個人事業主なら知っておくべき領収書の管理・整理方法のコツ

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経営活動に忙しくて記帳処理ができないでいると、どんどんたまっていく一方の領収書などの証ひょう書類は、どのように保管・管理すべきなのでしょうか?
領収書は整理して保管することで、法律に定められている義務を果たすだけでなく、経理作業をスムーズにします。本記事ではその管理・整理方法について解説します。

領収書の保存が必要な理由

領収書の保存が必要な根拠法は商法・会社法および税法です。事業活動の取引に関わる記録を帳簿に付け、取引などによって作成、または受領した証ひょう書類を帳簿と共に商法は10年、税法は7年(証ひょう書類によっては5年間の保存)を定めています。領収書は、その保存しなければならない証ひょう書類に含まれますので、保存をしないと法律違反になります。

領収書を含めた帳簿と証ひょう書類の保存を整理保管するメリット

法律に従って、単に義務として保存するのではなく、うまく整理して保管することで経営に貢献できます。もっとも単純な整理方法は、全ての取引を時系列になるように整理すること、および必要な証ひょう書類を必ず作成し受領すること、およびどの帳簿・証ひょう書類がどこに置いてあるかを明確にすることです。

これだけで、何か問題が起きたときに、書類や証ひょう書類をあちらこちらと引っかき回して探す労力と時間を大幅に短縮できます。まずは、たったこれだけを毎月実践することで大きな効果が生まれます。

整理して保管することで生まれる効果

すでに、大きな効果の1つ時間効率のアップは先に述べました。個人事業主にとっては行わねばならない業務は多岐にわたるので、トラブル処理など事業活動にプラスにならない業務は短縮しなければなりません。

また、忙しさに紛れて証ひょう書類の作成や受領を先延ばしにすると従業員が増加したときなどに不正が起きる要因を作ってしまいます。

きちんと証票ひょうを整理・保管することで、不正防止に役立てられます。また、このことは対外的な取引で二重請求を起こして信用失墜を起こしたり、自らが二重支払して損をしたりすることが防止できます。また、トラブルに対しても客観的な証拠能力の高い書類があれば対抗できます。

領収書の整理の仕方

他の書類の整理にも役立つと思われるので、もっとも整理がしにくい領収書の整理方法のアイデアを紹介します。もし、売掛、買掛による販売、仕入れが多ければ、納品書類、返品書類の管理も大切ですので整理をしましょう。自社に合わせた、管理しやすい整理を心がけることが大切です。

それでは領収書の整理について見ていきましょう。

まず、整理の前に、領収書の記載内容に問題ないか、改ざんの跡はないか、記入漏れはないかを確認します。確認内容は以下の5項目です。

・宛先会社名
・金額
・購入明細
・発行会社名・住所・連絡先
・発行日

次に、領収書の大きさは一定ではないので、スクラップブックのページの下から日付順でノリを付けて貼っていきます。領収書の余白に月単位でその月の通し番号を手書きで記入しておくと後々、便利です。

領収書は、支払方法の違いで、現金払いの領収書、振込支払のATM利用明細書、クレジットカード支払の領収書に分かれますが、毎月それぞれが多い場合は、別々にとじておくと記帳処理が簡単で、経費の二重計上の防止などにつながります。

細かなアイデアはたくさんありますが、基本的なことを始めて、自社に適した整理方法を考えていくことが最善な整理方法にできます。まず、始めることが大切です。

領収書は整理保存とともに領収書の不備対策が重要

領収書には、記載上の不備や紛失対策がされていないと、領収書の証拠能力がなくなるため保管の意味もなくなります。そのため、記載内容に不備のない領収書もらうことを心がけるとともに、証拠能力を高めることを行います。基本は、出金伝票にできるだけ詳しく支出した経緯を記録しておくことです。

例えば、以下のような場合、領収書記載内容を書き込んで記録しておくほか、補足の資料を一緒に保管します。

  • 領収書の記載内容の不備(この場合は裏面に記載)、および領収書、レシートを発行してもらえなかった場合
  • クレジットカード支払いは請求明細またはサインした控えを保管
  • 金融機関経由の支払いは振込依頼書・払込受領書、通帳をコピー保管
  • 冠婚葬祭は案内状や礼状、袋やあて名、裏面をコピーして保管
  • 感熱紙のレシートは、文字が薄くなるので直射日光が当たらないように保管するとともに、コピーまたはスキャンして保管

領収書を整理して保存する、不備の対策をすることに慣れると、経費計算も効率的に行うことが出来、時間を有効的に使うことが出来ます。

大切な時間を領収書の確認や整理に使うことのないようにするためにも、日頃から少しずつ、出来ることからはじめていきましょう。

※メリービズでは領収書を糊付けして貼り付けることなく、過去の領収書をデータで閲覧することが可能です。

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