経費の領収証を無くした場合の対応方法〜確定申告の心得〜

帳簿をつけるときに領収書の添付は必要ですね。しかし会社の経費を使用したときの領収書をなくしてしまったときは、どうすればいいのでしょうか?領収書がないと一切経費計上できなくなるのでしょうか?今回はそんな疑問についてお答えしていきます。

領収書は経費を使ったことの証明書を得て確定申告を済ませる

領収書・レシート無くした!どうしよう!確定申告ヤバイ!
会社の経費計上には領収書が必須ですね。これは、領収書が経費を使ったことの証明としての役割を果たすからです。

フリーランスであっても、取引先との契約で領収書がないと経費が支払われないという場合やご自身が個人事業主や起業主で帳簿を付ける必要がある場合も同様に領収書が必要です。

領収書は、経費を使用したことの証明書ですから、その証明ができない場合は原則として経費として認められないことになります。しかし、一定の場合においては経費として認められる場合があるのです。すなわち、領収書と同様の役割を果たす機能を持てばいいのです。

出金伝票を作成し、確定申告を済ませる

領収書がないときに出金伝票を作成するという方法で経費計上が認められる方法があります。出金伝票は、交通費など通常経費として出金しても領収書が出ない場合に作成して領収書代わりとするものです。

出金伝票の記載事項は
・日付
・相手方
・費用項目
・費用概要
・金額
になります。そして、裏面などに領収書がなぜないのかをきちんと記載しておくようにします。出金伝票は、領収書に本来記載している事項と同様に正しく記載するようにします。このような方法で、領収書の代わりにすることもできるのです。

あくまで緊急的な方法としてのみ

もともと出費したときの証明書の度合いとしては、
・領収書
・レシート
・納品書
・領収書や納品書のコピー
・出金伝票
の順に低くなってしまいます。

出金伝票は一方的に作成することができる性質上、悪用することが可能となってしまうため、原則としては証明書として認められる場合はかなり厳しいといえるのです。本来ならばレシートなどの領収書が出るものは、当然領収書があることを前提として考えられるからです。このようなことから出金伝票を作成しても認められない場合があります。ですから、出金伝票を作成して領収書代わりにする方法はあくまで緊急的な方法と考えるようにしましょう。

普段はやはり領収書を

いかがだったでしょうか。やはり経費計上するには領収書が必要になります。なくしてしまったときは仕方がない部分があり、出金伝票を作成して処理してみる方法が考えられます。しかし経費計上が認められない可能性が高いため、領収書はなくさないようにすることが肝要です。

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