総合物流企業のギオンが挑む、初のアウトソーシング。グループ7社の経理体制を再構築しデジタル化を推進。…

総合物流企業のギオンが挑む、初のアウトソーシング。
──グループ7社の経理体制を再構築しデジタル化を推進。先達のいない道のりを「とにかくスムーズに進められた」理由とは

国内に80以上の拠点と7つの関連会社を保有し、配送サービスなどの総合物流事業を展開するギオングループ（以下、ギオン）。
1965年の創業以来、経理業務を内製しつづけてきた同社が、業務拡大に伴い初めてのアウトソーシング導入を決断したのが2022年。
7つの関連会社の会計業務をわずか5名で担当する経理部が、『バーチャル経理アシスタント』を導入して1年が経過した。社内ではどのような変化があったのだろうか。

株式会社ギオン経理部の課長渡邊さん・係長中里さんにお話を伺った。

人員不足とデジタル化の遅れ…苦肉の策で初のアウトソーシング

ーはじめに、御社の事業内容と経理部の体制について教えていただけますか？

中里様：弊社は1965年の創業以来「物流」「健康」「環境」事業を軸にリサイクルやデリバリーサービス、フィットネスジムなど幅広い事業を展開しています。循環型総合企業への発展を目指している会社です。

私たち経理部では売上管理や支払業務、会社の経営状態を経営層に報告する業務がメインになっています。正社員2名、派遣社員2名、アルバイト1名の計5名で、ギオングループ7社の経理を全て行っています。

ーメリービズとの取り組みがはじまる前は、どのような課題があったのでしょうか？

渡邊様：2022年の春、組織拡大に伴い経理担当者2名の異動が決定しました。それに関連して、業務の引き継ぎと追加人員採用が急遽必要になったんです。このままでは経理部が回らなくなる、という危機的な状況でした。
また、それまでの経理業務は完全に属人化しており、当時の担当者が異動してしまったら「一体この業務は誰がやるのか」と頭を抱えたことを覚えています。

併せて、業界的な特徴かもしれませんが、「紙文化」が強く残っている会社でしたので、ツール導入や利活用など、経理面のDXは進んでいない状況でした。
ただ、業務のデジタル化を進めて、標準化と工数削減をいずれはやっていきたいと考えていたところでもありました。当時考えていた最優先事項は、「既存業務を止めないこと」。その上で、デジタル化にも舵を切っていきたいな、と。

ー大変な状況の中で、次の一手を検討されていたんですね。ちなみに、それまで経理業務をアウトソーシングされたことはあったのですか？

渡邊様：いえ、全社的にすべての業務を内製化していました。新しいことを積極的に取り入れる業界ではないこともあり、アウトソーシングをするノウハウもない状況でした。正直なところ、引き継ぎのタイムリミットが2ヶ月しか無く、中途採用するのも難しいだろうとのことで、苦肉の策でアウトソーシングを選んだわけです。

ーどのような経緯でメリービズにコンタクトを取ったのでしょうか？

渡邊様：インターネットで検索して、最初にお話したのが2022年の夏ごろでしたでしょうか。
アウトソーシング先の候補は複数社あったのですが、最終的にはメリービズさんを選びました。2ヶ月間の猶予の中で、スピード感を持って取り組みを開始できることが決め手になりましたね。

属人化していた業務を、スピーディーにキャッチアップ。ほぼノータッチで回る状態に

ー実際にどの業務から依頼しはじめたか、教えていただけますか。

渡邊様：前任者が担当していた、グループ会社の支払依頼書の処理、データ確認、入金の消込をまずは依頼しました。引き継ぎの緊急度が高かったので、「前任者が担当していて、他の社員では対応できない業務」を重点的にお願いしましたね。
しかし、前述の通り業務が属人化していて、きちんとしたマニュアルもない状態で業務をスタートせざるを得ない状況でした。

ーそのような状況下で、導入開始後はスムーズに業務を引き継ぎできましたか？

渡邊様：実は「スタートがとにかくスムーズにいった」というのが率直な印象です。契約開始後に、まずメリービズさんに業務をヒアリングしていただき、マニュアルを作成いただきました。初期は頻繁に打ち合わせをしながら、こちらの要望や改善点の認識を揃えていったんです。

その結果、メインである支払依頼書関連の業務質問が1ヶ月で半分以下になりました。200件以上はやり取りしていたはずなので、体感として相当楽になった印象です。

ー弊社コンサルタントとのコミュニケーションや業務のしやすさは、いかがでしたか？

渡邊様：「こういうことをやりたいです」とメリービズさんに相談して、できないことが無い。何事も「スムーズにやるためには、どうしたらいいか」を考えていただいてるので、すごくありがたいです。

中里様：質問をいただくときに「〇〇はどうすればいいですか？」ではなく、「今回はこういうパターンでいいですか？」という提案型の質問をくれるので、こちらとしてもわかりやすく、回答も早くできます。通常は、弊社側で一度調べることが多くなると思うのですが、その手間を事前に省略していただいているのでとても助かりました。

ーそこから実際に1年ほど経過して、現在はどのような変化を感じていますか？

渡邊様：内製で業務を進めていたころと同じ水準まで、業務レベルと処理スピードを上げていただいています。最近では5営業日に入出金データの確認を終えられるようになり、前任者が行っていた業務水準に戻ってきました。

ちなみに、メリービズの皆さんは知識が豊富だなと感じることが多いです。同じことを2回3回聞かれることはまず無いですし、入力作業も劇的に速くなりました。流石だなと。

中里様：今お任せしている業務については、弊社側ではほぼノータッチで完結するようになり、最終チェックをするだけで済むようになりました。今の状態でメリービズさんとの契約が終了すると、業務が回らなくなると思います（苦笑）

前倒しの業務依頼とこまめなフィードバックで、「双方が仕事をしやすくなる」ことを意識

ー少し変わった質問なんですが、御社からの業務依頼、とても早いですよね。おかげさまで弊社の業務実施も前倒しで行えています。この部分で、大事にされていることや、工夫されている点がもしあれば、教えていただけますか。

渡邊様：その点は気をつけています。単純に「この業務を早く終わらせてください」と言うだけではうまくいかないですよね。要望を出すためには、こちら側が早く指示を出さないと始まらないわけです。たとえば、経理の締め日を早くするには、業務の開始タイミングを早めないといけません。

そのために、確認事項がなるべく無いようにメモ書きをして渡したり、最大限こちらが協力できるところはしてあげたい。
大前提は、自分が仕事を早く終わらせたいという気持ちが強いですが（笑）

ー素晴らしいお考えですね。御社からは月次で業務フィードバックもいただいており、コンサルタント、スタッフ一同とても感謝しております。

渡邊様：片方だけでなく、双方がスムーズに業務を進められることが大事だと考えているんです。弊社が持っている情報やノウハウを、うまくメリービズさんに共有して、活用していただきたいという想いです。所属している会社は違いますが、一つのチームとして一体感を持つことが大事ではないでしょうか。

経理業務のデジタル化に成功、グループ全体へも波及し、先駆け的存在に

ー導入いただく際、業務のデジタル化も進めていきたいとお聞きしていました。それについて、現状はいかがでしょうか。

渡邊様：もともとの定常業務のなかに、取引先からの送付書類を処理する業務がありました。PDFデータでの受領に切り替えたかったのですが、取引先ということもあり、PDF化の作業を依頼するのはハードルが高く…。

「電子帳簿保存法対応に向けて、どうすべきか？」という議論を昨年からはじめ、ツール選定で困っている状況でした。そのような中、メリービズさんからスキャンツールのScanSnap（スキャンスナップ）の提案をいただいたんです。

ー長らくお困りだったのですね…。検討を進められた結果はどうでしたか。

渡邊様：郵送された書類のスキャニングからPDF化までスムーズに進み、電子帳簿保存法にも対応できそうだと検証ができてよかったですね。結果的に、「紙業務」がほぼなくなりました。これはかなり大きな変化でした。

皆さんからしてみたら「今更か」と思う話かもしれないですけど、社内ではまだまだDXが進んでいません。直接的な業務オペレーションの支援だけではなく、周辺のデジタルツールの知見も教えていただけるので、日々勉強させていただいています。

ー業務のデジタル化、といえば、契約開始後にSlackを導入いただきましたね。

渡邊様：はい。メリービズさんと業務を進めるようになって初めてSlackを使うようになりました。最近は他部署でも利用が進んでいます。「メールでやるよりSlackでやった方が早いし、いいよね」と。

ーそれは嬉しいお話しですね！経理部から他部署に、広がっていったということでしょうか？

渡邊様：そうですね。経理部内でまず使いはじめ、グループ会社にも展開しました。上長も正式な文書はメールで出しますが、ちょっとした連絡はSlackで行っているなど使い分けているようです。そういうところでも、利用ハードルが下がってきたように思います。

業務体制の再構築フェーズを終え、メリービズと共に次のステップへ

ー振り返ってみて、初めてのアウトソーシング、大変だったことや躓いたことはありませんでしたか？

渡邊様：今まで前任者の個人の裁量でやってきた業務を、どのように対処すべきか思考し、再構築していくのが大変でした。「今までの進め方では効率が悪いから、メリービズさんに相談してみよう」と、業務フローややり方の改善を、コツコツと積み重ねてきた感じですね。

当初は急を要していたこともあり、3名のコンサルタントにサポートしていただきました。業務の組み立てから一緒に入っていただいたので、結果的にこれまでの業務フローを見直す良い機会になり、とても感謝しています。

ー今後メリービズに期待することを教えてください。

中里様：今後も、新しいツールの導入や業務の効率化の提案をいただきたいですね。同じ企業に長く勤めていると、環境の変化や不便さを感じるきっかけがなく、新しいツールの導入は難しいです。ぜひ他社での知見も踏まえてアドバイスを期待しています。

渡邊様：メリービズさんのおかげで、業務体制の再構築のフェーズを終えることができたと思います。今後、月次業務の早期化や、精度を高めていく方法などを、双方で前向きに取り組んでいけたらと思います。

ギオングループの経理部門の次の段階に進むために、これから色々とお力をお借りしたいです。