MerryBizチーム日記: MerryBiz流オペレーション改善

 

MerryBizでのオペレーション改善

MerryBizチームが実践していることを紹介します。

現在、MerryBizはバックオフィスのサービスの準備をしつつ、出来ることからサービスを実施しています。

「小さなチーム、大きな仕事―37シグナルズ成功の法則」(原書「REWORK」)にあるように最初から大きな仕組みにせずに、小さくはじめていくことはとても大事です。

今回は、レシート・領収書を会計上記録するサービスを実施しています。

今日は2人でペアになりオペレーションをチェックしていきました。客観的定期的にチェックするとオペレーション上、実は無駄だったり、更に良い方法が見つかったりします。

MerryBizのオペレーション改善プロセス

  1. 1. オペレーションを作業単位に分解する
  2. 2. 各作業のゴールを確認する(ゴールとは、作業が終わっている時点で達成できていること。成果物であったり、状態であったり。)
  3. 3. 各作業をストップウォッチを使って時間を計測する
  4. 4. 終わった時点で時間を確認し、その中で特に時間がかかったことをみつけ、その対策を考える
  5. 5. 新しいやり方を実践し、再び時間を測る

 

なぜこのような業務改善プロセスを実施するのか?

オペレーションは生き物です。どんどん変わっていきます。どんなに良いマニュアルが作られても、やっているうちにオペレーションが変わっていきます。

船を一生懸命漕いでいると段々速度は早くなりますが、たまに頭をあげて向かっている方向を確認しないと、せっかくの努力が無駄になることになります。オペレーションもこれと同じです。

とても地味なチェック方法なのですが、地味なことの積み重ねが良いオペレーションを作り上げていきます。

特に大事なのが

  • ・ゴールの確認する
  • ・特に時間がかかったことに対策を講じる

 

こちらの2つです。

そもそも作業のゴールが間違っている時があります。必要もないことを目指しているとその作業は全くの無駄です。作業と改善を繰り返すと、あまり関係がないことをどんどん改善し、不必要な作業を作り出しているケースは多いです。トヨタ流だと「なぜ?」を5回繰り返し、真の課題をあぶりだすことになります。

また、作業の中でいろいろと問題があっても、一番大きな影響がある問題から順番に解決することが大事です。特にリソースが限られている企業にとっては、この順番を間違えると効果があまり出ないことに注力し、下手をすると改善活動をする前より生産性が落ちることもあります。

オペレーションを実施されている方も、ただ淡々と作業をするだけではなく、「このやり方がベストなのか?」「なんでこんなことをしているのか?」「違うやり方でやるとどうなるのか?」という質問をしながら作業をするときっとオペレーションをより良く理解出来、改善点も見つけられると思います。

果たして成果は?

今回は

  • ・レシートの貼り方

・データの加工方法

等、合計5箇所改善点が見つかりました。時間も場合によっては半分くらいに短縮できそうです。まだまだ改善の余地がありそうです。

皆さんはどのようにオペレーションを洗練させていますか?資産の棚卸とどうようにオペレーションも、定期的に棚卸すると新鮮な発見がありますよ。皆さんの改善方法も是非教えてください!

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