在などがあり2日程度進まないことがある
・煩雑な業務がひとりの担当者に集中している　など

2-2.②業務ごとに具体的な作業を洗い出す

経理業務の時系列のリストアップだけでは、全体から見て漏れがある可能性が高いです。そのため、時系列のリストアップの次に、各業務領域ごとの行動を確認し、記載漏れがないかチェックしてください。

例として、先ほど挙げた業務の詳細内容に、業務領域の観点を加えたものを記載してみます。

＜伝票起票や仕訳・ファイリング＞
・担当者とのメールややり取りの確認
・金額の再確認
・精算処理
・売掛金処理
・領収書のチェック
・受領処理
・部門別にファイリング

＜銀行での記帳・引き出し＞
・記帳・残高確認
・送金・振り込み
・小口現金の引き出し・預け入れ

＜会計ソフトへの入力＞
・現金出納を確認しながら帳簿入力
・通帳へ記帳した内容を転記
・帳簿残高と現金残高の照合

＜データ集計＞
・発注データ・出荷データの入力
・部署・部門別売上の入力

＜人事担当者とのミーティング＞
・給与計算で不備がある方のチェック
・確認が必要な方について相談

＜取引先の調査＞
・相手方企業の財務状況リサーチ
・過去のトラブルや取引事例などの調査

＜請求書作成＞
・請求データの取得
・チェックや修正
・伝票起票
・送付
・入金状況の確認や問い合わせ

業務領域ごとに見える化をすると、当初の洗い出しよりも多くの課題が見えてきます。

2-3.③効率化もしくは削減できる作業を見つける

最後に、現状の経理業務の中で、効率化や削減が可能な業務を見つけます。

効率化を行うフレームワークはいくつかありますので、自社にあったものをお試しください。一つの例として、ここでは「ECRS（イクルス）」と呼ばれる手法をご紹介します。ECRSとは、「排除（Eliminate）」「結合（Combine）」「再配置（Rearrange）」「単純化（Simplify）」の略で、4つの視点で自問自答しながら業務を分析する手法です。

排除（Eliminate）
・その業務はなくせるか？
・業務自体に意味はあるか？
・業務をなくすにはどんな方法があるか？

結合（Combine）
・その業務は別の経理業務と一緒にできるか？
・担当者は本当に複数人必要か？ひとりではできないか？
・業務を分離する意味はあるか？
・複数の業務をまとめたほうが早くなるか？

再配置（Rearrange）
・業務工程の入れ替えは可能か？
・別の方法で同じ業務はできるか？
・担当者を変えたらスムーズになるか？

単純化（Simplify）
・業務をもっと簡単にできないか？
・単純なプロセスにならないか？

上記の質問にひとつずつ当てはめて考えていくと、改善できる部分がいくつか思い浮かんでくるはずです。
長年続けてきた業務ほど、細分化して業務を分解していけば、意外と不必要な業務プロセス・人員配置があるものです。

課題がリストアップできたら、解決した場合のインパクトを考慮し、優先順位をつけていきます。優先順位を関係者間で合意できたら、手段を決めていきます。利用中のシステムやフォーマットの見直し、アウトソーシング活用、担当者の変更などを実施しながら、効率化に挑戦してみてください。

3.経理業務を効率化する具体的な方法

ここからは、具体的に経理業務を効率化する方法を紹介します。先ほどリストアップし、優先順位をつけた業務の課題点と照らし合わせながら、最適な方法を探しましょう。

3-1.クラウド会計ソフト・業務システムを導入する

経理業務を効率化する方法として、代表的なものにクラウド会計ソフトや業務ソフトの導入があります。従来の経理業務ではオンプレミス(スタンドアローン)のシステムやExcelなどの表計算ソフトを使う場合が多く、業務内容の複雑化によってリアルタイムで処理ができなかったり、Excelの処理能力が追いつかなくなるケースもあり、ミスの誘発が懸念されていました。

そこで、経理業務全般の改善を図る場合は、クラウド会計ソフトの活用をおすすめします。クラウド会計ソフトには銀行やクレジットカードと連携したサービスも多く、自動で明細データを取得して帳簿への記帳けまで行ってくれるものも多いです。銀行に行って記帳する手間も省けるうえ、手入力で仕訳や記帳をする必要もなくなるため、業務時間を削減できるでしょう。オンプレミスのシステムにはない、場所や時間にとらわれずにアクセスできる点も魅力です。

業務ソフトは、ミスを防ぐだけでなく、日々の精算処理や伝票起票業務を自動化できる便利なツールです。毎日のように行う業務を効率化すれば、ほかの業務に人員を充てることができるなど、部門全体の効率化を図ることができます。

3-2.キャッシュレス化を進める

キャッシュレス化の推進も有効な手段です。小口現金を銀行で引き出し、精算・出納管理・残高の照合などを1件ずつ処理すると、付随する業務によりミスが誘発されやすくなります。特に多いのが、現金残高と帳簿残高に差異が発生するケースです。差異が発生すると原因特定に時間や人手を取られ、他の業務進捗にも支障をきたします。

小口現金のやり取りをキャッシュレス化すれば、従来の業務負担を軽減できます。たとえば、経費精算システムを導入してICカードやクレジットカードの精算履歴から必要経費の把握をおこない、支払い手続きをします。キャッシュレスなら電子データのみのやり取りで完了するため、現金出納管理や手書きの記帳が不要で、ミスも発生しにくいです。

また、キャッシュレス化によって入出金状況を正確に素早く把握できるようになるので、承認にかかっていた工数も削減することができます。

3-3.会計関連書類のフォーマットを統一する

経理担当者は業務の種類に応じて複数の書類やフォーマットを使い分け、社内外のさまざまな方とやり取りをしています。しかし、部署や取引先によって、書式や記載ルールが異なるケースも多いため、書類の不備や読み取りミスが生じやすい点に課題を感じることもあるでしょう。

そのため、明確に書式ルールやフォーマットについて規定がないのであれば、経理担当者が扱いやすいフォーマットに変更してもらうよう相談してみることも方法の一つです。フォーマットを統一することで重要な数値やデータの見落としが減り、書類の処理時間を短縮できます。たとえば、金額の表示方法や表示場所、フォントサイズ、入力項目数など些細なことについてルールを定めるだけでも違ってくるでしょう。

まずは部署間のやり取りに使用するフォーマットから改めていき、可能であれば取引先に利用する書類も変更していきます。

3-4.経理アウトソーシングを活用する

経理業務のアウトソーシングも近年活発化しています。アウトソーシングとは、外部への業務代行・業務委託を意味し、ルーティン業務が多く発生する経理部の業務を効率化するには相性のよい手法です。経理に特化したアウトソーシング会社を選べば、業種業界やジャンルを問わず、柔軟に経理業務を代行してくれます。

経理アウトソーシング会社が対応できる業務には、以下が挙げられます。

・記帳や仕訳
・会計ソフトへの入力
・経費精算のチェック・一次承認
・請求書の発行や受領時の処理
・入出金管理や問い合わせ
・月次決算業務

法改正や社内のルール変更などの変化に合わせて、業務を進めてもらえる点も魅力です。経理業務をアウトソーシングできれば、社内の経理担当者は経営者への提案や管理会計・データ分析といった利益に直結しやすい業務（コア業務）に注力でき、社内全体の生産性も高められるでしょう。さらに社内の繁忙状況に合わせて稼働人数を調整できることから、担当者の負担軽減も可能です。

4.経理をアウトソーシングして効率化した事例5選

最後に、経理業務のアウトソーシングを行い、効率化を成功させた実際の企業を5社紹介します。業界に関わりなく、経理業務のアウトソーシングを検討する際の参考にしてください。

4-1.業務量が増えても、メンバーは増やさない──スマートニュースが目指す、バックオフィスの理想形とは｜スマートニュース株式会社

成長企業が直面する、従業員数に伴うバックオフィス部門の業務負荷の増加。新たなシステムの導入や、人材を採用することで対応を行う企業は多い。しかし、企業が目指すのは、恒常的な成長だ。業績が好調であればあるほど、「そのとき」に合わせて構築したシステムや、組織の形は、すぐに陳腐化してしまう。バックオフィス部門は、このジレンマにいかにして向き合うべきなのだろうか。

そのヒントを探るため、スマートニュースを訪れ、インタビューを行った。2012年に創業したスマートニュースは、創業後わずか2年でアメリカ進出を果たした。現在の従業員数は500名。提供するニュースアプリ『SmartNews』は、現在、約3,000以上もの媒体と提携し、ニュースを提供している。

事業の急成長に伴う経費申請業務の拡大を、バックオフィス部門はいかに支えたのだろうか。「組織がどれだけ拡大しても対応することができる業務設計を目指した」と語る藤倉氏は、その実現のために、メリービズのバーチャル経理アシスタントを選んだという。メリービズがサポートし、実現した「会社の急成長を支えるバックオフィス業務」とは、どのようなものなのだろうか。

4-2.すべては「事業継続のための経理構築」──100年続く老舗製缶企業がメリービズを伴走者として選んだ理由｜水戸部製缶株式会社

1910年の創業以来、1世紀以上にわたり独自の製缶技術を継承し、時代や顧客の変化に応える商品を届け続けてきた水戸部製缶株式会社。同社の総務部は長く一人の担当者が担っており、製缶事業を支えてきた。

しかし、担当者の定年退職に伴い、業務の引き継ぎを進めることに。半ばブラックボックス化していた膨大な量の経理業務を引き継ぐ必要があるにもかかわらず、後任探しは難航。安定した経理体制を構築することもままならない状況に陥った。

このままでは事業継続が危ぶまれると判断した総務部の田村様は、社長の水戸部様と共に経理業務のアウトソーシングに着手。メリービズ『バーチャル経理アシスタント』を導入したことで、安定稼働ができる総務部の体制構築に成功した。コア業務に集中できる環境が生まれ、経理DXの促進にもつながっている。

そこで今回は、総務部の改革を主導した水戸部様、田村様の奮闘の日々について伺った。

──今では当初の狙い通り、安定した体制を構築されたのですね。

田村：メリービズさんに入っていただいたおかげで、例えば私の出張中でも業務を止めることなく、文字通り安定して稼働できる体制になりました。人手不足が大幅に解消されただけでなく、業務の見える化・効率化を進めることができ、一つ一つの処理にかかる時間も短くなりました。

当初課題に感じていた紙やはんこの業務も少なくなり、紙伝票についてはすべてクラウド会計システムに移行。業務プロセスと共に改善できたことが効率化の要因だと考えています。

4-3.経費精算業務の作業時間が「20時間から1時間に」──改善のきっかけは『バーチャル経理アシスタント』｜株式会社Ｉ－ｎｅ

今回お話を伺ったのは、ボタニカルライフスタイルブランド『BOTANIST』や美容家電ブランド『SALONIA』などのブランドや商品の開発及び販売を手掛け、2020年9月に東京証券取引所マザーズへ上場した株式会社Ｉ－ｎｅ。

かつて同社の経理部門は事業の急成長に伴う業務量の増加と、作業の属人化といった課題を抱えていた。特に業務を圧迫していたのが、月間20時間を要していた経費精算業務。そんな同社が課題解決に向け、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』を導入したのは、2020年3月のこと。

財務経理課で課長を務める杉江徹郎氏、『バーチャル経理アシスタント』導入を主導した仲野裕亮氏、そして経費精算作業を担当している山﨑真子氏の3名に、導入を決定した理由から、導入後の変化についてお話を聞いた。「作業量が20分の1になり、改善のサイクルが回り始めた」──大きな成果の裏側には、どんな苦労があったのだろうか。

メリービズさんのサービスを導入して経費精算業務の効率が大幅に上がり、これまで以上にバックオフィス部門の付加価値を向上させる施策を打てるようになりました。これらの施策は将来的には削減された時間以上の価値を生み出すことが出来ると考えます。今後経費精算以外の領域でも現在の状況を良しとせず、価値を最大化させる方法を模索し続けたいですね。既存の作業量を圧縮し、組織の柔軟性を向上させるアウトソーシングサービスは、バックオフィス部門の価値を高めるために有効だと感じています。

4-4.レガシーな業務フローが効率化・テレワークの導入の障壁に──紙中心からクラウド化へ、メリービズと伴走した経理DX事例｜株式会社アーバンスペース

企業ブランディングのうえで欠かせないCI（コーポレート・アイデンティティ）。30年以上にわたり、特に自動車ショールームにおけるCIを基にした店舗設計の総合プロデュースに携わってきたのが株式会社アーバンスペースだ。

同社では関連会社と合わせて2社分の経理業務を担ってきたが、デジタル化の波にのれず、紙ベースの旧態依然とした処理が行われていた。そのため業務量が多く、日々目の前の仕事に追われる日々が続いていたという。だがテレワークに対応できないこと、人員減の際に立ち行かなくなることから『バーチャル経理アシスタント』を導入。スピーディーに改革を進め、業務効率化を実現し、人員が減っても対応できるようになり、コストカットにもつながった。

同社が抱えていた問題、改革の流れを、総務・経理部次長の大野智永子氏に伺った。

念願のテレワークを実現！メンバーの意識も変わり、さらなる業務効率化にまい進

──『バーチャル経理アシスタント』の導入により、どのような効果がありましたか？

大野：以前は5人で行っていた業務を3人で回せているので、『バーチャル経理アシスタントの』利用料を考慮しても、少なくとも社員1人の給与分くらいのコストカットができています。

目標だったテレワークも、郵便物の受け取りなどのため出社をゼロにすることはできないのですが、週3日は在宅勤務を実現できています。銀行に行く回数も、月1回くらいになりました。ここはもっと減らせると思っています。また月末月初でも残業はゼロ。ストレスからも解放されました。

4-5.『freee会計』に精通したサービスを探し、1カ月で導入。30％の工数削減を実現｜株式会社サンブリッジ

Salesforceの導入支援やコンサルティングなどを通して、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）の実現や仕事の効率化を後押ししている株式会社サンブリッジ。

営業から検収までほとんどすべてのフローをSalesforceで管理し、経理業務については会計ソフト『freee会計』を利用して運用を行っていた同社だが、経理部員の1名が産休・育休に入ることになり、残ったメンバーの業務量が増大。日々のルーティン業務をこなすので手一杯になってしまっていた。

そこで2020年12月にメリービズにコンタクトを取り、わずか1週間後に『バーチャル経理アシスタント』を契約。初めてのアウトソーシング活用ということもあり、導入前は不安もあったというが、業務が回るようになり、「自分ですべて抱え込まなくていいんだ」ということに気付くきっかけにもなったという。

導入による社内の変化や今後の課題について、管理本部の鈴木氏、鎌倉氏にお聞きした。

――なるほど、確かにそういう側面はありますね。実際にサービスを導入したことによって、どのような効果がありましたか？
鎌倉：リモートスタッフさんに支払い依頼や入金消込をお願いした結果、私がルーティンワークにかける時間は30％ほど減り、支払い依頼の起票数も10％ほど下がりました。一時は増えていた残業も元に戻り、勤務状況はかなり改善された印象です。
鈴木：月次決算も早めることができました。鎌倉さんの残業が減って私も一安心です。これもメリービズのおかげです。

――良い効果が出ていてこちらも嬉しいです。『バーチャル経理アシスタント』活用により空いた時間は、どのようなことに使われていますか？
鎌倉：業務効率化の取り組みに当てています。たとえば弊社の場合、支払依頼書の明細部分の行数が多いために、書類が月末に一気に届くと処理が大変でした。そこでそれらをExcelインポートできるようにテンプレートを作りました。こういった作業は今まで時間がなくてできなかったので、ようやく進められるようになり助かっています。

経理のアウトソーシングはメリービズにお任せください

経理業務を改めて見直してみると、工数の多さや人員配置、業務フローにおいて複数の課題が見つかる企業がほとんどでしょう。

しかし、発見した課題をどのように再設計し改善していくかは、難しい部分もあります。既存の業務を無理やりIT・DX化して失敗するケースも少なくありません。

メリービズでは、経理業務の課題点を丁寧にヒアリングし、お客様のご状況に合わせて業務の棚卸しと再設計をおこないます。会計システムの導入やクラウド化の支援についても親身にサポートいたします。経理業務でお困りの際は、メリービズにぜひご相談ください。