jinjer社×メリービズ共催セミナー「クラウドシステム・アウトソーシングで経理のコア業務に集中！」

近年、改正電子帳簿保存法への対応やリモートワーク推進のため、電子化・ペーパーレス化を進める企業が増えています。特に経理業務においては経費精算や請求書処理のためさまざまな紙の書類を扱いますが、それらを電子化できれば大幅な業務効率化やコストカットにつながります。

そこでメリービズは、2022年7月14日、バックオフィス業務効率化のためのクラウドサービスを提供するjinjer株式会社とウェビナーを実施しました。本レポートでは、その内容を講義形式でご紹介します。

登壇者紹介

	jinjer株式会社　経理ビジネス部 部長 坂口 友紀 氏 大手信託銀行・リクルート（分社化に伴い、リクルート住まいカンパニーへ）にて、営業〜新規事業開発に従事。新規事業開発時代は、駐車場シェアリングサービスやハウスクリーニングのマッチングサービスなど複数サービスのローンチに携わると共に、サービスの撤退まで経験。その後、jinjer社のビジョンに共感し、ジンジャー経費中心にプロダクト機能開発に取り組んでいる。
	メリービズ株式会社 ビジネスディベロップメントチーム コンサルタント 長谷 龍一 2018年メリービズ株式会社に入社。経理コンサルタント、及び統括として、従業員一桁台のベンチャー企業から、東証プライム上場企業まで、請求業務、売掛買掛・入出金管理・経費精算・月次決算業務の数十社以上のサポートに従事。現在はBizDev(事業開発)及びマーケティング領域を担当。

【メリービズ】コア業務集中のために必要な3つのポイントとは？

＜スピーカー＞
メリービズ株式会社　ビジネスディベロップメントチーム コンサルタント　長谷龍一

経理・バックオフィスの現状

現在、経理を取り巻く環境はこちらの3つのキーワードで表現できると考えています。

　・人口減少
　・COVID-19
　・法改正

日本の人口は10年以上にわたり減少しており、新型コロナウイルス感染者数は未だ増減を繰り返している状況です。電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入が進んでおり、経理担当者はこういった環境の変化に対応することが求められています。

結果、残業時間の増加や離職率の上昇、採用難、業務の属人化、やむを得ない出社や法改正への対応など、課題は山積しているのではないでしょうか。経理・バックオフィスはともかく忙しくて大変という状況だと思います。

株式会社インフォマートが経理財務担当者を対象に行った調査によると、経理・財務の業務内容について70％が「変化が求められていると感じる」と回答。また57％が「経理・財務として本来担うべき役割を実現できていない」と回答しています。多くの方が、経理部門のあり方を変化させたり役割を変えたりしていきたいと思っているにもかかわらず、それを実現できていない現状が見えてきます。

理想の経理に期待されること

「理想の経理」とはどのようなものかを考えたとき、先ほど挙げた社会の変化を鑑みると

　・リモート環境の実現
　・クラウド・SaaSの導入
　・コア業務に集中

といったキーワードが挙げられるかと思います。まずこの3つのポイントについて、それぞれの理想の状態を詳しく見ていきます。

「リモート環境の実現」について、経理人材の採用難易度は上がっており、「出社前提の職場環境では働きにくい」と感じられる方も増え、採用活動に影響が出てきています。重要なのは人材・働き方の多様化に合わせて採用力を強化していくことで、例えばフルリモートとはいかなくとも部分的にリモートワークできる環境を作ることで、離職防止や優秀な人材の確保につながるでしょう。

「クラウド・SaaSの導入」において期待されるのは、ツールを活用することで業務レベルの底上げを図り、精度・スピードを向上させて残業時間や非効率な業務を削減することではないでしょうか。特に忙しくなりがちな月末月初は、jinjerさんのようなテクノロジーの力を借りることは不可欠です。

「コア業務への集中」について、事業状況や現場の実情に合わせたフットワークの軽い対応が求められています。必要があれば旧来の仕組みを柔軟に変化させて重要指標を見える化すること、情報提供に留まらず示唆や解釈を含めた意見を伝え、経理としての価値提供をすること。このような強い経理部が企業の競争力を高めます。

コア業務とノンコア業務

3つ目のキーワード、「コア業務への集中」についてもう少し掘り下げてみましょう。一般的にコア業務とは「利益に直結する業務」、ノンコア業務とは「コア業務を支える業務」と認識されています。

コア業務を「情報サービス業」と捉える企業もあり、情報をタイムリーに提供するだけでなく、新たな解釈を加えたり企業価値を高めるサポートをしたりすることが期待されています。専門性と自社ビジネスへの深い理解が必要とされるのがポイントです。ノンコア業務は、誰にでもできると思われがちですが実はそうではありません。ルーティン性がある点はコア業務との違いの一つですが、確実性や専門知識が求められる点ではコア業務と共通しているとも言えます。

コア業務の具体的な内容は企業フェーズごとに異なりますが、ノンコア業務はどの企業でもあまり変わらず、伝票起票・仕訳入力・売掛/買掛管理・入金消込などがそれに当たります。一般的な経理部では、全体の業務のうちノンコア業務が占める割合の方が大きいと思いますが、多くの企業はコア業務の割合を増やしたいという理想をお持ちだと思います。そのためにはノンコア業務を削減することがファーストステップになるでしょう。

ノンコア業務の特徴である「ルーティン性があり、確実性・専門知識が必要」という部分は、アウトソーシングと非常に相性がよいのが特徴です。また、アウトソーシングは、良いツールと組み合わせることで最大限の効果を発揮します。

弊社が提供する『バーチャル経理アシスタント』では、リモートを前提としたサポート・ITツールを活用したオペレーションにより、お客さまが抱えているノンコア業務を代行し、コア業務に集中できるようサポートしています。売掛・買掛管理から請求書発行、紙の書類のスキャン代行、月次決算までほぼすべての経理業務をカバーできます。業界や会社の規模を問わず、幅広い企業にご導入いただいています。

▼導入事例 株式会社Ｉ－ｎｅ
経費精算業務の作業時間が「20時間から1時間に」──改善のきっかけは『バーチャル経理アシスタント』

▼導入事例 スマートニュース株式会社
業務量が増えても、メンバーは増やさない──スマートニュースが目指す、バックオフィスの理想形とは

【jinjer】～紙文化からの脱却～ 経費精算と請求書発行業務の効率化とコスト削減への効果

＜スピーカー＞
jinjer株式会社　経理ビジネス部部長　坂口友紀氏

電子帳簿保存法で変化する紙の管理

経理業務における課題としてよく伺うことに、「領収書や請求書の発行・保管、押印のために出社が必要でリモートワークができない」といった物理的課題があります。「申請書類のチェックや請求書の発行・郵送、仕訳や振込データの作成、入金確認や督促といった作業に時間がかかる」という時間的課題についてのお悩みも多々あります。

これらの物理的課題と時間的課題を解決するためのポイントが、紙からの脱却です。ペーパーレス化のメリットとしては次の3つが挙げられ、特にコロナ禍以降はリモートワークに対応するため積極的にペーパーレスを進める企業が増えています。

＜ペーパーレス化のメリット＞
　・業務効率化
　・コスト削減
　・柔軟な働き方

そもそも、ペーパーレス化・電子化は企業単体の努力で実現できることではありません。そこで電子化を促進するため1998年に電子帳簿保存法が制定されました。決算書などの国税関係の帳簿や書類について、「真実性の確保」「可視性の確保」の条件を満たした場合にはそれらを電子化して保存することを認めた法律です。ところがこの条件を満たすことは難しく、結果としてペーパーレス化はなかなか進みませんでした。

これ以降、複数回にわたって法律は改正され、2022年1月には「タイムスタンプの付与期間の延長と緩和」「適正事務処理要件の廃止」という大幅な改正が行われました。これにより、今後ペーパーレス化はさらに進むと期待されています。猶予期間は2023年12月末までとなっていますが、あまり時間的な余裕がないため、現在各企業が対応を進めている状況です。

電子帳簿保存法の対象となる書類は大きく分けて以下の3つです。
　・国税関係帳簿
　・国税関係書類
　・電子取引
この中でも領収書や請求書など、資金や物の流れに直結し、かつ従業員も関わる書類については電子化するメリットが大きいと考えられ、特に積極的にペーパーレス化が進められています。

どう変わる？電子化後の経費精算・請求書発行業務

実際にシステムを導入してペーパーレス化を進めることでどのような効果があるのか、実例を交えてご紹介します。

経費精算業務の効率化

通常、経費精算業務には「申請者」「承認者」「管理者・経理担当者」の3者が関わっています。紙で経費精算を行う場合、まず申請者が書類を作り、交通費を計算し、領収書を添付して承認者に提出します。承認者は書類を確認し、出社してハンコを押し、経理部に渡します。そして経理部は書類の内容を確認し、仕訳処理を行い、データを会計システムに流し込んで振込を行います。ここまでに計12もの工程があると考えます。

ここにシステムを導入した場合、申請者はPCやスマートフォンからオンラインで経費申請できるようになります。ICカードなどと連携させれば経費を計算する必要はありませんし、紙の領収書を作成する手間も省けます。承認者はオンライで内容をチェックし承認や差し戻しを行います。承認済のデータは自動で仕訳処理され、銀行とデータ連携していれば振込処理まで簡単に実行できます。経費精る3者間のコミュニケーションがスムーズになることで、工程も5工程で済ませることができます。

経費精算にかかっていた印刷代や人件費などのコストが大幅に削減できるほか、スマートフォンで申請や承認作業ができるためスキマ時間を有効活用できてコア業務により時間を割けるようになるといったメリットもあります。実際、jinjer経費精算を導入された100人規模の企業さまの場合、経費精算にかかる時間を月400時間から40時間にまで削減でき、月190万円のコスト削減を実現しました。

請求書発行業務の効率化

紙で請求書発行を行う場合にはまず申請者が請求書を作成し、印刷して承認者に提出します。承認者は出社してその内容を確認し、ハンコを押して経理部へ回します。経理部は請求書を印刷し、封入して発送します。その後も請求書がきちんと先方に届いたかを確認し、入金チェック、仕訳データ処理をしなければいけません。経費精算業務と同様に12工程あります。

システムを導入した場合、申請者はPCでひな形を活用して書類を作成し、オンラインで承認依頼をします。承認者はオンラインで内容をチェックして承認します。その後もオンラインで取引先に送付し、開封確認、入金消込を行います。一連の作業がすべてオンラインで完結するので、12工程を6工程で済ませることができるほか、封筒代や印紙代も削減できます。内容のチェックや請求書送付がワンクリックで済むなど、作業時間が大幅にカットできて業務効率化にもつながります。

jinjerとメリービズで実現する世界

経費精算や請求書発行、電子データの保存をjinjerで進め、そのほかの経理業務全般をメリービズで代行といった活用方法があります。2つを掛け合わせて活用いただくことで、経理担当者のみなさんの業務をかなり減らすことができると考えています。

＜jinjer経費の特徴＞
　・交通費や経費、交際費、出張旅費の精算や支払いに対応
　・事前申請機能を搭載していて承認ワークフローにも柔軟に対応
　・スマートフォン用のアプリがあり、ICカード連携やOCR読み取りができる
　・仕訳データの柔軟な設定、自動仕訳が可能

＜jinjer請求書の特徴＞
　・テンプレートを活用して請求書などが簡単に作成できる
　・販売管理システムとデータの連携が可能
　・請求書の送付、入金の履歴確認ができる
　・お客さま自身が請求書を直接確認し、ダウンロードできる

▼人事労務や給与計算、電子契約などあらゆるバックオフィスのお悩みに対応
jinjer株式会社

jinjerの各種システムとメリービズのアウトソーシングを合わせて活用することでその効果は相互に向上し、コア業務に集中できる経理部をつくることが可能になります。jinjerとメリービズはサービスの提供を通じて、今後もより多くの経理部の業務効率化をサポートしてまいります。経理に関連する最新情報の発信にも尽力していきますのでぜひお役立てください。