事業拡大、IPO準備、業務倍増にも対応できる。メリービズとの協働で構築した「安心安定」な経理基盤

歯科医師向け情報サイトを運営するWHITE CROSS株式会社（以下、WHITE CROSS）。2015年の創業以来、サイト運営のみならず、歯科専門のセミナー動画の配信や人材事業など多岐にわたる事業を展開する。サイトの登録者数は右肩上がり。IPOに向けて管理体制を整えるためにも、拡大するビジネスを支える安定した組織基盤の構築を進めている。

急成長中の同社だが、その裏側では経理業務が急増し、内容も複雑さを増していた。マンパワー不足を解消するため、採用活動と並行してメリービズ『バーチャル経理アシスタント』を導入。1年で倍近くに膨らんだ経理業務をメリービズと二人三脚で進めながら、より強い経理体制を模索している。

そこで今回は、WHITE CROSS 経理部のみなさん（管理部長 永畑さん、経理部長 渡辺さん、経理担当 石井さん。以下、敬称略）に、取り組みを伺った。

取引先数は前年度比2倍。担当者数は変わらず、深刻な人手不足に

──まず、『バーチャル経理アシスタント』導入前の経理部の状況を教えてください。

石井：3年前に入社して以降、事業が拡大していくにつれて「一人では経理を管理しきれない」という課題感が募っていきました。実際、売上数字を一つひとつ計上して正しく管理することには当初から苦戦していました。

永畑：IPOを目指すにあたって経理体制を整えなければいけないなかで、事業伸長と共に業務量が増えていたので、圧倒的にマンパワー不足でした。当時はまだ渡辺の入社前でしたから、経理を担当しているのは石井と私のみ。しかも私には経理の経験がありません。経理部全体を統括できる人材を求め、採用活動を進めていましたが、すぐに採用できるわけでもなく…。そうこうしている間にも業務量が増え、逼迫した状況でした。

──求めるレベルが高いために、理想の人材をすぐに採用することが難しかったということでしょうか。

永畑：管理職レイヤーの人材を採用するのはどの業種でも難しいですが、加えて、当社の経理業務の特徴がまた状況を難しくしていました。

というのも、複合仕訳をはじめ様々なパターンの仕訳が混在しているのです。例えばセミナーの配信ひとつとっても、ほぼ毎日生配信をしている状況ですので、講義をしていただく先生方に対する支払いが都度発生します。プロモーション事業に関しても、バナーや記事広告などご提案の幅は広く、契約は多様化しています。

複雑化していく当社の経理業務に対応できるだけのスキルをもった人材が必要でした。

──事業が拡大していくなかで経理の業務量は増え、複雑性も増し、採用にも時間がかかり…。慢性的な人手不足に陥っていたということですね。

石井：そうですね。取引先数は前年度比1.5倍〜2倍以上にまで膨れ、仕訳の量は単純に増えていました。日を追うごとに複雑になっていく膨大な仕訳を全て一人で管理しており、「どうにかしなくては」と常々感じていました。

加えて、「会計ソフトをもっと使いこなしたい」という漠然とした課題感もありました。当社ではfreee会計を導入しているのですが、タグを使い分けて取引を管理することでERPとして機能させたいという想いがあります。しかし、人手が足りていないなか、正しいタグで取引を積み上げていくことにまで手が回っていませんでした。

──このような経理部の状況を解決する手段として、アウトソーシングを選択したのはなぜですか。

永畑：足元の業務量が増えていたので、すぐ稼働できるマンパワーが必要だったからです。

求めている人材の採用難易度が高かったという点に加えて、仮に採用できたとしても立ち上がりの時期には石井の工数を教育に割かなければいけないという懸念もありました。ですので、採用活動は進めつつ、別の方法で早急にリソースを拡充する必要がありました。

立ち上がりの時期に工数を割くことなく正確に業務を進めるには、既に知見がある人の手が必要です。業務の処理能力や経理への理解がある人をすぐにアサインするという観点で、アウトソーシングを検討するようになりました。

決め手は、過渡期でも状況に応じて業務設計を進められる柔軟性

──手早くリソースを拡充できる方法として、アウトソーシングを検討されていたのですね。数ある経理アウトソーシングの中で『バーチャル経理アシスタント』を選んでいただいた理由は何だったのでしょうか。

永畑：質と量の双方を担保していただける点が魅力的でした。かかる工数や時間ではなく、納品物に対するコミットメントがあることがありがたかったです。

というのも、そもそも経理体制が固まり切っていない中で「どれだけの工数がかかるか」「どれくらいの工数分をアウトソーシングすればいいのか」といった判断が難しかったことが背景にあります。当社の経理体制が変動していくことも見越して「こうなった場合は、メリービズではこういう対応が可能です」などと、複数のパターンを提案していただいた点が決め手になりました。

石井：運用前の1ヶ月のヒアリング期間で業務内容を丁寧に理解していただき、そのうえで工数を見積もっていただいたので、私としても自信を持って稟議を上げることができました。体制が整っていないという当社の状況を把握いただいて、業務フローの改善も含めてご提案いただきましたし、導入後もそういった柔軟性に助けられることが多かったです。

freee会計に精通したスタッフと共に、経理業務全体の効率化を進めた

──メリービズならではの柔軟性を評価いただいたということですね。ほかにも、決め手になったポイントはありますか。

石井：freee会計を使いこなすためのノウハウを持っていらっしゃることも魅力でした。先ほどお話しした通り、会計ソフトの活用に課題を抱えていたので、freee会計の運用経験がある方をアサインしていただける点は大きな決め手になりました。

──ヒアリング期間を経て本格的な運用に入っていったかと思いますが、そこから先はどのような形で『バーチャル経理アシスタント』を活用いただいたのか教えていただけますか。

石井：引き続き業務フローを作り上げていきつつ、メリービズさんと一緒に作った運用をよりスムーズに進めるために色々とアドバイスをいただきました。

例えば、メリービズのコンサルタントからfreee会計について「この機能を使うと工数が半分になりますよ」「こういう方法もありますよ」などと教えていただくことも多かったです。繰り返しになりますが、freee会計を使いこなしてERPとして機能させたい想いがあったので、こういったアドバイスは大変ありがたく、委託業務以外の場面でも役立てることができました。

freee会計を活用するためのアドバイスをいただいたことは、アウトソースした領域に限らず、経理業務全体の効率化につながったと感じています。

メリービズは経理の上流から下流まで支えてくれる「右腕」のような存在

──渡辺さんが入社されたのは『バーチャル経理アシスタント』運用開始後ですが、入社当時の経理部の状況をどう捉えていましたか。

渡辺：メリービズさんとの協働の体制が整いつつあり、ちょうどコンサルタントが後任の方に引き継がれるタイミングでした。経理部の状況に応じて支援体制を変えていけるというのは、メリービズさんならではの強みだと感じたことを覚えています。

──前職やそれ以前の職場で、アウトソーシングを使っていたことはありましたか。

渡辺：外部委託したこともありますが、ここまで柔軟にサポートしていただくのは初めてでした。当社の仕訳処理が複雑化しても都度キャッチアップしていただきましたし、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始に伴うご支援まで、幅広い対応力をお持ちなのだと驚きました。

──導入当初から、メリービズならではの柔軟性を評価いただいていたようですね。

永畑：そうですね。常に状況が変わっていく当社の経理部に対応いただける柔軟性は、導入時の決め手にもなりました。

渡辺：実際、業務フロー改善や会計システムの活用方法などコンサルティング要素の高いご提案もありつつ、現場に寄り添った実務的な対応力も高いですよね。数あるアウトソーシングサービスの中でも、そのバランスがちょうどいいと感じています。上流から下流までサポートいただき、”右腕”のように活用できるサービスは多くないので、非常に助かっています。

軌道に乗り始めた経理部を支えるのはスタッフの丁寧な業務進行

──『バーチャル経理アシスタント』導入前後での経理部の変化を改めて教えてください。

石井：導入開始時期の3ヶ月（2021年11月〜2022年1月）と導入1年後の3ヶ月（2022年11月～2023年1月）の状況を比較すると、請求書の件数としては対前年比11%増加、支払い依頼は59%増加しています。仕訳ベースで見ると、売上だけで対前年比103%の増加です。

業務量が2倍になっているにも関わらず、問題なく業務を遂行することができているのは、『バーチャル経理アシスタント』導入による一番大きな効果です。

──経理のご経験がある渡辺さんご自身は、メリービズの業務進行をどうご覧になっていますか。

渡辺：私はメリービズさんとの協働体制がある程度出来上がってから入社しましたが、ここまで何の問題もなく淡々と進めていただいていることを純粋にすごいと感じています。固まりきっていなかった当社の経理部を一緒に作り上げていただいたことの成果なのだと、今日のお話を聞いていて思いました。

同時にこれは、日々の業務を進めていただいているスタッフさんのおかげでもありますよね。

石井：そうですね。憶測で勝手に進めてしまうのではなく、きちんとホウレンソウしてくださるので助かっています。今の「安心安全」な体制は、丁寧に業務を進めてくださるスタッフさんのおかげで成り立っています。

経理部の更なる成長、鍵はアウトソーシングと採用のハイブリッド

──会社の成長と共にバックオフィスの形も変化していくフェーズかと思いますが、経理部門として今後チャレンジしていきたいことはありますか。

石井：ビジネスの伸長に備えて、スピードや効率を担保しながら正確性を上げていくことは今の課題だと感じています。会計システムの活用方法についても、まだ模索中の部分が多いですね。根本的な運用方針を定めないと、ビジネス拡大を支えられる土台をつくるのは難しいと感じています。

渡辺：その点、メリービズさんは様々な企業をご支援されているかと思いますので、他の企業さまがどういうやり方をしているのか、メリービズさんならではの知見をシェアしていただきたいと考えています。実務的な対応能力はもとより、現場に寄り添ったご提案を今後も期待しています。

──採用活動も続けていくとのお話ですが、アウトソーシングは今後どのように活用していくのでしょうか。

永畑：経理に限った話ではないですが、事業に合わせて自ら動く人材を採用しないと、管理や育成の工数は膨らんでしまいますよね。採用活動では、そういった性質を持った人材を獲得することを重要視しています。他方、経理ではルーティン業務も多いので、専門知識を必要としつつもパターン化できた業務についてはどんどんアウトソーシングしていくつもりです。

メリービズさんと二人三脚の関係を保ちつつ、バックオフィスを育てていきたいですね。今後もよろしくお願いします。

──よろしくお願いします。本日はありがとうございました。