領収書の但し書き、「品代」だけでは税務署に疑われる? 正確な記帳の為の但し書きの種類とは?

領収書の但し書き、「品代」だけでは税務署に疑われる? 正確な記帳の為の但し書きの種類とは?_467052947
商品を購入すると、最近ではレジが普及したことで多くの場合、どんなに低額な買い物でもレシートをもらえるようになりました。しかし、まだ、100%レシートがもらえるわけではありません。その場合、会社の経費で処理するには、領収書をもらわねばなりません。領収書を要望すると、但し書きについて何と書けば良いかを聞かれます。このとき、1、2点なら品名を答えられますが、5点も10点も購入していると、つい「品代」と書いてと答える人も多いようです。

そこで問題になるのが、但し書きに「品代」としか書かれていない領収書は、税務的に経費として認めてもらえるかです。「品代」としか書かれていない領収書の問題点と、問題を回避するためには、どのようにすべきかを説明します。

領収書の但し書きの「品代」は税務署に否認される?

税務調査のときに税務署は、領収書に「品代」と書かれているだけで問題にするわけではありません。問題にするのは、不自然に「品代」としか記載されていない領収書が多かったり、金額が大きかったり、あるいは購入店舗と事業内容が一致しないなどの理由がある場合です。具体的には以下のようなケースで、品代としか書かれていない領収書は問題とされます。なお、不正を疑われると、詳しく調査され個人用途で使用したと判断されると、最悪は否認されます。否認されると、ペナルティを課せられるだけで終わりません。

1.多数のレシートの中に数点の「品代」の領収書

特に、同じ店舗での買い物で、数点のみが「品代」と書かれた領収書で、他はすべてレシートの場合や、その店舗では、ほとんどが低額の買い物なのに、数点の高額な買い物のみが「品代」と書かれた領収書である場合。

2.「品代」にそぐわない店舗の領収書

「品代」の領収書にもかかわらず、発行元店舗は、サービスしか提供していない場合。

「品代」としか書かれていない領収書を受け取るデメリット

「品代」と書かれた領収書もらい、意図的に不正をしようと思っていないのに、疑いをかけられてしまうと、税務調査のときに領収書の不正だけでなく、それ以外でも不正も行っているのではないかと疑われ、その前提で調査をされる可能性が高まります。

また、中小企業、ベンチャー企業、スタートアップの経営者や多忙を極める経営者の場合、領収書をついついため込んでしまいます。領収書の枚数が多い場合や、ため込んだ期間が長いと、但し書きに「品代」としか書かれていないと、勘定科目を何にすれば良いのか判断できなくなります。また、それに加えて、領収書の宛先が「上様」になっていると、例えば、家族で食事した費用か個人用に購入した商品の費用であるかも区別できなくなります。

その結果、意図的にごまかすつもりでなかったとしても、領収書に記載された品名や用途を間違って、個人の買い物を会社の経費にして処理してしまうことは、脱税行為となってしまいます。

領収書の控えは7年間の保存義務があるので、税務署は疑わしいと判断すると、販売店の調査し、いろいろな手段を用いて脱税であることを証明します。そのため、領収書は、宛名と但し書きをきちんと書いてもらうように心がけなければなりません。もし、販売店が、勝手に「上様」「品代」としか書かないで、領収書を渡したら、書きなおしを依頼するようにしましょう。不可能な場合は、領収書の欄外に明細を書きなおしができないボールペンなどで書いておきます。食事代の場合は、誰と何人で食事をしたかを記録しておきます。

多数の商品を購入したときの「品代」の記入方法

多数の商品を購入すると、その明細を全て販売店に書いてもらうことは現実的ではありません。この場合は、但し書きには購入した商品のなかで、もっとも高価な商品の品名を書いてもらい、残りの商品の数量を「他○点」と書いてもらいましょう。

レシート・領収書については、他にもいろいろと記事を書いています。こちらをご覧ください。

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