クラウド会計とは？メリット・デメリットや導入に向いている企業を解説
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クラウド会計ソフトを導入する企業が増えてきました。しかし、従来のオンプレミス型（インストール型）をやめてでも自社に導入すべきかどうか、判断に迷うのではないでしょうか。
本記事では、クラウド会計ソフト（システム）の概要やメリット、デメリットを解説します。どのような企業がクラウド会計を導入すべきかも紹介していますので、判断材料としてぜひご活用ください。
1.クラウド会計ソフト（システム）とは
クラウド会計ソフト（システム）とは、インターネットを経由し、クラウド上で利用できる会計システムです。
インターネット環境が整っていれば、時間や場所にとらわれずに会計業務を行えるため、多種多様な業界で導入が進んでいます。多岐にわたる会計処理をクラウド上で完結できるのが一番の魅力だと言えます。
2.クラウド会計ソフトと従来の会計ソフトとの違い
従来のオンプレミス型会計ソフトと、クラウド会計ソフトを比較してみると、使い方や費用感に差があります。
まずオンプレミス型の会計ソフトは、パソコンへ専用のソフトをインストールしてから使用するものです。使用するパソコンの種類によっては、インストールに対応していないソフトもあります。また、パソコン本体に故障や破損が生じた場合には、会計ソフトも一緒に使えなくなってしまう可能性があります。加えて、法改正などで経理業務の対応変更が必要な場合、機能改修に多額の費用がかかるケースもあるでしょう。
ただし、インストールする際にかかる導入費用や改修費用を除けばランニングコストがかからないため、費用を抑えられるのが魅力です。インターネット環境が不要な点もメリットになります。
一方でクラウド会計ソフトは、事前にソフトをインストールする必要がなく、インターネット環境さえあれば、デバイスや人数の制限もなく、どこでも使用できるのが特徴です。また、基本的には使用中のパソコンが故障しても、別のデバイスからアクセスすることができます。費用は従量（継続）課金制度のタイプが多く、利用期間中は定期的にコストが発生するものが一般的です。
クラウド会計の導入費用について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
3.クラウド会計ソフトのメリット
クラウド会計ソフトを導入すると、業務効率化につながる多くのメリットが得られます。ここでは、代表的なメリットを5つ解説します。
3-1.インターネットがあればどこからでもアクセスできる
クラウド会計ソフトは、インターネット環境さえあれば場所や時間に左右されずに利用できます。会計ソフトが対応している端末であれば、社内にある既存のデバイスを活かしたまま導入が可能です。また、インターネット上でアカウントを作成し、IDやパスワードを入手するだけですぐに運用を開始できるのも魅力だと言えます。
会計ソフトによっては、パソコンだけでなくタブレット端末やスマートフォンでもアクセスが可能なため、利便性も大幅に高まるでしょう。仮に1つのデバイスが故障しても、インターネット環境があれば他のデバイスからもデータを確認でき、会計処理もその場で対応できるため、リスク分散にもつながります。
3-2.複数人で同時に操作ができる
クラウド会計ソフトで作成されたデータはクラウド上に保存されており、どの端末でもアクセス可能なため、複数の担当者で同時にデータをチェックすることが可能です。
従来のオンプレミス型ソフトでは、会計ソフトが導入されている端末でしかデータを確認できませんでした。そのため、複数人でデータを見直す際や同時進行で業務を進めたいときには、何度もメールでやり取りしたり、時間を取って担当者が同じ場所に集まったりする必要がありました。しかし、クラウド会計ソフトは、その場に担当者が不在でも、インターネット上で状況を確認でき、どこでも会計データをチェックしてもらうことが可能です。不要な確認対応が減り、スムーズに業務を進められます。
3-3.他のサービスとのデータ連携が簡単
クラウド会計ソフトは、会計ソフト以外のシステムとデータを連携することができます。
たとえば、経費精算ソフトと会計ソフトをAPI連携すれば、経費精算ソフトで処理したデータを会計ソフトへ自動で流し込むことが可能です。そうすれば、経費のデータを手打ちで転記する必要なく、会計ソフト側に取り込み、仕訳登録を行えるようになります。また、インターネットバンキングと連携すれば、銀行に直接足を運んで記帳する手間も省けます。紙で提出された書類を会計データと紐づけて、インターネット上に保管すれば紛失リスクも軽減できるでしょう。
他にも、売上・発注データの取り込みから入力までを一本化して、会計データに反映させるなど、連携するシステムによっては、会計部門だけでなく他部門と合わせて業務のスリム化が実現できる可能性があります。
3-4.経営指標がリアルタイムで確認できる
会計データがインターネット上にあるため、いつでもデータを取り出せて状況を把握でき、スピーディーな経営判断にもつながります。
また、今後の経営方針を決めるうえで必要となるデータだけを抽出し、レポートや経営指標を自動で図表化できるソフトもあり、資料作りの時間も短縮できるでしょう。会議中に不意にデータを確認するタイミングが訪れても、リアルタイムで最新のデータを表示できるため、議論を円滑に進められます。
3-5.自動で最新のソフトウェアにアップデートされる
オンプレミス型と異なり、クラウド会計ソフトはインターネット上で常に最新版のソフトウェアが提供されているため、定期的に最新版を買い直す必要がありません。システムを利用できるアカウントさえあれば自動でアップデートが行われるため、追加の支払い等も不要なことが多いです。
また従来型では、法改正がある度に最新版のアップデートを確認し、利用者側での手動アップデートが求められていました。しかし、クラウド会計ソフトであれば、アップデートをし忘れて法改正に対応できていなかった、といったトラブルも未然に防げるため、安心して使用できるでしょう。
4.クラウド会計ソフトのデメリット
クラウド会計ソフトは利便性が高いものの、デメリットも存在します。導入を検討する前に、デメリットを理解しておくとスムーズに移行できるでしょう。
4-1.インターネット環境が必要
クラウド会計ソフトは、インターネットにつながる状況でないと起動できません。そのため、常に安定したインターネット環境が求められます。
もしデバイスの不具合や社内サーバーのトラブルなどで接続が不安定になった場合は、会計データの確認もデータの処理もできなくなるでしょう。また、クラウド会計ソフトの提供側によるメンテナンスやトラブル対応といった予期せぬサービス停止時間が発生する状況もあるかもしれません。
そのため、利用したいタイミングで会計ソフトが使えるよう、強固なネットワーク環境を構築することが大切です
4-2.セキュリティ面への不安
クラウド会計ソフトは、インターネット上にすべてのデータを保管する点から、セキュリティ面で不安を感じることも考えられます。
仮に、サイバー攻撃が発生した際やログイン情報が流出した際は、大切な社内のデータが外に漏れてしまう可能性もあります。クラウド会計ソフトの提供会社側でトラブルがあった際も同様です。
ただし、セキュリティ対策に関する運用ルールを事前に定めておけば問題はありません。人的ミスを防ぐために、ログイン情報を閲覧できる人を制限したり、保管するデータの優先順位をきちんと定めたりと、企業側でできる対策も十分にあります。また、ソフトの提供側も常にセキュリティを強化しており、脆弱性に関するアップデートも定期的に実施しているため、ほとんどのソフトで対策は万全だと言えるでしょう。
4-3.オンプレミス型と使い勝手が異なる
これまで従来のオンプレミス型ソフトに慣れていた担当者にとって、クラウド会計ソフトは少々使い勝手が異なる部分があります。具体的には、ソフトの操作性で違いを感じるかもしれません。
クラウド会計ソフトは、インターネット接続の安定性に動作が左右されます。接続が不安定だと、入力したいページの読み込みや入力したデータが反映されるまでに時間がかかることがあります。また、操作性においても、従来の会計処理に慣れている担当者にとっては、初めのうちは入力しづらいと感じるかもしれません。ただし、クラウド会計ソフトは比較的誰でも扱えるようシンプルな設計になっているものが多いため、慣れればこれまでと同じように処理できるでしょう。
4-4.ランニングコストがかかる
クラウド会計ソフトは、導入時に費用がかからない代わりに、継続課金が必要です。一般的には、月払いか年払いのどちらかで契約し、更新のタイミングで料金を都度払います。
従来型ではインストール時に購入費を払えば、その後費用が発生することは多くはありません。そのため、長く使えば使うほどランニングコストがかかるのがクラウド会計ソフトのデメリットと捉えられるかもしれません。
しかしながら、一定期間中にかかる金額を比較してみると、トータルではクラウド会計ソフトのほうがコストを抑えられる場合もあります。常に無料・もしくは安価で自動アップデートされた最新版を利用できるため、アップデートのための追加料金がかからないことが多く、デメリットは十分にカバーできるでしょう。
5.クラウド会計ソフトの導入がおすすめな企業
クラウド会計ソフトの特徴を踏まえて、導入に向いているのはどのような企業かを最後にチェックしましょう。具体的には、以下に当てはまる企業が向いているといえます。
- パソコン以外でも社内のデータを確認したい
- データをリアルタイムで確認したい
- 経費精算をクレジットカードやインターネットバンキングなどオンライン化したい税理士とのやり取りをスムーズにしたい
- 複数の担当者で同時に業務を行いたい
オンライン取引の多い企業や社内外でデータを確認する機会の多いなど、社内でのやりとりを少なくし、会計業務を効率化したいと考えている企業は、クラウド会計ソフトの導入を検討してもよいでしょう。
6.クラウド会計ソフトの導入なら『メリービズ経理DX』にご相談ください
クラウド会計ソフトを導入すると、経理担当者だけでなく部門をまたいだ業務連携も円滑に進められるでしょう。
もし導入を検討している段階であれば、『メリービズ経理DX』がお力になります。
メリービズ経理DXは、経理のプロフェッショナルが導入に向けた設計の相談から運用まで、現場に寄り添って支援いたします。
企業の課題に沿った導入支援をおこないますので、ぜひお任せください。
クラウド会計ソフトについてまとめ
クラウド会計ソフトは、インターネット環境を用いて利用する会計システムです。従来のオンプレミス型では煩雑化していた業務を自動化でき、経営判断もスピーディーになります。
しかしながら、クラウド会計ソフトと従来型ソフトのどちらが良いかは、企業の状況や方針によって異なります。クラウド会計を導入すべきかは、本記事で解説したメリット・デメリットをよく理解して、慎重に判断しましょう。
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