「カオス」から「効率化が効率化を生む理想の組織」へ─ユニファ経理部、2年半の軌跡

ユニファ株式会社

業種
「スマート保育園®」「ルクミー」サービスの企画・開発・販売・運営、AIやIoT等を用いた保育関連テクノロジーの研究開発
従業員数
従業員数200名(2021年4月時点、派遣スタッフ・パート等を含む)

「カオス」から「効率化が効率化を生む理想の組織」へ──ユニファ経理部、2年半の軌跡

今回お話を伺ったのは、『ルクミー』や『ルクミー みらい保育スクール』など、保育施設向けにICT/研修サービスを展開するユニファ株式会社だ。

同社で経理部長を務める佐藤陽一氏が入社したのは、2019年1月のこと。当時の経理組織を振り返り、佐藤氏は「カオスだった」と笑う。それから約2年半、現在のユニファの経理部門には「効率化が効率化を生む、好循環」が生まれているという。

改善のきっかけの一つになったのが、『バーチャル経理アシスタント』の導入だと佐藤氏は言う。効率化以前の状況だったユニファの経理組織は、いかにして好循環を生み出す組織への変貌を遂げたのだろうか。佐藤氏に加え、経理部で月次決算などの業務を担当している成田俊介氏と磯野友美氏をお招きし、『バーチャル経理アシスタント』の活用術と導入による組織の変化を伺った。

「アルバイトや派遣社員を採用しても改善できなかった」状況を変えた、『バーチャル経理アシスタント』

──『バーチャル経理アシスタント』導入前の状況から伺えればと思います。佐藤様が御社にジョインされたのが2019年1月ということで、お三方の中では最も早いご入社だと伺っているのですが、ご入社時の経理組織はどのような状況でしたか?


ユニファ株式会社 コーポレート本部 経理部 部長 佐藤陽一氏

佐藤:一言で言えば「カオス」ですかね(笑)。

私が入社した当時は、私の他に社員とパートさんがそれぞれ1人ずつ、計3人の体制でした。前任の経理責任者が退職してすぐというタイミングでのジョインだったので、組織の中もかなりバタついていて大変でしたし、当時はさまざまな業務フローも整っていなかったので、かなり苦労した覚えがありますね。

また、当時は会社としても「とにかく事業成長を」という時期だったので、経理などのバックオフィスの体制構築は後手に回らざるを得ない状況でした。実際、2019年の売上は前年比で約2倍になっていましたし、新たに立ち上がった事業も急成長していたので、バックオフィス側は事業成長のスピードに付いていくのが精一杯。業務整理や効率化には全く手を付けられていない状態でした。

当時は12月決算だったのですが、私自身1月に入社して、人手が足りないままいきなり年次決算を任されることになったんですよ(笑)。他の社員にいろいろ教わろうにも、みんな本当に手一杯だったので、ろくに教えてもらうこともできず、とにかく大変な状況でした。

──そういった状況を改善するために、どういったことから始めていったのでしょう?

佐藤:まずは一緒に改善してくれる仲間集めから始めました。仮に新たなシステムなどを入れても、システムを運用に乗せるまでの設計ができる人もいないという状態だったので、まずは仲間を探そうと。

そうして、2019年の8月に成田が入社してくれて、本格的に改善に向けた施策を検討できるようになりました。業務のフローを整えたり、システムの導入を進めたりしたのもこの頃からですね。

──そういった改善施策の1つとして『バーチャル経理アシスタント』を選んでいただいたのですね。

佐藤:そうですね。当時何を考えていたのかというと、社員から単純作業を切り離すこと。社員のリソースは業務の効率化やフローの整備に使いたいと思い、定常的な作業は社員が行わない体制を構築しようと。

そこで、まずはアルバイトやパートさんを採用したんです。単純作業をお任せしたいと思い採用を進めたのですが、単純作業とはいえある程度経理に関する知識は必要ですし、なかなかフィットする方からの応募がなかった。ようやく採用ができ、仕事を覚えくれたと思ったら途端に退職してしまうことが続いたりと、なかなか上手くいかない時期が続いていました。

派遣社員の採用もトライしましたが、これも上手くいかなかった。というのも、業務量が増大して人手が足りなくなるのは月末月初が中心なので、それ以外の期間は派遣さんの手が空きがちになってしまい、双方にとって投資対効果のバランスがよくありませんでした。

「どうすればいいんだろう……」と困ってしまって、インターネットで新たな一手を模索していたときに目にしたのがメリービズさんのホームページでした。そこに「わたしたちは、退職しません」と書いてあって、「これだ!」と思ったんです(笑)。

メリービズさんのサービスではチームを作ってクライアントの業務にあたり、仮にそのチームのメンバーが辞めてしまったとしても、全国に約900名いるスタッフさんの中からすぐに欠員補充ができる体制になっていると。「確かにこれなら業務が滞ることは無いだろうな」と思いましたし、ホームページに掲載されている導入実績を見ると、企業規模さまざまな会社が導入していることが分かったので、安心できました。

また、「経理業務専門のアウトソーシングサービス」という点も決め手になりましたね。実は他のアウトソーシングサービスも検討していたのですが、価格はあまり変わらないにもかかわらず、メリービズさんのサービスでは経理の専門知識を持っているスタッフが業務にあたって下さる。これは間違い無いだろうと、導入を進めました。

課題だった「業務フローの整備とマニュアル化」が一気に加速した

──導入を決めていただいたあとは、どのように業務設計を進めていったのでしょうか?


ユニファ株式会社 コーポレート本部 経理部 成田俊介氏

成田:メリービズさんとコミュニケーションを取り始めたのは、2020年の7月ごろでした。その当時は社内でフローの整備やマニュアル作成を進めていたとはいえ、まだまだ完全に整ったとは言えない状況でした。

そんな状況だったので、メリービズさんには「こうして下さい」とすべて指示するというよりも、「今は一旦こうやっているのですが、どのように進めたら良いですかね?」と相談しながら一緒に業務設計を進めていった感じですね。業務設計を進める中で、僕らの頭の中にしかないものを言語化できたことは、今後の組織運営のことを考えるととても良かったと思っています。

僕たちは業務を担当する中で「こういった請求書なら、この勘定科目で計上すればいいな」という感覚を身に付けていますが、この感覚を入社してすぐの方に伝えるのは難しい。当然、基本的な仕訳はマニュアルに記載していたものの、細かいところまでは整理できていなかったんですよ。

メリービズさんに依頼するにあたり、僕らが感覚で行っていた業務を言語化し、マニュアルに落とす作業が発生するわけですよね。そうして、詳細なマニュアルができあがっていくわけですが、このマニュアルは今後入社して下さる方の役に立つと思いますし、業務の属人化を避けるためにも、大いに意味があったと感じてます。

──実運用が始まるまでにトラブルなどはありませんでしたか?

成田:ありませんでしたね。7月決算から作業をお願いし、月初の5営業日で作業を完了してもらったのですが、特にエラーはありませんでしたし、最初から期待以上に作業を遂行してくれましたよ。顧問税理士の先生と協働することはあったのですが、経理アウトソーシングサービスを利用するのは初めてだったので、正直に言うとちょっと不安もあったんですよね。しかし、思った以上にスムーズに進みましたし、良い意味で「こんなにもあっけなく進んでいくものなんだな」と感心したことを覚えています。

「効率化がさらなる効率化を生み出す、好循環をもたしてくれた」

──実際にメリービズのスタッフとコミュニケーションを取りながら業務を進めて下さっているのは磯野様だと伺いました。『バーチャル経理アシスタント』を導入して、磯野様の業務にはどのような変化がありましたか?


ユニファ株式会社 コーポレート本部 経理部 磯野友美氏

磯野:私は2020年9月に入社したので、入社した時点で『バーチャル経理アシスタント』は導入されていましたので、導入前後の比較はできないのですが、いまメリービズさんにお願いしている業務を一人でやるとすると、3営業日ほどはかかると思います。

つまり、『バーチャル経理アシスタント』を導入していることによって、月に3営業日ほどの時間を捻出できていることになりますね。

──先程、佐藤様から「社員から単純作業を切り離し、他の業務に時間を割けるようにしたいと思っていた」というお話がありました。磯野様のお話から、時間を創出することに貢献できているのかなと思ったのですが、その他に感じている導入のメリットがあればお聞かせ下さい。

磯野:請求書の仕訳作業に関しては、メリービズさんがやっている業務を見れば良いだけだったので、業務を覚えるための時間はかなり短縮できたのではないかと思っています。すでに手本がいたわけですからね。

そうして浮いた時間を、他の業務の習得にあてられたこともメリットだったと感じています。入社してすぐに業務をキャッチアップできたのは、メリービズさんのおかげなのかなと。

成田:僕としてはかなりストレスが軽減されたかなと思っています。『バーチャル経理アシスタント』の導入前、アルバイトやパートのみなさんに業務をお願いしていたときは、ミスが頻発していたり、それこそ急に退職してしまったりと、他の業務を行いながら請求書の管理、仕訳業務をカバーしなければならなかったんですよ。

平日はメインの業務で時間が取れないので、週末に出てきて請求書を仕訳し直すといった作業をすることが多く、それがかなりのストレスになっていたのですが、メリービズさんにお願いしてからはそういったことは一切ありません。自分の業務に集中できているのが嬉しいですね。

佐藤:管理者の目線で言うと、まず安心感がありますよね。成田の話にもありましたが、以前はとんでもない仕訳があったり、間違いが頻発していたり、社員は「ミスは無いか」と、常に気を張っていなければならなかった。

メリービズさんにお任せしてから、そういったミスはほぼありませんし、安心感があります。ミスのフォローや修正のために割かざるを得なかった社員の時間も、他の業務にあてられるようになりましたし、そこは大きなメリットだと感じています。

──社員のみなさんが手を動かす時間が減り、本来行うべき“頭を使う”業務に集中できるようになったということですね。

佐藤:おっしゃる通りです。業務プロセスの改善や効率化を推進するための施策立案にリソースを割けるようになりましたし、『バーチャル経理アシスタント』は組織に好循環をもたらしてくれたと思っています。本当に導入してよかったですね。

──最後に、今後の展望をお聞きできればと思います。

成田:僕が入社したころは、ツールとして使っていたのは『勘定奉行』と『Excel』だけで、ほとんどの業務を手作業で行っていたんです。それから、『バーチャル経理アシスタント』をはじめ、さまざまなサービスやツールを導入し、かなり効率化が進んだと思っています。

しかし、まだまだ改善する余地はあると思っています。特に、会計の基幹システムを変え、さまざまなツールをシームレスに連携させることによって、さらなる効率化を図れると思っているので、そこにチャレンジしていきたいです。

磯野:私が担当している業務には、まだまだ手作業でやらなければならない作業が残っています。どうすれば手作業を減らせるのかを思考し、早くアナログ人間から卒業したいですね(笑)。

佐藤:弊社はこれからも事業を拡大していきます。事業の成長スピードを加速させるためにも、経理業務をさらに効率化させていかなければならないと思っています。そのためには、人の手による仕事を極力無くし、仕組み化を進めながら、経理組織のレベルをさらに上げていきたいと考えています。
そのためにも、メリービズさんの力は不可欠だと思っています。すでに担当者の方とはお話を進めていますが、今後は更に多くの作業をお任せしたいと考えています。

そのほかの導入企業例を見る

資料請求はこちら

資料請求フォームへ

お問い合わせ・お見積もり依頼

お問い合わせ・依頼フォームへ