税理士で独立開業した方向け!ホームページ、メール、ファイル共有を活用して効率化!

税理士独立開業でホームページやメール、ファイル共有、チャットについてまとめました

税理士として独立開業した方がいいが、今の世の中ホームページも無いとなかなかお客様も集められない世の中です。でも、IT、パソコンのことは全然詳しくない!という税理士の方も多いと思います。

ここでそんな方に役に立つ情報、ツール、サービスをご紹介したいと思います。

ホームページ:Jimdo, ペライチ等を使って開設した税理士事務所のホームページをつくろう

ホームページを作成するために、2つのツールをおすすめします。
いずれも無料ホームページ作成ツールです。

Jimdo

豊富なデザインから好きなものをセレクト、ネットショッピング開設、音楽配信などあなただけのホームページが無料でカスタマイズできます。
アプリでカンタン編集も。自分のスマートフォンにアプリを入れておけば、いつでも好きな時にホームページのカスタマイズが可能です。

ペライチ

あなたのサービスを紹介する1枚のページ。
ガイドに従うだけで、簡単にページができあがります。ここの売りは「簡単」「早い」「シンプル」です。今までハードルが高いな、と思っていた方でもすぐ出来ます。
マルチデバイス対応であったり、用途に適したテンプレートが用意されているという点も嬉しいですよね。

無料メールアドレス:Yahoo!, Gmail, Outlook(旧Hotmail)等お客様とコミュニケーションをとるためにメールを使えるようにしよう

Yahoo!メール(ヤフーメール)

みなさんもよく利用されているYahoo!Japanが提供しているメールソフトのようなウェブメールです。

  • メールアドレスの形式 : xxx@yahoo.co.jp
  • 容量 : 10GB(Yahoo!プレミアム会員、Yahoo!BB会員の場合:無制限)
  • 1通当たり容量 : 25MB

gmail(ジーメール)

Google社が提供しているメールです。Android の携帯を利用している方なら、知らないうちに使っています。 メールの送受信時や添付ファイルに対してウイルスチェック、ウイルス駆除も行ってくれます。タグ、フィルター等がついており、自動で分類もできます。また、検索性も優れているため、探していたメールも簡単に見つかります。

  •  メールアドレスの形式:xxx@gmail.com
  • 容量;15GB(Gmail、Googleドライブ、Google+と共通)
  • 1通当たり容量:25MB

Outlook.com(旧Hotmail)

Microsoft(マイクロソフト)社が提供する無料メールサービスです。容量は5GBから無制限に増えていくので、容量を気にする必要がないのもオススメポイントです。

  • メールアドレスの形式:xxx@outlook.jp / xxx@outlook.com / xxx@hotmail.co.jp / xxx@live.jp
  • 容量:無制限
  • 1通当たり容量:規定なし

中級者向け

コミュニケーション:Chatwork(チャットワーク), Slack(スラック)等、メールより効率的なチャットツールを使ってコミュニケーシションをとろう

顧問先によってはメール、または電話が良いという方もいますが、効率的に業務をするのにメールより圧倒的に早いチャットツールを使ってみるのは良いです。「お世話になっております。」「よろしくお願い致します」等を毎回書く時間を考えると「書類送ります」「オフィス賃貸契約書を送ってもらえますか?」とやりとりする方が時間の節約になります。

そこで、効率的チャットコミュニケーションツールを2つ紹介します。

Chatwork(チャットワーク)

ビデオ、通話機能があるため、チームミーティングにはもってこいのチャットコミュニケーションツール。タスク管理やファイル共有も可能。

Slack(スラック)

最近流行りの機能的な社内チャット。21世紀のチームコミュニケーションツール。国内外の多くのベンチャー企業でも取り入れられています。

ファイル共有:経理書類等をファイルでもらって共有しよう

「あの書類送ってください」「先週お送りしましたよ?」「え?届いていないんですが・・」こんなやりとりを避けるためにもできるだけ電子化してしまうのは一つのやり方です。

Dropbox(ドロップボックス)

容量は無料の場合2GBと少な目ですが、友達を紹介すると容量が増えるイベントもあり、キャンペーンでの容量アップをうまく活用するのがおすすめです。ファイルやフォルダ単位で共有が可能なので、仕事のプロジェクト単位でフォルダを作り、関係のあるユーザーだけをアクセス可能にするといった使い方も便利です。

  • 無料で使える容量:2GB
  • 有料で使える容量:1TB:月額1,200円、無制限:月額1,500円(ビジネス向け:1ユーザーあたり)

Box(ボックス)

名前はドロップボックスに似ていますが、多くの大企業も利用している企業向けのファイル共有サービスです。企業向けとあって無料で使える容量が大きいです。

  • 無料で使える容量:10 GB
  • 有料で使える容量:100 GB:  月額600円、無制限:月額1,800円(ビジネスで3ユーザーまで)
  • Google Drive(グーグル・ドライブ)

One Drive(ワン・ドライブ)

マイクロソフトが提供するファイル共有サービスです。マイクロソフトが提供しているだけあって、「Office Online」により、PCにMicrosoft Office(Word, Excel, Powerpoint)がインストールされていなくてもブラウザ上でオフィス文書を閲覧・編集できるのはとてもありがたいです。

  • 無料で使える容量:15GB
  • 有料で使える容量:100GB:月額190円、200GB:月額380円、1TB:月額1,274円(Office 365 Soloを含む)

上級者向け

ドメイン:お客様に安心頂くのにフリーのgmail, hotmailなどのメールサービスだと不安

ところで、ドメインとは何なのでしょうか。ドメインとは、インターネット上にあるコンピューターを特定するために使われる、一定のルールに従って作られた文字列のことを指します。言わばインターネット上の住所です。
ドメインを持つことは、インターネット上に土地を持つようなものです。
ではドメイン取得によるメリットとしてどのようなものがあげられるのでしょうか?

・自分専用の、世界で一つだけのホームページを持てる
・安心感がもてる
・専用のメールアドレスが使えるようになる

自分のドメインをとると顧問先からも安心してもらえます。特にITに詳しい若い企業からは喜ばれます。

自分のドメインを取得して、自分のURLが入ったホームページをつくるのに以下のサービスが便利です。(サーバーとドメイン取得がセットになっているところを取り上げました)

お名前.com

ムームードメイン

どちらもGMOが運営しているサービスです。

こちらのサービスをご利用頂ければ自分の事務所の名前がはいったURLが取得できます。

いかがだったでしょうか?メリービズは税理士の困ったを助けます

他にこういうことを知りたい等ありましたら、お問い合わせからご意見・ご要望お願い致します。

メリービズでは税理士の皆さまが本業に集中できるようにお手伝いしています。スタッフを雇わずに、また急にスタッフが辞められて困った時にはメリービズにご連絡ください。

急にレシートがお客様から送りつけられた時はメリービズの「ワンタイムプラン」をご利用ください。1回限りのご利用もできます。

送るだけで経理が終わる「MerryBiz」紹介動画

工藤博樹

カナダ生まれ。カナダ、シンガポール、フランス、日本育ち。 ‘00 東京工業大学修士課程修了 ’00-08日本IBM グローバルプロジェクトのプロジェクトマネージャーを担当。’08 INSEAD MBA取得。欧州経営戦略事務所にて金融、製薬、製造業の大手企業向けに経営戦略をコンサルティング。'10年Locondo.jp立ち上げ。’11年スローガン新規事業パートナー、GREEグローバルアライアンス担当を務めた後 '12年2月にリブ株式会社で経理サービスを開始。