経理業務の属人化を解消するにはどうすればいい？原因と対策を紹介

「その経理業務はあの人以外ではできない」と一部の人だけが業務内容・手順を理解している状態になってはいませんか？
いわゆる「経理の属人化」は、さまざまな問題を引き起こす可能性を秘めています。しかし、日々多くの業務に追われる経理担当者に声をかけ、改善に向けた時間を作るのはなかなか難しいものです。

そこで本記事では、どうしたら経理の属人化を解消できるのかについて、すぐにでも取り組める方法を解説します。経理担当者の負担を減らし、業務のスリム化を図りましょう。

1.経理業務の属人化とは

経理業務の属人化とは、特定の経理業務・スキルが一部の担当者のみに任されている状態を指します。具体的には、以下の状況であれば属人化しているといえるでしょう。

・経理業務で不明点があった際、一部の担当者にしか業務内容を確認できない
・経理関連の資料・ファイルが乱雑で多岐にわたり、必要な資料の所在が正確に把握されていない
・エクセルやシステムの入力手順が複雑で多数の工程が存在し、担当者しか詳細がわからない
・業務スケジュールが関係者間で共有されておらず、いつどのように業務を行っているかがわからない

経理は専門的な知識やスキルが必要なことも多く、他業務と比べて属人化しやすいといえます。日々の業務が進んでいるうちは問題がなくとも、担当者が不在になると途端に業務が滞り、予期せぬトラブルが発生することも珍しくありません。

2.経理の属人化が引き起こす問題

経理の属人化が進むと、以下のようなトラブルを引き起こす可能性があります。

・特定の担当者に多くの業務が集中し、残業や休日出勤が日常的に発生する
・トラブルやイレギュラーが起きても外部から検知しにくく、発見や対策の遅れが生じやすい
・第三者の観点が入りづらく、不正や横領の抑制、検知がしにくくなる
・該当の担当者の異動や退職・長期不在が発生すると、経理全体の業務が回らなくなる
・業務の平準化、引き継ぎが発生しにくく、効率化が進まない

経理部門は、企業の人材・資金・資材・情報を管理する重要な部門です。そのため、経理部内でのトラブルはときに会社や事業全体への大きな問題に発展しかねません。

3.経理業務が属人化する原因

経理の属人化が起こる要因は、経理業務そのものの特性、古くからの習慣や、その会社独自の文化に関わるケースなど様々です。特によく見られる4つの原因を確認してみましょう。

3-1.経理業務は専門的でルーティン性のある業務が多い

経理は、簿記を中心とした会計知識や自社ビジネスの事業構造、会計・業務システム機能など、専門的かつ実践的な知識の理解が求められます。また、経理業務はルーティン業務が多く、毎月決まった業務を確実にこなすことが重要です。そのため、知識や経験によって対応できる業務に幅ができることもしばしば。特定の人が決まった業務を行う環境が自然と構築されてしまいます。

決まった業務を決まった人だけがこなす状態になれば、ブラックボックス化が進み、ますます「自分のやり方で仕事をしたい」と感じる担当者が増えるでしょう。多くの場合、慣れ親しんだ業務手順の方が楽です。専門性が高く、ルーティン業務の割合が高い場合、外部からの働きかけがなければ、属人化が加速することが多いと言えます。

3-2.業務量・種類に対して担当者の人数が少ない

経理担当者が少人数の企業も、属人化する可能性が高いでしょう。担当者が少ない環境では一人ひとりが抱える業務量が多く、1件ずつの業務について報連相をする余裕は自然となくなっていきます。

本来であれば業務過多が続く場合、業務整理や分担を進めることが効果的です。しかしチーム全体が疲弊している状態では、担当者同士での情報共有や報告がない場合も多く、各自が抱える業務で手一杯となり、属人化が加速することも。

平時であれば遅滞なく進むことも、誰かが不在になった際の対応や引き継ぎにはリスクが伴います。最悪の場合は、担当者の業務だけでなく、経理全体へ悪影響を及ぼすでしょう。当然、トラブルの発見や業務スケジュールにも遅れが生じやすくなります。

3-3.自分の仕事が無くなるのを恐れる社員の存在

部署異動や部下への指導、部門内への情報共有に消極的な方もいます。そのような行動が経理の属人化を進めることがあるので、注意が必要です。

例えば、特定の取引先との仕訳業務や売掛・買掛金の管理などをあるベテランメンバーのみが対応する場合。当然、経理専門スキルや自社の事業理解が深いため、業務品質は高いでしょう。しかし、なかには代替可能な業務にも関わらず長年行い続けているケースもあります。「自分にしかこの業務はできない」という思いが募りすぎると、かえって情報共有が進まなくなるでしょう。

また、派遣社員の場合、自分以外の方が業務を行うことが「契約終了に繋がる」と不安になる場合もあります。そういった背景から、自然と育成や共有が滞ることも少なくありません。

3-4.知識・経験がある人の陰に隠れることも

入社したばかりのメンバーや知識・スキルに自信がない担当者は、ベテラン担当者の業務に関わることを敬遠しがちです。なぜなら、知識も経験も豊富なベテラン担当者は頼りになる存在であるため、つい甘えてしまうからです。「Aさんがいれば自分があの業務を覚える必要はない」と自然に業務への深い関与を控えてしまいます。

また、尊敬する人の存在をないがしろにできないなど、上下関係を気にするあまり特定の業務を同じ人に任せてしまうケースもあるでしょう。
知識や経験の豊富な人が、特定の業務を常に行う体制が何年も続くと、属人化の環境も自然に出来上がってしまいます。

4.経理業務の属人化への対策

では、どうすれば経理の属人化を解消できるでしょうか。解決策を4つのステップで紹介します。

4-1.経理業務の内容を棚卸しする

まずは、現状と問題点を把握するために「業務の棚卸し」を実施します。業務の棚卸しとは、日々のルーティン業務に始まり、週・月・年単位でどのような業務が発生しているかをこまかく洗い出すことです。表やリストなどで見える化し、どの業務にどれくらいの工数がかかっているかを明確にするとさらに良いでしょう。

見える化ができたら、以下の視点で業務内容を精査していきます。

・実行しなくても事業や経営に支障がない業務はないか
・複数の担当者と分担できる業務はないか
・オペレーション・手順を改善できる業務はあるか
・新しいツールの導入などで自動化すれば効率化が進むか
・今よりも時間や人員を割くべきコア業務はどれか

精査の段階では特に、経理担当者と上長など関係者が共に議論することを推奨します。共通認識を持ちながら、客観的に業務状況や課題を把握しやすくなるでしょう。

4-2.業務マニュアルを作る

次に、業務マニュアルを作成します。業務マニュアルは、担当者が入れ替わる際の引き継ぎや育成資料としてのみならず、不在時に業務を代行できる手順書として作成できるとより効果的です。

もちろん、経理業務にはさまざまなレベルのものが存在しています。良質なマニュアルさえあれば誰でもできる業務もあれば、一定の専門知識が求められる複雑で習熟が必要な業務もあります。
マニュアルを作る順番ですが、重要度の高い（影響範囲が大きい）業務や、ノンコア業務のマニュアル化がおすすめです。作成時は、必要に応じて業務フロー図や社内用語の解説表を付けるなどの配慮があればより効果を発揮するでしょう。

また、経理担当者に個別にヒアリングを行い、他部署から多く受ける質問と回答をまとめた資料をマニュアルと合わせて共有するのもおすすめです。逆引き資料として即戦力となります。

4-3.情報・知識共有のためのツール導入やルール作りを推進する

経理担当者が持つ情報や知識を広く共有できると、社内全体で業務連携しやすくなります。

情報共有の手法としては、クラウド会計ソフトなどのITツール導入が一般的です。いつ・誰が・何をしたのかがひと目で把握できるクラウドシステムなら、共同作業でもミスが起こりにくく、引き継ぎも容易にできます。また、担当者がオフィスに出勤していない状況下でも現状を把握できるため、柔軟な指示出しや対応ができるでしょう。

さらにITツール導入と合わせて利用ルールを明確化しておけば、部署の垣根を超えた業務管理が可能となり、専門知識がなくとも業務を遂行しやすくなります。

4-4.経理業務をアウトソーシングする

ツールの導入と合わせて検討したいのが、経理業務のアウトソーシングです。アウトソーシングは、社内業務の一部を外部に委託することを指します。
アウトソーシングを活用するためには業務の棚卸しが必要となるため、業務整理も同時に実施できるでしょう。さらに、経理アウトソーシング会社がツール導入の支援までフォローしてくれることも多く、これまでに紹介した対策を短縮できる場合もあります。

実際に経理業務をアウトソーシングして属人化の解消につながった事例をご紹介します。

経理業務をアウトソーシングして属人化を解消『株式会社Ｉ－ｎｅ』

『BOTANIST』や『SALONIA』などライフスタイルケアブランドを展開する株式会社Ｉ－ｎｅでは、事業の急成長に比例して業務量も増加し、属人化に悩んでいました。そこで経理業務をアウトソーシングし、オペレーションの再構築を図った結果、担当者の負担が減り、従来の業務を効率化することにも成功しました。

これまで経理担当者は、業務やマニュアルの改善が必要な状態であることを把握しながらも、なかなか取り組めずにいたそうです。しかし、アウトソーシングによって業務量が軽減したおかげで、改めて必要なルールの策定や効率化を考えられるようになり、環境の改善にも取りかかれました。ほかにも、ミスが発生した際の要因の分析や再発防止策の仕組み作りまで一貫して実行できる時間ができたり、コミュニケーションコストをかけずにメンバーに注意喚起をおこなえるようになったりと、複数の効果が得られました。

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経理の属人化についてまとめ

経理の属人化が長年定着し、なかなか改善に取りかかれない環境に陥っている企業にとって、改めて第三者の目線で業務を把握することが重要です。

必要でない業務が混ざっていたり変化のない人材配置が問題だったりと、客観的な視点だからこそ気づける部分もあります。

新たに業務設計を進めるうえでは、アウトソーシングの活用も有効です。属人化の改善はもちろん、社内業務全体の効率化、コニュニケーションの活発化など多くの効果が期待できます。

社内メンバーだけでゼロから対策に取り掛かるのが難しい場合は、アウトソーシングを活用して外側から改善を図るという方法も有効です。『メリービズ バーチャル経理アシスタント』は、企業ごとの課題や改善点に沿ったアウトソーシングをご提案いたします。また、新規マニュアルの策定やクラウド会計ツールの導入支援は『メリービズ経理DX』が幅広く対応しております。まずはお気軽にご相談ください。