事業拡大を見据え先手を打つソラスト経理サポート課。業務5倍増も残業削減・コア業務注力を実現

事業が増えれば取引が増える。当然、経理の処理件数も右肩上がり。事業拡大を見据え、急成長を下支えするために、堅固な経理基盤を構築した企業をご存知だろうか。

今回お話を伺ったのは、医療事業（約40支社）や介護事業（約370事業所）、こども事業（約40保育園）を展開する、株式会社ソラストのみなさん。2016年に東証プライム市場に上場後、介護事業・こども事業で積極的なM&Aを重ねて急拡大し、現在の従業員数は3万名を超える。

2019年、業務効率化を狙い、支社・事業所・保育園単位で行われていた経理業務の本社集約化が決定。本社経理部の業務量は5倍以上に増加する見込みとなり、成長を支える経理基盤の構築は喫緊の課題となった。

2021年、メリービズの『バーチャル経理アシスタント』を導入。月に約1,000件の請求処理のアウトソースを開始し、2年後には約3倍の3,000件を任せるに至る。

今回は経理サポート課 課長の古里様、経理担当の柿沼様・中川様に、サービス導入の背景、導入後の効果、全社規模の挑戦の裏側について伺った。

支社・介護事業所・保育園の経理業務を、本社経理に集約。業務量が5倍に

──まず、皆さまが所属している経理部の経理サポート課について教えていただけますか。

古里：ソラストの経理部は、主計課と​​経理サポート課の2つで構成されています。主計課は、監査対応や開示・税務などの業務を担当しており、経理サポート課ではメリービズさんの『バーチャル経理アシスタント』を活用しながら、主に支払いなどの業務を合計12名で行っています。

──経理業務をアウトソーシングするきっかけとなった、当時の状況を詳しく教えてください。

古里：2019年に、医療・介護事業の現場で働く社員が、より医療事務やご利用者様対応などのフロント業務に注力できるよう、事務業務を本社のサポート部門が行うことになりました。そこで、それまで現場で対応していた経理業務を、私たちの課に集約することになったんです。経理処理のなかでも請求書処理が課題となっていたため「すべての取引先が私たちの部署に請求書を直送できる状態」をどうやって実現するかを考え始めました。

ソラストは多くの支社や介護事業所、保育園があるため、経理業務を担当する部署も様々。一度にすべての経理業務をサポートすることは避け、まずは医療事業から段階的に、2年以上かけて本社で対応する体制を整えていくことにしたんです。

──2年とはいえ御社の企業規模ですと、短期間にかなりの業務量が増加する見込ではありませんでしたか？

そうですね、業務量は約5倍になると推測していました。ただ、当然ながら経理の人員が5倍になるわけではありません。5倍の仕事をいかに少ない人数で行うかがポイントでした。経理業務を本社に集約して効率化するため、負荷を減らす方法を探しはじめました。

しかしながら、社内だけで効率化を図ろうとしても限界があるため、社員採用とも天秤にかけながら、外部リソースの活用を検討しました。どのようなアウトソーシング会社があるか調べたところ、メリービズさんに辿り着き、経理業務の中でも請求書処理業務をお願いしたという経緯です。

──ありがとうございます。当時は複数のアウトソーシング企業と比較されたと思うのですが、メリービズをお選びいただいたポイントは何だったのでしょうか？

古里：何社か調べて比較したのですが、他社と大きく違ったのは、対応の柔軟性でしたね。

他社では決められた時間までしか対応できない業務も、メリービズさんは稼働時間に融通が利きます。調整次第で、夜間や土日でも稼働いただけるのはありがたいポイントでした。

また、私たちがやりたいことを話したときのレスポンスが一番良かったです。

当時、「これから経理業務がどんどん増えて、大変になるのでは」というネガティブな気持ちもあったように思います。そんな中、メリービズさんが「一緒になんとかしましょう！」と言っていただけて。背中を押してもらえた気がしましたね。

柿沼：他社では経理の知識を持っている方が担当されるとは限らないと聞いていたので、経理経験者が担当してくださるメリービズさんを選んで良かったと思っています。

古里：そういえば、社内の選定前の比較表では、メリービズさんはクオリティ ◯（マル）になっていましたね（笑）

依頼業務のマニュアルが無くても、安心して引継ぎを進めることができた

──ご期待を寄せていただき、ありがとうございます。一方で、これから大量の取引を処理することになるアウトソーシング。不安はありませんでしたか？

柿沼：正直なところ、経理業務のなかでも支払い承認処理をお願いするのは大丈夫かな、という不安はありました。発注後すぐにキックオフミーティングがあり、マニュアルや資料をお渡しし、そして業務が始まり、すごいスピードで流れていったのでこのまま進んでいいのか心配で…（笑）。

──このペースで進んでしまっていいのかな、と？

柿沼：はい。ただ、私たちがお渡ししたマニュアルを元に、メリービズさんで改めて業務マニュアルを組み直してから進めていただけると聞いて、安心したことを覚えています。しっかりと当社に合わせて作ってくれるのだなと。

古里：アウトソーシングを開始する前までは、承認処理が経理サポート課のメイン業務というイメージがありました。それを外部委託するということは我々のアイデンティティが失われるのでは、と感じたメンバーもいたと思います。「自分たちは、必要なくなるのでは？」という不安の声もありました。
一方、経理業務にも自社の事業にも詳しい、社員にしかできない業務があります。「空いた時間で、今の業務を効率化していきましょう。」とメンバーに伝え、理解してもらいました。

中川：実は、アウトソーシングで見え方が変わったこともあるんです。メリービズさんに業務を依頼するなかで、人によって処理の仕方が違ったり、業務が属人化していることが分かってきました。効率化すべきところがあったんだな、と。課内で話し合い、メリービズさんとも認識を合わせながら取り組めたので、不安を解消し、進められた気がします。

──御社へのサービス開始当初、「ソラスト様から依頼いただく業務量は膨大だが、とにかくメリービズに寄り添っていただける」と導入担当が申しておりました。御社から見て、導入時のメリービズの印象や仕事の進め方はいかがでしたか？

中川：そうだったんですね。大変良くしていただき、こちらこそありがとうございます。これまで、外部の企業とはメールが主要なコミュニケーション手段でした。メリービズさんとは、チャットツールであるSlackを使い、リアルタイムに質問ができるのが良かったですね。

柿沼：私はまだ一般的ではなかった「オンライン会議」が印象的でした。今までは社内で、対面の打ち合わせしかなかったのですが、メリービズさんとの打ち合わせでオンライン会議が始まり、どうしようかなと。最初はすごく緊張してしまい、顔を出すのも抵抗感があるという感じで（笑）。それも、気づけば慣れていきました。
他にも、請求書をデータ化するツールの導入など、受領する紙の請求書を大幅に減らすことができています。
メリービズさんとの取り組みを始めてから、経理のDXが進んだ感覚がありますね。

アウトソースする業務量を段階的に増やし、残業時間を50%まで削減

──他の上場企業様からは、稟議に時間がかかるため、業務量を増やしていくのが大変との声もいただいています。今回の本社への業務集約、どのようなステップでアウトシーシングを拡大していったのでしょうか。

古里：まず、初回契約時は、段階的に発注量を増やすシナリオを組み、予算枠を押さえました。「このタイミングで業務量を増やすからこれだけコストがかかる」という合意形成を取り、社内稟議を通しておくことで、事後にスムーズに拡大していけたと思います。
実際に、メリービズさんに依頼開始した直後、グループ会社を合併したので事業所数が400から430に増えました。その結果、請求書の処理件数も増えていますが、スムーズに発注が行えたと思います。

具体的には、2022年時点で1ヶ月につき約1,000件ほどでして、そこから段階的に増やし、2024年時点ではおよそ3,000件になっています。

──先を見据えて調整いただいていたんですね。ちなみに、追加発注においては品質面も重要な論点かと思います。その部分はいかがでしょうか。

古里：経理の月次締め業務を外部委託するポイントとして、「締め日に間に合わせる」、「科目を間違わない」、「取引先業者への支払いを遅らせない」を掲げていました。
これらのポイントは、経営としては譲れないラインの一つです。逆に、それらのポイントを満たしていれば、もっと多くの業務をお願いしても大丈夫だろうと考えています。メリービズさんはいずれも満たしていたので、計画通り、業務量を増やすことができました。

──ありがとうございます。実際に、アウトソーシング導入後はどのような成果に繋がりましたか？

古里：管理職という立場から見て一番大きな成果は残業時間の削減です。約半分程度に減っていますね。当然決算対応などの繁忙期はありますが、それらを除けばそれぐらい効果がありました。経理部内でも共有し、評価されましたね。

柿沼：介護事業の事業所は全国にあるので、請求書の数も多く、メリービズさんに依頼する前は派遣社員を増やしても、私たちの業務量は大きく減らず、残業が続くこともありました。

中川：メリービズさんには、期日までにアップロードした請求書についてはすべて対応いただいています。弊社の定時外の時間帯も適宜稼働していただいていて、大変ありがたいです。とくに月次決算業務は結構ハラハラする業務でして…。導入後、該当業務をお任せできたことで、残業時間や休日出勤を減らすことができ、繁忙期の心理的なストレスは減ったと思います。

──残業時間の削減以外に、何か変化や気づきなどはありましたか？

古里：今回の導入をきっかけに、経理サポート課の業務整理ができ、業務の進め方・考え方を変えることができたと思っています。

導入当初、私たちがどこまで作業チェックするかをかなり議論しました。しかし、蓋を開けてみると、メリービズさんの業務品質が高く、ほとんどチェックせずにお任せすることができたんです。その空いた時間で業務自体の再構築に取り組めたことも、大きな成果として捉えていいのかなと考えています。

中川：マニュアルでルールを統一していくなかで、どうしてもイレギュラー対応が発生していました。そのことをメリービズさんにお伝えしたところ、私たちが見過ごしてしまうような細かい点にも気づいてくれたんです。処理の仕方が難しい案件が何回か続いたときには、その点をマニュアルに記載・更新して、同じミスが起こらないように対応してもらえて、とても助かりました。

メリービズは、いつも横にいて同じゴールに向かって進む「運命共同体」

── 一緒に働くうえで、正社員や派遣社員、アウトソーサーなどの関係性があると思うのですが、御社にとってメリービズはどのような存在ですか？

古里：一つのお取引先ではありつつも、「向いているベクトルが同じ」というイメージがあります。ビジネスをやっていると、トレードオフが発生したり譲れないものが出てきたり、ということはあると思うんです。ただ、メリービズさんとはゴールが共通化できていて、大きく言うと運命共同体のような存在だと感じていますね。

中川：私も、一緒に請求書の処理を進めてくださってるので、社員、ではないんですが（笑）、いつも横にいるような立場に近い関係性があるように感じます。

──メリービズの『バーチャル経理アシスタント』をおすすめするとしたら、どのような企業に向いていると思いますか？

古里：会社の規模は関係なく、その企業が何をやりたいか、によると考えています。具体的には、経理のDXや業務効率化などに取り組みたい会社におすすめしたい。
経理部門は、会社から見れば、どうしてもコストをかけにくい組織だと思います。ですので、そういった会社からの要望にお困りの担当者も多いのではないでしょうか。

柿沼：依頼する前は、自分たちの業務が固まっていてマニュアルがあれば、スムーズに外部委託できると思っていたんです。ただ、お仕事をご一緒するなかで、「こういうことをしたい」と希望を出すと、それを軸に色々とアイデアをいただけて、とても安心したんです。マニュアルがなくても一緒に考えて進めていけるので、少しでも気になったら相談してみてはいかがでしょうか。

──最後に、メリービズへのメッセージがあればお願いします。

古里：「経理業務を本社に集約する」という重要な任務をメリービズさんに依頼して本当に良かったと、心から感じています。単に「大変な2年間を乗り切れた」というだけではなく、私たちのマインドの変革や業務の改善につながったことは、とても大きな収穫でした。

また、各現場で行っていた経理業務を私たちがサポートするということは、現場で働く社員が、「今まで以上にお客様やご利用者様に寄り添い、より質の高い医療や介護、保育サービスを提供できる」ということにつながります。メリービズさんの導入は、私たちの業務負荷の軽減に加え、その先にいる多くの社員の業務サポートになっているのです。本当にありがとうございます。引き続き、どうぞよろしくお願いします。