請求書発行の基礎知識！知っておきたい発行日やタイミングについて解説
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請求書発行は、ビジネスにおいて重要な仕事のひとつです。ここでは請求書発行の基礎知識を解説します。請求書発行のタイミング、送り方や保存義務も解説しているので、ぜひ最後までお読みください。
1.請求書とは
請求書とは、商品やサービスを提供した際に発生した料金について、受注者から発注者に向けて指定の期日までに請求するために発行する書類です。請求書は、実際にサービス提供が行われたことの公的な証明となるため、相手方との支払いに関するトラブルを予防することも可能です。また、帳簿管理で正確な記録を残す意味合いでも役立てられています。
請求書は相手のフォーマットを利用する場合もありますが、基本的には請求元のフォーマットを使って作成します。本記事では請求書に記載する内容についても解説しますので、自社の請求書フォーマットに記載すべき項目がきちんと入っているかどうか、今一度確認してみてください。
2.請求書に記載する内容
請求書には多くの項目が記載されています。ここでは、「必ず記載するべき項目」と「記載しておくと役立つ項目」に分けて、その内容を詳しく説明します。
2-1.請求書に記載するべき6項目
適格請求書に記載すべき項目(*)は次の6つです。国税庁がまとめている「請求書等の記載事項や発行のしかた」も参考にしてみてください。
1.請求書の作成者名、または名称（法人名など）
2.取引先の氏名、または名称（法人名など）
3.取引年月日
4.取引内容
5.取引金額（税込）
6.登録番号、税率ごとに区分して合計した額（税抜き又は税込み）及び適用税率
請求書には、作成者の氏名や名称が必要です。自社名や部署名、担当者名、連絡先などが記載されているか、必ず確認してください。社判や担当者印は必須ではありません。近年では電子化が進み、押印が不要なケースも増えています。
請求書の宛先や取引年月日も忘れずに記載します。取引内容についてもわかりやすさを意識しましょう。どの商品をいくつ取引したのかがわかるよう、商品名や単価、数量、合計を明記しておくと、わかりやすい請求書が作成できます。
*本件では、適格請求書発行事業者を想定していますが、適格請求書発行事業者ではない場合は、登録番号を除き、記載します。
参考：No.6625 適格請求書等の記載事項｜国税庁
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm
2-2.請求書に記載しておくと役立つ5項目
請求書は上記5つの項目を入れれば、問題ありません。加えて、以下の5つの項目も入れておくと取引がよりスムーズになります。
1.タイトル
2.請求書番号
3.請求書発行日
4.振込先口座
5.支払期限
ひと目見て請求書だとわかるよう、タイトルには「請求書」の文字を含めるようにしましょう。請求書のフォーマットは見積書や納品書と似てしまうことも多いので、明記しておくことで事務処理でのミスを防止しましょう。
また請求書に関して問い合わせがあった場合にすぐに対応できるよう、請求書番号をつけておくと便利です。請求書の発行日や振込先口座を記載するほか、振込手数料をどちらが負担するかも予め取引先と確認しておくとトラブルを防止できます。支払期限については契約の際に定めたものを記載し、振込期限までに入金が正常に行われたか確認しましょう。
3.請求書に発行日が必要な理由
役立つ5項目の中に「請求書発行日」を挙げましたが、発行日とは「支払い側の債務が確定したことを表す日付」のことです。代金を適切に回収するためにも、債務が確定した日付を表記することが重要です。
請求書は通常、商品やサービスを納品してから発行する書類であるため、発行日の記載がない請求書では、いつ納品した商品/サービスに対する請求書なのか、分かりづらくなってしまいます。また発行日を取引先に委ねようと空白にして送付すると、税務調査などで架空取引の疑いをかけられてしまうリスクも生じます。確実に支払いが行われるためにも、取引先に迷惑をかけないためにも、請求書には必ず発行日を明記しましょう。
4.請求書発行日の決め方
請求書の発行日は実際に請求書を作成した日付ではなく、請求先の締め日に合わせることが一般的です。
例えば3月15日に納品した請求書を4月2日に作成して送付する場合、取引先が月末締めであれば、請求書発行日の項目には3月31日、20日締めであれば3月20日と記載します。
取引先ごとに「月末締め・翌月末払い」「月末締め・翌々月10日払い」「20日締め・翌月末払い」など締め日や支払い日が異なるため、請求書の発行日は勝手に決めず、必ず相手に確認しましょう。特に指定がない場合は自社の基準に合わせて発行します。そのため請求書を発行する前に、自社の基準も確認しておきましょう。
5.請求書を発行するタイミング
請求書の発行は、基本的に商品の納品やサービス提供が終了してからおこないます。前述した通り、請求書は料金を指定期日までに支払ってもらうための文書であるため、基本的に納品後に発行します。納品と同時、または納品後に発行することが原則と覚えておきましょう。
ただしすべてのケースが上記に当てはまるわけではなく、前払い金や着手金が発生する場合、納品前に請求書を発行するケースもあります。また月額制や毎月継続して取引がある相手の場合、月ごとに取引内容をまとめて請求する方法が一般的です。月ごとに請求するケースを掛売方式、単発で継続的な取引がないケースを都度方式といい、都度方式では1件納品するたびに請求書の発行が必要です。
6.請求書を再発行する場合、日付はどうする？
再発行した請求書の発行日は、基本的には訂正前の請求書と同じ発行日でかまいません。二重線を引いたり訂正印を押したりしても認められないため、注意しましょう。
再発行の際は請求書のどこかに「再発行分」と明記する、請求書番号を連番にしておくなどしておくと、二重支払いなどのトラブルを防止できます。また自社で保存する控えについても、訂正前と訂正後がわかるようにしておきましょう。請求書の再発行が必要になると、自社だけでなく取引先にも手間をかけてしまいます。送る前にダブルチェックをするなどしてミスを未然に防ぐことが大切です。
7.請求書の送り方
作成した請求書を取引先に送るには、以下の3つの方法があります。
1.郵送で送る
2.FAXで送る
3.PDFデータをメールで送る
郵送やFAXよりも手間のかからないPDFデータをメールで送る方法が便利であるため、積極的に活用していきましょう。
7-1.郵送する
請求書を郵送する場合、一般的には長形3号の封筒に請求書を三つ折りにして封入し、送付します。または、A4用紙がそのまま入る角型2号を選びます。
相手が封筒を開けて最初に送付状を確認できるよう、請求書の上に送付状を重ねるようにするとよいでしょう。三つ折りをする際は印字面を内側にし、封筒には請求書在中と書きます。角型2号封筒を使う際は、水濡れを防ぐためクリアファイルに請求書を入れた上で送付するとより丁寧です。
請求書は「特定の受取人に対して、差出人の意図を表示し、又は事実を通知する文書」と定義される信書にあたるため、メール便や宅配便では送れません。請求書を郵送する場合は、普通郵便を利用するようにしてください。
7-2.FAXで送る
請求書はFAXで送ることもできますが、あまり一般的ではありません。取引先から請求金額や文面を早急に確認したいなどの理由でFAXを希望される場合や、郵送では明らかに請求書の送付が間に合わないなどの緊急時のみであると思っておきましょう。
またFAXで請求書を送る場合、相手に了承を得ずに送ってはいけません。必ず相手に今から送る旨を伝え、送信エラーなどのトラブルも考えて、念の為届いた際に連絡をもらうようにしておきましょう。FAXで送った後、原本も郵送すると丁寧です。
7-3.PDFデータをメールで送る
請求書の送り方の3つ目は、請求書をPDFデータにしたものをメールで送る方法です。
郵送と比較して印刷代や切手代がかからず、発送作業の時間もかからないため、メリットが大きい方法といえます。
PDFデータをメールで送る場合も、自動送付できるシステムの利用が主流となっているため、積極的に活用しましょう。ただしデータだけではなく原本の送付が必要な取引先もあるため、取引先から指定があった場合は対応することを推奨します。
8.発行した請求書の保存義務に注意
発行した請求書は一定期間の保管が義務付けられている証憑書類にあたるため、発行/送付して終わりではありません。請求書を発行した側も原本の控えを保存する義務が発生するため、適切に管理しておきましょう。
・適格請求書の保管期間：7年
上記の保管期間の起算日は請求書の発行日や作成日からではなく、事業年度の確定申告期限の翌日からとなっているため注意が必要です。
以前は紙の保管が義務付けられていましたが、電子帳簿保存法が改正されたことにより、令和4年1月1日以降に保存する書類に関しては、税務署長への事前承認なく電子データでの保管が可能です。
電子帳簿保存法について以下のコラムで詳しく解説しています。
参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm#:~:text=%E6%A6%82%E8%A6%81,%E3%81%AA%E3%81%91%E3%82%8C%E3%81%B0%E3%81%AA%E3%82%8A%E3%81%BE%E3%81%9B%E3%82%93%E3%80%82
記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm
9.請求書発行を効率化するにはアウトソーシングの活用がおすすめ
請求書作成は、毎月または取引ごとに行わなければならない作業ではあるものの、必要な項目や覚えるべきルールも多く、時間を取られてしまうノンコア業務でもあります。煩雑な請求書発行業務を効率的に行えるよう、代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。バーチャル経理アシスタントであれば、例えば以下のような業務を代行することが可能です。
・請求書発行にまつわる一連業務の代行
・売上データとの整合性確認
・請求書作成と発行・送付
・入金管理・消込
・未入金情報の管理
紙や電子ファイル、専用ソフトを経由する場合など、あらゆる発行方法に対応できます。「請求漏れや過請求を防ぎたい」「請求業務の負担を軽減したい」など請求書発行業務についてお悩みの方はぜひメリービズ『バーチャル経理アシスタント』の活用をご検討ください。
請求書発行についてまとめ
請求書発行はお金にかかわる重要な業務でミスが許されません。請求書に関する基礎知識を覚え、スムーズに発行業務がこなせるようにしておきましょう。
また請求書発行業務を負担に感じている場合、経理のアウトソーシングサービスの活用もおすすめです。煩雑な請求書発行業務をアウトソーシングすれば、本来やるべきコア業務に集中できます。請求書発行について課題を感じている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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