ETC(高速道路)やモバイルSuica(鉄道)、航空券の領収書の貰い方は?

近年、テクノロジーの発達で、キャッシュレスで高速道路、鉄道、航空機のチケットが購入できるようになりした。しかし、経費処理にはその証拠として領収書、または利用明細が必要です。領収書をもらえずに経費使用した場合の領収書や利用明細の取得方法を説明します。

取引先の冠婚葬祭の費用や交通費などは、一般的に領収書をもらえません。その場合でも、支払った内容を出金伝票に具体的に記入することで経費として計上できます。記入する内容は、日付、金額、支払先と利用内容です。

ただ、この方法では、支払いを証明する具体的な証拠はありません。回数が多かったり、高額であったりすると、税務署に疑われる経費を否認される可能性があります。できるかぎり間接的な証拠となるものでも良いので、たとえば、冠婚葬祭の場合であれば案内状や挨拶状を出金伝票に添付するようにしておきましょう。

交通費の場合も、回数が多くなると税務署に経費として認められにくくなります。そこで、利用回数の多く高額な交通費の場合、ETC、モバイルSuica、航空券などでも、ちゃんと領収書を手に入れられることを知っておくと、税務署に否認される問題は起きません。その方法をご紹介します。

ETC、モバイルSuica、航空券

ETC利用料金の領収書

高速道路の利用料金はETCの普及で、料金所で現金で支払う必要がなくなったので領収書兼利用明細書をもらう頻度は減りました。その代わり、後日、クレジット会社より送付されてくる請求書に添付されている利用明細書が正式な領収書になります。

しかし、送られてくるまでは時間がかかるため、早く処理したい場合は、インターネット経由で「ETC利用照会サービス」を使えば、高速道路を利用後、すぐに利用証明書を取得できます。取得できるデータは、非登録型サービスで過去62日間、登録型サービスで過去15カ月間の利用履歴です。PDFデータでダウンロードできるので、それをプリントアウトして使います。

なお、ETCを利用するメリットがなくなりますが、現金、またはETCカードを手渡しで精算できるレーンで、係員にETCカード支払いを希望すると、現金支払いと同じ扱いで、領収書兼利用明細書をその場でもらえます。ただし、この場合、後日「ETC利用照会サービス」を使って、この利用分に関するデータのダウンロードはできません。

「ETC利用照会サービス」で取得した利用明細書は、現金の授受がないにも関わらず発行されたものなので、正式な領収書ではありません。その理由は、領収書とは、現金の授受を証明する書類として発行されたものでなければならないからです。

このため、税務署が領収書と認定するかどうかは、冠婚葬祭のときの案内状と同様に、間接的な証明ができれば、認められる可能性は高くなるでしょう。万が一認められなかった時のために、クレジット会社からの請求明細は必ず保存しておくようにしましょう。

モバイルSuicaで鉄道利用の領収書

JR東日本の会員制サービス「モバイルSuica」を利用すると新幹線チケット、定期券、グリーン券、特急券が購入できて便利です。しかし、領収書の発行はされません。チケットレスで全国へ行けるので、新幹線や特急を利用しての出張が多くて、費用の精算を怠ると、いつ、どこへ、何回行ったのか明細が分からなくなる可能性があります。

そうなると、モバイルSuicaの総利用額(チャージ額)だけでは、モバイルSuicaが交通費以外の利用もできることや、決算日に残高がある可能性もあることで、経費として認められません。必ず利用明細が必要になります。

モバイルSuicaを利用した、利用明細(領収書)は、JR東日本の「モバイルSuica 利用方法」に、パソコンから過去12カ月分の利用明細(領収書)を確認・印刷する方法が案内されています。これを利用して、出金伝票に添付しておきます。

飛行機利用の料金の領収書

最近、航空券もインターネットサービスや他のサービスを利用して領収書がもらえなくて航空券を取得できるようになりました。従来は、飛行機利用の出張は、予定を組んで利用するので、事前に旅行代理店などを通じて購入するのが一般的です。そのため、領収書がもらえないケースはほとんどありませんでした。

しかし、ビジネスのスピードアップや多様な航空券の取得サービスが始まったことで、急な出張で領収書をもらえないまま、飛行機で出張に出かけるケースも生じるようになりました。

航空券の料金は高額でもあることから、領収書を添付しないと税務署に費用として認められない可能性があります。そこで、JALやANAでは、領収書の発行サービスを行っています。

例えば、ANAの場合、以下の場所での購入に対して、1年後まで領収書を発行するサービスを行っています。

  • ANAインターネットサービス(ただし、コンビニでの支払いを除く)
  • ANA予約・案内センター、ANAマイレージクラブサービスセンター
  • ANA国内線空港カウンター

なお、JALも同じようなサービスを行っていますが、発行期間や発行対象内容に相違があります。詳しくは両社のサービス内容を確認してください。

短距離の鉄道やバスなどの公共機関の場合は、料金が固定されて低額でもあるので、領収書の添付は不要ですが、航空券は高額、また利用料金が多様化して固定ではないので領収書は添付する必要があります。止むを得ず、領収書をもらえない方法で購入しても、このようなサービスがあることを知っておくと役に立ちます。

※各社のサービスは変更される可能性があります。

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