電子帳簿保存法への対応準備はいつまでに？宥恕期間に必要な準備を紹介

電子帳簿保存法は2021年度に改正され、電子取引における対応・管理方法がこれまでよりも厳しくなりました。

しかしながら、国税庁の制定どおりに対応できている企業や事業主はまだ多くなく、電子取引に関わる書類の保管方法をきちんと定めていない事業所も珍しくありません。そこで、準備のための期間として2年間の宥恕期間が与えられています。

本記事では、電子帳簿保存法の完全義務化までに取り組むべき対応について詳しく解説します。万全な体制で電子取引のデータ保存が運用できるよう、早急に準備を進めましょう。

1.電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、デジタル化や事務処理負担軽減の流れに伴って、紙から電子に移行した国税関係帳簿書類を電子データのまま保存できるよう制定された法律です。

国税関係帳簿書類には、仕訳帳や現金出納帳といった帳簿はもちろん、日々の取引で使用する請求書や領収書などの取引書類も含まれます。これらの膨大な書類を紙で管理するとコストがかかり、経理担当者の業務負担を増加させてしまいます。

そこで1998年に電子帳簿保存法が施行されましたが、電子取引が増えてきた昨今の環境やインボイス制度導入による業務の複雑化を想定し、2021年度に改正されました。これにより2022年1月以降は、電子取引を電子データのままで保管する決まりとなっています。

電子帳簿保存法の内容については、こちらの記事でも解説しています。

2.電子帳簿保存法の完全義務化は2024年1月から！

2022年に電子取引のデータ電子保存が義務化されましたが、経過措置が認められ、実際にデータ保存が義務付けられるのは2024年1月からとなりました。

具体的には以下の要件を満たせば、宥恕期間中は電子取引でも従来の紙保管を続けられます。

・やむを得ない事情があり、保存要件を満たして電子保存ができなかったことを所轄税務署長が認めた場合
・対象の電子取引情報を必要に応じていつでも提示できる状態にある場合

やむを得ない事情について、詳しい事例や取り決めはありません。そのため、データ保存が難しい環境であることをきちんと説明できれば、宥恕期間は紙保管が可能です。

そもそも宥恕期間が与えられた背景には、紙保管の企業が多く、電子保存への移行が2022年までに間に合わないとされるケースが多かったことが挙げられるでしょう。法律に沿って電子取引をデータ保存するには、新しいシステムを導入したり、社内の管理ルールを見直したり、取引先との取引方法を変更したりする必要があります。また、改正された法律に対する具体的な対応方法がわからず、準備が進まない企業が多かったことも考慮され、義務化が延長されました。

2-1.宥恕期間内に運用準備を完了させることが大切

2年間の宥恕期間が延長されることはありません。そのため、完全義務化までに電子帳簿保存法の要件に沿って、電子取引をデータ保存する必要があります。

「現状は紙の保管が認められているからまだ始めなくても大丈夫」と仕組みづくりを先延ばしにすると、準備が間に合わず法律違反でペナルティを受ける可能性もあるでしょう。
ペナルティにより自社の信用度を下げないためにも、宥恕期間の間に「すでに運用できている」状態まで準備を進めておくのが大切です。

3.電子帳簿保存法への対応のために宥恕期間で必要な準備

電子帳簿保存法に則って正しく書類保管をおこなうには、完全義務化までにどのような準備を進める必要があるのでしょうか。手順を4つのステップに分けてご紹介しますので、早期に着手して対応を進めましょう。

3-1.現時点での電子取引状況と保存方法を把握する

まずは、現状での書類管理状況がどうなっているのかを正確に把握しましょう。

・すでに電子化されている取引はどのくらいあるか
・電子取引の送受信方法・保存様式・ファイル名はどうなっているか
・保存場所や保存ルールは部署ごとに分かれているか
・紙保管となっている書類はあるか

部署ごとに現状を把握するだけでも時間がかかります。特に多くの国税関係書類を扱う経理部門は書類や取引の管理も複雑で、担当者へのヒアリングも発生するでしょう。

しかし、義務化までの時間は限られています。そのため、少しでも準備にかかる時間を短縮できるよう、リストを作って優先順位を可視化しながらスケジュールを策定しましょう。

3-2.電子化（クラウド化）するべき範囲を決める

現状の把握が済んだら、電子化する範囲を策定しましょう。

従業員が10〜20人程度の企業であれば、コストをかけず必要な部分に絞った電子保存対応を進められます。たとえば、電子取引となっているものだけ、Excelで事務処理規定にて対応することも可能です。事務処理規定による運用は、規定の備え付け業務が手間にはなるものの、新規の設備導入が不要でコストがかかりません。ほかにも、取引先と紙・データの両方でやり取りしている場合は、紙の取引廃止を先方に依頼し、電子取引のみへの移行を進めます。

一方で従業員数が一定以上の企業は、この機会に取引における業務フロー全体を見直し、取引書類だけでなく会計帳簿の電子化・クラウド保存を進めるのも有効です。決算書や元帳も電子帳簿保存法に則った保存様式に切り替えれば、印刷やファイル管理といった付随業務も減らせます。

3-3.電子保存に利用するツールを決める

電子化する範囲が定まった後は、運用に使うツールを決めましょう。

社内システムで完結させたい場合は、自社サーバーの社内フォルダなど電子保存要件を満たしたシステムにアップデートしたうえで保存します。ただし、社内システムを利用する場合は、以下のような対策を施して検索性を高めておくことも必要です。

・規則性のあるファイル名や書式で保管する
・日付・ファイル名・取引先・任意のキーワードなどで検索が可能な状態にしておく
・別途Excelで索引簿を作成しておく

また、発行する書類の量が膨大だったりタイムスタンプ付与が難しかったりする場合は、タイムスタンプが付与できるシステムを採用するほか、Excelによる事務処理規定での運用で対応することも可能です。

外部ソフトでの保存を進める場合は、クラウド会計ソフトを導入し、会計書類とも連携させながらクラウド上で発行・送受信・保存まで一括して行うのがよいでしょう。

3-4.運用方法を変える

ひとまず電子帳簿保存法に沿った電子保存が実現できても、業務フローがこれまで以上に複雑になってしまえば管理がますます困難になる可能性も出てきます。保存方法の見直しだけでなく、業務自体のデジタル化も並行して進めましょう。

たとえば、電子取引で送受信したデータについて、上長の確認をとるためだけに印刷したりメールに添付したりすれば、時間もコストもかかりあまり効率的ではありません。回覧や承認をオンラインで完結できるようにすれば、上長や担当者が出社していなくとも確認を依頼できます。電子取引以外のスキャン保存や紙の書類についても、可能な限りペーパーレス化を進めておくと、業務の処理速度を上げることができます。

宥恕期間をうまく活用して電子保存義務化に備えよう

電子保存への対応に着手できていない状況であるなら、一刻も早く準備に取り掛かるべきです。また、インボイス制度の導入に伴って、経理部門を中心に国税関係書類の管理はより一層複雑になっていきます。

業務を効率化するためにも、ペーパーレス化やクラウド保存を広い範囲で進めていくのが有効です。

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電子帳簿保存法に関してよくある質問

電子帳簿保存法はいつ施行されましたか？

1998年7月に施行され、これまでに何度か改正されています。2021年度の改正により、電子取引を電子データのままで保存することが義務付けられました。

ただし、義務化までに2年間の宥恕期間が与えられ、完全な義務化は2024年1月からとされています。また対象書類は、国税に係る帳簿・取引書類です。

電子帳簿保存法に2年の宥恕期間が設けられた理由は？

2年間の宥恕期間が設けられた理由は、紙ベースで保管を続けている企業が多かった点や、電子化するためのシステム導入が間に合わないといった声が多く挙げられた点からです。

また、電子帳簿保存法改正に関する情報が広く認知されておらず、対応や準備方法を正しく把握していない企業が少なくなかったことも要因となっています。

電子帳簿保存法の宥恕期間で何を準備すればよいですか？

電子帳簿保存法に沿った運用環境を整えるには、電子保存が必要な取引の洗い出しや現行書類のペーパーレス化、保存ツールの準備、業務フローの見直しなどが必要です。

監修：山本 修一　(公認会計士・税理士) 大手監査法人、税理士法人を退職後、2015年ランサーズ株式会社（当時未上場）にて管理部長を歴任。2018年に会計事務所を設立しフリーの会計士として様々なスタートアップ、ベンチャー企業、上場企業のコーポレート業務のハンズオンサポートを行う。2021年、株式会社ロバスト・スチュワードを設立し代表取締役社長に就任、DXコンサルティング及び資本政策コンサルティングを事業内容とし「なめらかな専門性を社会に還元し、人々を幸せにしよう」をミッションに活動中。