請求書をペーパーレス化するメリット・デメリットとは？事例も紹介

更新日：2024/08/30

公開日：2024/08/24

請求書のペーパーレス化が進められている背景には、インボイス制度や電子帳簿保存法の施行、リモートワークの推進などがあげられます。
ペーパーレス化を推進することで業務効率を上げたり、コストを削減したりなど、多くのメリットがあります。本記事では、請求書をペーパーレス化することによるメリットとデメリットをそれぞれ紹介した上で、実際にペーパーレス化をご支援した事例をご紹介いたします。

1.請求書のペーパーレス化とは？

請求書のペーパーレス化とは、従来の紙の請求書を電子化し、電子化した状態のものを、発行・送付・受領・保存することを指します。従来の請求書の管理方法では、書面を印刷し郵送する業務が発生していましたが、ペーパーレス化することで、それらの業務が削減できる点が特徴のひとつです。

請求書を紙で管理する運用では、担当部署は請求書の管理業務のために出社せざるを得ず、テレワークのような働き方が推進されない状態が続きました。しかし、2022年1月に改正された電子帳簿保存法により、これまでの請求書の管理方法が大きく見直されるきっかけとなりました。

経理業務全体のペーパーレス化についてのメリットや進め方などの詳しい内容については、下記の記事をご覧ください。
参考記事：経理業務のペーパーレス化を進めるには？方法・流れや成功事例を紹介

1-1.請求書のペーパーレス化が促進されている背景

請求書のペーパーレス化が促進されている背景として、「e-文章法」「電子帳簿保存法」「インボイス制度」3つの制度があります。それぞれの制度について見ていきましょう。

1-1-1.e-文書法の施行

e-文書法は電子文書法とも呼ばれており、今まで紙による保存が義務付けられていた書類を、電子データで保存することを認める法律です。電子データでの保存は、会社法や法人税法、証券取引法などで保管が義務付けられている文書が対象となります。また、e-文書法は多くの法律に適用されていますが、e-文書法が施行された後に制定された法律は適用対象外です。

1-1-2.電子帳簿保存法の施行

電子帳簿保存法は、国税に係る帳簿書類を対象に、電子帳簿保存法の要件に基づいた電子データ保存を法律で定めたものです。今まで電子取引においても紙による保管が可能でしたが、2024年1月1日からはデータによる保存が義務化されました。

電子帳簿保存法の詳しい内容を知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
参考記事：電子帳簿保存法とは？2022年の改正までわかりやすく徹底解説

1-1-3.インボイス制度の施行

2023年の10月1日より、インボイス制度が施行されています。
インボイス制度とは、正式には「適格請求書等保存方式」と呼ばれ、複数税率に対応する仕入税額控除の方式のことを言います。一定の要件を満たした請求書を交付、または保存することで消費税の仕入額控除を受けられるようになる制度です。

インボイス制度の詳しい内容については、下記の記事でご覧ください。
参考記事：インボイス制度とは？必要な準備や影響をわかりやすく解説 | バーチャル経理アシスタント

インボイスは発行者、受領者どちらも7年間の保存が必要です。紙の請求書を7年間保存するのは、保管するスペースが必要なだけでなく管理も難しくなるでしょう。そのため電子データによる請求書の方が紙に比べ、発行者も受領者も管理しやすいと言えます。

2.請求書をペーパーレス化するメリット

請求書をペーパーレス化することで得られるメリットを、ここでは3点に絞ってご紹介します。

請求業務の効率化
コスト削減
テレワークや在宅勤務の推進

2-1.請求業務の効率化が見込める

請求書をペーパーレス化すると、従来の請求業務に比べて効率化が見込めるメリットがあります。
請求書を紙で発行する場合は、パソコンなどで作成したものを出力し、封筒に入れて切手を貼り、ポストに投函して送る必要があるため、多くの工程がかかり、業務負担もその分増加します。しかし、電子データでの請求書であれば、作成してから送るまでの工程が短くて済み、時間も大幅に短縮できます。

また、発行済みの請求書を確認する際にも、1枚の請求書を手作業で探し出す手間がなくなり、データベース上で対象となる請求書データのキーワードを元に検索をかけるだけですぐに閲覧が可能になります。さらに、リモートワークなどオフィスにいない状態でも、パソコンがあれば場所や時間に関わらず、いつでも請求書を閲覧できるでしょう。

2-2.コスト削減につながる

請求書をペーパーレス化することで、これまで発生していたコストの削減にもつながります。
従来のように請求書を紙媒体で管理すると、基本的に次のようなコストがかかります。

紙代
印刷代
印刷設備
封筒代
切手代
保管スペース代

これらの費用は、ペーパーレス化することで削減できます。またそれまでの業務にかかっていた残業代などのコストも、業務効率が上がることで削減できる可能性があるでしょう。

2-3.テレワークや在宅勤務を推進しやすくなる

請求書をペーパーレス化することで、請求業務のために出社する必要がなくなり、経理・会計部署のテレワークや在宅勤務を推進しやすくなります。パソコンとインターネットができる環境があれば、どこでも請求書を発行・閲覧でき、データの保管も問題なく進められるでしょう。
なお、これまで紙で請求書を送付していた場合は、取引先に電子データでの運用に変更することが問題ないか事前に確認しておきましょう。

3.請求書をペーパーレス化するデメリット

請求書をペーパーレス化することにメリットはありますが、同時にデメリットが生まれることも。ここでは、主な3つのデメリットについて解説します。

3-1.導入コストがかかる

請求書のペーパーレス化には、導入コストがかかります。
請求書をデータで発行・管理できるシステムサービスは多くの企業から提供されていますが、利用には導入にかかる初期費用や、月額の利用料などが発生します。また、システムにかかるコストに加えて、導入するシステムを選定する際に負担もかかるでしょう。投下する費用と得られるデメリットを鑑み、費用対効果を見ていくことを推奨します。
さらに、これまでとは異なる運用になるため、業務フローやマニュアルの整備なども必要です。大きな組織であればあるほど、新しい運用体制に慣れるまでに時間がかかる可能性がある点には注意が必要です。

3-2.電子帳簿保存法への対応など定められた要件を満たす必要がある

ペーパーレスにするために電子化を進めた場合、電子帳簿保存法に基づいた一定の要件を満たさなければなりません。そのため、電子帳簿保存法について正しい解釈と理解をしたうえで、運用する体制を整えましょう。

電子帳簿保存法は、記録内容を修正・削除した場合の「真実性」を確認できる、もしくは修正や削除ができないシステムが必要です。取引年月日・取引金額・取引先を条件として検索ができるような「可視性」については、状況によって要件を満たす必要があります。

詳しい内容はこちらでも紹介していますので、ぜひご覧ください。
参考記事：電子帳簿保存法とは？2022年の改正までわかりやすく徹底解説

3-3.取引先によっては対応できない場合がある

取引先に電子での対応を求めた場合も、猶予措置(*)の関係から紙での請求書を取り扱う企業は未だに多く、電子対応に応じていただけない場合もあります。取引先との関係性によっては紙での対応を継続する必要もあるため、イレギュラーな紙対応が発生する可能性も織り込んでおきましょう。

(*)2023年12月までは、電子データで発行した請求書については、紙に出力して保存できましたが、2024年1月からは紙に出力して保存ができません。しかし「令和5年度税制改正大綱」に伴い、新たな猶予措置がとられました。相当の理由があり、所轄税務署が認めた場合や猶予に値する条件を満たしている場合は、紙に出力しての保存が可能です。

4.メリービズ経理DXがクラウド会計導入を支援した事例

ここまで請求書のペーパーレス化について説明してきましたが、ここからは実際に、『メリービズ経理DX』で請求書のペーパーレス化を導入をご支援した事例について紹介します。

4-1　伊藤忠丸紅鉄鋼株式会社

月次の経理業務から、連結決算・IFRS対応など高度な会計業務支援まで。
メリービズ「経理DXコンサルティング」の活用法

＜導入実績＞
・定常的な経理業務の安定化、現場の負荷軽減、社内から好意的な意見を寄せられる状態に
・不安視していた決算業務の確認点検作業に第三者の観点を組み込み、業務の正確性が向上
・業務の「脱属人化」に成功。作業プロセスが効率化され、業務工数の大幅な削減に成功